Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Чек-лист оценки компетенций сотрудника: как конструктивно сообщать о необходимости развития?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Рассмотрим, какие характеристики личности, поведенческие мотивы и профессиональные качества влияют на эффективность работы специалиста. Необходимо применять критерии оценки компетенций сотрудников, позволяющие выявлять особенности выполнения служебных задач в соответствии с требованиями предприятия и ожиданиями клиента.
Становление системы оценки в компании
В СКБ Контур оценка компетенций развивается с 2011 года. Сначала сформулировали корпоративные и управленческие компетенции, потом провели оценку управленческого состава компании. После внедрили оценку компетенций в тех подразделениях, где это было востребовано.
У нас нет единой системы оценки персонала, поскольку специфика работы подразделений слишком разная. Мы стремимся гармонично встроить оценку в жизненный цикл сотрудника компании: связываем с критериями отбора на должность, формированием эффективных команд, программами обучения и развития, карьерным планированием. Для этого составляются матрицы компетенций для роли / должности. Это карьерный трекер роста, который описывает уровни развития в роли, указывает, чем каждый уровень отличается от предыдущего и следующего, какая разница между функциями и задачами, требованиями к результату, навыками и компетенциями.
Становление системы оценки в компании
В СКБ Контур оценка компетенций развивается с 2011 года. Сначала сформулировали корпоративные и управленческие компетенции, потом провели оценку управленческого состава компании. После внедрили оценку компетенций в тех подразделениях, где это было востребовано.
У нас нет единой системы оценки персонала, поскольку специфика работы подразделений слишком разная. Мы стремимся гармонично встроить оценку в жизненный цикл сотрудника компании: связываем с критериями отбора на должность, формированием эффективных команд, программами обучения и развития, карьерным планированием. Для этого составляются матрицы компетенций для роли / должности. Это карьерный трекер роста, который описывает уровни развития в роли, указывает, чем каждый уровень отличается от предыдущего и следующего, какая разница между функциями и задачами, требованиями к результату, навыками и компетенциями.
Организация работы и контроль
Способность руководителя ставить задачи, организовывать, направлять и координировать деятельность.
| Технология и процессы | Постановка задач | Контроль | Изменения | |
| 3 | Знает все тонкости и нюансы работы, может продемонстрировать или объяснить эффективные способы их выполнения. | Ставит задачи таким образом, что сама возможность невыполнения работы в срок исключается. | Опирается на выстроенную систему контроля. Может разработать инструменты контроля. |
Система работы открыта для усовершенствований. Изменения внедряются систематично, максимально быстро и эффективно. |
| 2 | Знает обязанности всех своих сотрудников и при необходимости может выполнить эту работу сам. | При постановке задач исполнителям старается учитывать квалификацию исполнителей. | Способен контролировать по конечному результату и по промежуточным контрольным точкам. | Способен внедрять изменения и дополнения в технологии работы. |
| 1 | Знания поверхностные. Затрудняется в выполнении некоторых функций (операций). |
При постановке задач не учитываются навыки и квалификация исполнителей. | Контролирует исполнение поставленных задач, но делает это бессистемно, не регулярно и недостаточно эффективно. | Инициатива персонала не поощряется и не наказывается. |
| Не знает бизнес процессов и технологий работы подчиненных. | Не умеет ставить задачи подчиненным. | Не контролирует рабочий процесс. | Не интересуется и не планирует изменений и дополнений в технологиях работы. |
Зачем проводить оценку компетенций
Оценка компетенций даёт возможность определить уровень знаний сотрудников, их способность выполнять конкретные задачи, добиваться результатов. Вот цели этой методики:
- анализ результатов работы — помогает выявить слабые места, принять меры, чтобы их устранить;
- объективность при принятии решений — позволяет избежать субъективных мнений, важна для справедливого распределения вознаграждения и карьерного роста персонала;
- определение потенциала сотрудников — необходимо при принятии решений о развитии перспективных специалистов: дополнительном обучении, повышении или переводе на другую должность;
- кадровое планирование — помогает определить, кто потребуется компании в будущем, принимать решения о найме новых работников, разработке программ обучения;
- снижение текучести кадров — помогает укрепить корпоративную культуру, повысить лояльность сотрудников.
Как провести оценку компетенций кандидата
Частично оценку компетенций персонала можно сделать ещё на стадии собеседования соискателя. Один из популярных инструментов — интервью по компетенциям. Основная его идея — оценить кандидатов на основе их прошлого опыта и поведения. В ходе интервью работодатели задают вопросы для выявления конкретных ситуаций, когда специалист использовал интересующие навыки. Вот как это сделать.
Шаг 1. Выбрать основные компетенции. Первый шаг для подготовки к интервью — определить, что должен уметь сотрудник вашей компании. Каждая должность требует конкретного набора качеств, которые нужно проявить в ходе интервью. Например, для специалиста отдела продаж необходимы следующие навыки:
- профессиональные — понимание рынка и продукта, умение вести переговоры и определять, что нужно клиенту;
- личные — адаптивность и способность осваивать новые знания, стрессоустойчивость, самостоятельность и способность принимать решения;
- коммуникативные — коммуникабельность, умение работать с возражениями, способность разрешать конфликты.
Шаг 2. Определить основные индикаторы. Индикаторы помогают оценить во время интервью уровень развития конкретных навыков у специалиста.
Для примера возьмём умение работать с возражениями, необходимое для менеджера по продажам. Здесь можно выделить четыре индикатора:
- умеет определить причины возражений клиента;
- пользуется разными методами, чтобы убедить клиента в важности покупки;
- терпелив и настойчив в работе с клиентами, даже если они изначально скептически настроены;
- адекватно реагирует на отказы, использует их в качестве опыта для развития.
Поведенческие индикаторы разрабатываются для каждой компетенции. С их помощью можно оценить эффективность работы специалиста, определить его сильные и слабые стороны.
Шаг 3. Подготовить вопросы для интервью. Подготовка вопросов для интервью — ответственный этап в оценке компетенций. Необходимо исследовать компетенции со всех сторон, проработать индикаторы, дать возможность сотруднику в полной мере проявить деловые и личные качества.
Вот пример вопросов для оценки компетенции «работа с возражениями» менеджера по продажам:
- Расскажите о случае из своего опыта, когда вам удалось успешно справиться с возражением клиента. Как вы это сделали?
- Как вы работаете с типичными возражениями: «сейчас не время», «цена слишком высокая», «у нас уже есть поставщик»? Какие аргументы вы используете для убеждения клиента?
- Приведите пример того, как вы использовали навыки работы для продажи услуги, которая была непопулярной среди клиентов.
- Расскажите о ситуации, когда вам не удалось преодолеть возражения клиента. Что бы вы сделали по-другому?
Ответы на эти вопросы позволят оценить навыки работы с возражениями и способность сотрудника адаптироваться к различным ситуациям.
Шаг 4. Провести интервью. Вот как действовать, чтобы интервью прошло успешно:
- создать комфортную обстановку — чтобы специалист мог максимально раскрыть свои способности, создайте дружелюбную непринуждённую атмосферу;
- внимательно выслушать — важно не только задавать вопросы, но и с интересом слушать ответы собеседника, не перебивать, не подсказывать;
- записать ответы — чтобы после интервью подготовить объективную оценку работника, записывайте его ответы на вопросы;
- непредвзято оценить результаты — оценивайте сотрудника объективно, избегайте стереотипов и предубеждений;
- дать обратную связь — после интервью обязательно свяжитесь с сотрудником, сообщите ему результат.
Как оценивать компетенции соискателя
Логика оценки соискателей ничем не отличается от логики оценки компетенций работников, за работой которых мы могли наблюдать.
Разница лишь в том, что, во-первых, наше время наблюдения ограничено временными рамками процедуры отбора, во-вторых, как правило, у нас нет возможности наблюдать за работой соискателя.
Поэтому мы оцениваем то, что можем «один раз увидеть» и стараемся пусть не «сто раз», но «услышать» о проявлениях тех компетенций, уровень развития которых хотим оценить.
Для того чтобы «услышать», мы:
- просим соискателя рассказать о тех рабочих ситуациях, с которыми он сталкивался на прошлых местах работы;
- спрашиваем о том, как он будет действовать на новом месте работы в тех ситуациях, с которыми ранее не сталкивался;
- проверяем рекомендации — задаем вопросы рекомендателю.
Для того чтобы «увидеть» соискателя в процессе работы, мы можем:
- предложить ему выполнить тестовые задания, имитирующие рабочие задачи;
- предложить пройти стажировку, в ходе которой его компетенции оценит опытный сотрудник.
Таким образом, перечень инструментов для оценки компетенций определяется перечисленными выше возможностями сбора необходимой для оценки информации.
Пример оценки компетенций персонала
Чтобы убедиться, как работает оценка на практике, приведем несколько примеров.
Работник занимает должность администратора в салоне красоты. Несмотря на это, его навыки коммуникации и общения с клиентами – не на высшем уровне, из-за чего салон регулярно теряет часть продаж. По-хорошему, от такого сотрудника стоит избавиться. Но во время проверки выясняется, что у человека хорошие способности к финансовому планированию и анализу данных. Можно не терять сотрудника, а предложить ему должность, больше соответствующую его компетенциям. В данном случае оценка поспособствовала перераспределению ресурсов.
Сотрудник бухгалтерии грамотно и без нареканий выполняет свои обязанности, но в ходе проверки выясняется, что у него есть дополнительные знания в области маркетинга и опыт работы в данной сфере. Можно предложить работнику новую должность, которая будет совмещена с основной или привлекать к проектам и временным акциям и консультациям. Своевременная оценка в этой ситуации позволила раскрыть потенциал и сократить издержки на одну из должностей.
Может быть и такое, что в ходе проверки обнаруживается: у работника на самом деле нет тех навыков, которые он заявлял в резюме и которые и стали причиной приглашения его на эту должность. В таком случае с недобросовестным работником стоит расстаться. Так своевременная оценка компетенций уберегла компанию от дальнейших ошибок, которые мог допустить недостаточно квалифицированный работник.
Развитие сотрудников зависит от условий: если у человека есть способности, который могут пойти на благо компании, то самое время их использовать. Оценивая квалификацию ваших работников, вы будете иметь представление о том, как использовать их потенциал более эффективно.
Что такое оценка компетенций персонала
Так как законодательные требования и процедуры, которые может применять работодатель по отношению к соискателям определенных вакантных рабочих мест в организации, предоставляют недостаточное количество возможностей, работодатели часто практикуют использование особых методик для улучшения эффективности использования трудовых ресурсов, снижения затрат предприятия и повышения прибыли. Оценка компетенций персонала никак не регламентирована с точки зрения законодательства, однако является эффективным инструментом в той или иной мере используемым практически каждым работодателем.
Оценка компетенций сотрудников — проведение теста на профессиональную пригодность работника к ведению трудовой деятельности. Проводится на отдельно взятом предприятии соответственно установленным в рассматриваемой организации и утвержденным её локальными нормативными актами критериям. В частности – на соответствие деятельности работника нормативам выработки, осуществления звонков, привлечения клиентов или реализации продукции.
Когда используют интервью по компетенциям
— Что мы понимаем под компетенцией? Как понятие компетенции соотносится с понятием навыков?
Навыки — это то, что кандидат умеет делать, действия, доведенные до автоматизма. А компетенция — модель поведения, свойственная тому или иному человеку в определенных обстоятельствах. Оценка компетенций — это оценка эффективного или неэффективного поведения. Причем под эффективностью и неэффективностью мы имеем в виду не хорошее и плохое, правильное или неправильное поведение, а уместное, подходящее для конкретных рабочих условий, или неуместное в данных условиях. Одно и то же качество в разных ситуациях может быть уместным и неуместным. Например, где-то нужна склонность к проведению жестких переговоров, а где-то это недопустимо. В зависимости от этого склонность к жестким переговорам где-то будет считаться сильной стороной, достоинством, а где-то — недостатком.
— Что представляет собой интервью по компетенциям?
Такое интервью проводится, чтобы понять, обладает ли кандидат компетенциями, критично важными для должности, на которую он претендует, являются ли они его сильной стороной или областями для развития. Если критично важные компетенции не развиты, то этот кандидат, скорее всего, не подойдет для рабочих задач, которые предполагает должность, или тех особых условий, в которых придется работать.
Если коротко и академично, то интервью по компетенциям — это структурированное интервью, цель которого — определить уровень развития у кандидата определенных компетенций методом исследования конкретных примеров из его прежней рабочей практики.
— Почему мы называем такое интервью структурированным?
Потому что при сборе информации и ее анализе мы действует не интуитивно, а придерживаясь определенной структуры, модели. Это позволяет нам, во-первых, быть уверенными в том, что мы точно соберем необходимую для оценки информацию, а не просто поговорим с кандидатом по душам. Во-вторых, следуя определенной схеме при сборе и анализе данных, мы можем потом сравнить информацию, полученную от разных кандидатов, несмотря на то что примеры у каждого из них будут свои.
— В чем отличие интервью по компетенциям от других методов интервью? Например, от биографических интервью, проективных интервью.
Во время интервью по компетенциям мы исследуем прошлый опыт кандидата, конкретные примеры его поведения в ситуациях из рабочей практики. На этих примерах мы понимаем, как он принимал решения, как планировал свои действия в определенных обстоятельствах, почему поступил так, а не иначе. Мы руководствуемся предположением, что в новой похожей ситуации человек будет действовать примерно так же, как уже действовал в аналогичной ситуации.
В отличие от этого способа оценки, проективное интервью предлагает кандидату представить ту или иную ситуацию и гипотетически смоделировать свое поведение в ней. Но, не побывав в подобной ситуации в реальности, человек может искренне заблуждаться насчет того, как он поступил бы. Поэтому в интервью по компетенциям мы исследуем не предположения, а реальные поведенческие модели. В этой разновидности интервью не используются проективные вопросы «Как бы вы поступили, если бы…?», «Что бы вы сделали в такой-то ситуации?» и так далее.
Зачем нужна оценка персонала
Оценка персонала — это система, которая помогает улучшить функции управления кадрами в организации. С помощью этой системы можно проанализировать: эффективность, потенциал, мотивацию, личностные качества, командные роли, конфликтность, профессиональные знания работников.
На основе полученных данных работодатель сможет принимать обоснованные кадровые решения, сокращать риски ошибок найма или назначения сотрудника на новую должность. Для работника — это инструмент саморефлексии, с помощью которого он может планировать своё развитие и следующие карьерные шаги.
Польза для компании:
- оптимизация расходов на персонал;
- создание кадрового резерва;
- улучшение качества подбора;
- выявление HiPo, лидеров изменений;
- изучение демотивации коллектива;
- внутренние ротации в коллективе;
- выстраивание системы материального стимулирования.
Результаты проведения оценки компетенций сотрудника
В классическом варианте их заносят в таблицы, но формат представления итогов может быть самым разным:
Количественный: сопоставляются оценки, полученные работниками по каждому отдельному критерию.
Качественный: предполагает подробное описание результатов по всем критериям и создание «профессионального» портрета оцениваемого работника.
Индивидуальный: данные по имеющемуся опыту специалиста, видам деятельности, которые он может осуществлять и реальным навыкам.
Коллективный: описывает взаимоотношения внутри компании или ее отделов, разделение социальных ролей.
В конечном итоге руководитель получает документ оценки с подробной информацией о сотруднике, а также с заключением относительно его пригодности к профессии и дальнейшими рекомендациями. На завершающей стадии принимаются управленческие решения в отношении специалистов, которые проходили оценивание.
Топ-3 компетенции руководителя
Быстрые темпы развития бизнеса и гонка конкурентных игроков выставляют новые требования к личности, компетентности руководителей и специалистов.
Руслан Лэлайс, руководитель образовательных проектов SRG-ECO, в качестве лидирующих на сегодняшний день компетенций руководителя выделяет следующие:
- Компетентность — наличие знаний, опыта и навыков, нужных для эффективной деятельности в заданной предметной области;
- Осведомленность — сочетание интереса, озабоченности и обеспокоенности в отношении полученной информации, которая побуждает человека действовать нужным образом в контексте определенной обстановки;
- Информированность — поток информации, который не приводит к действиям или изменению поведения.
Как конструктивно сообщать о негативных результатах оценки компетенций
Совет #1 Дайте оцениваемому сотруднику 8 возможность заранее подготовиться к предстоящей беседе. Отправьте приглашение на встречу по электронной почте или через календарь. Можно предварительно сделать массовое уведомление по отделу о том, что такие приглашения получат все сотрудники: это снизит уровень тревоги.
Совет #2 Спланируйте беседу так, чтобы от 30% до 50 % времени были предоставлены сотруднику для обратной связи и обсуждения с вами дальнейших действий.
Совет #3 Постарайтесь настроить сотрудника на позитивный лад, а для этого – настройтесь на позитив сами. Убедитесь, что вы хотите помочь сотруднику и не испытываете перед беседой сильных негативных эмоций, в том числе не связанных с сотрудником.
Совет #4 Использовать психологический приём – метод гамбургера. Начать и закончить разговор стоит положительными результатами оценки сотрудника, а между ними – конструктивная критика.
Совет #5 Проводите разговор с сотрудником один на один в условиях полной конфиденциальности. Возможно, какими-то инсайтами он сам поделится с коллегами, но вы должны быть незыблемой крепостью сохранения информации в тайне, чтобы доверие сотрудников к вам оставалось полным.
Совет #6 Представляйте информацию о результатах оценки компетентности дозировано и в понятной сотруднику форме. Старайтесь не использовать сложных слов и специфических терминов. Трудное для восприятия подсознательно ощущается как что-то негативное.
Совет #7 Помните базовое правило корректной обратной связи: давать оценку следует никак не личности сотрудника, а только действиям и результатам.
Обсуждение результатов оценки персонала является стрессовым моментом даже для уверенных в своей эффективности сотрудников, поэтому обязательно обозначайте в каждой беседе, что целью разговора является создание плана развития сотрудника и повышения его эффективности в работе.
Хотите поставить оценку персонала на рельсы непрерывного Employee Listening? Узнайте подробнее о возможностях автоматизации оценки состояния сотрудников в режиме реального времени, создании культуры гибкой обратной связи в компании, выявлении падений эффективности, вызванных профессиональным выгоранием и определении лидерского потенциала вашей команды.
Виды компетенций сотрудников
В теории компетенции бывают следующих видов:
- Учебно-познавательные компетенции – совокупность навыков и умений, которые сотрудник приобрёл благодаря любознательности и познанию. Они показывают насколько в человеке развиты амбициозность, целеполагание, планирование, способность действовать в нестандартных ситуациях, анализировать и оценивать собственную роль в бизнесе.
- Информационные компетенции – самостоятельный поиск, анализ, выборка, обработка и передача необходимой информации, выработка решений.
- Коммуникативные компетенции – всё что касается умения взаимодействовать с людьми, слушать и слышать, работать в команде и проявлять лидерские качества.
Как мотивировать сотрудников проходить оценку
- Проводить обучающие вебинары, на которых рассказывать об индивидуальном подходе и ценности результатов опроса для развития сотрудника.
- Привлекать к обратной связи руководящий состав. Если сотрудник чувствует, что руководитель заинтересован в его развитии, то будет иначе относиться к опросу и понимать ценность такого метода.
- Проводить работу с руководством. В том числе рассказывать, как правильно давать обратную связь по коллегам и подчиненным.
- Вместе с сотрудником и его руководителем составлять индивидуальный план развития.
- На основании результатов опросов формировать целевые программы развития, включающие внешние тренинги и внутренние обучения. Они вызывают интерес у сотрудников и дополнительно мотивируют проходить оценку.