Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать объяснительную записку?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Как написать объяснительную
- Заполните основную информацию. Укажите Ф. И. О. адресата и его должность. Объяснительная всегда пишется на адрес работодателя (ошибкой будет писать на имя руководителя подразделения). Также напишите, от кого поступает записка (Ф. И. О., должность).
- Название документа. В центре напишите «объяснительная записка».
- Смысловой блок. Изложите обстоятельства ситуации. Пишите только факты, без эмоциональной составляющей, сожалений и обещаний все исправить. Сформулируйте причину, допустим, опоздания или невыполнения плана.
- Поставьте дату написания и вашу подпись с расшифровкой.
- Также к объяснительной можно прикрепить подтверждающие документы, скриншоты, например справку из больницы, штраф ГИБДД, распечатку переписки в рабочих чатах.
«При написании объяснительной советую работнику придерживаться следующих правил, которые помогут исключить или хотя бы смягчить дисциплинарную ответственность работника.
- В случае опоздания на работу обязательно распишите все обстоятельства, мешавшие прийти вовремя. Если опоздания были связаны с погодными условиями, можно привести распечатки с сайтов метеоцентров, если посещали медицинские заведения (даже если это было связано не с вашим здоровьем, а со здоровьем близких), обязательно возьмите подтверждающий документ и приложите его к объяснительной.
- В объяснительной последовательно изложите доводы, с чем связано нарушение дисциплины или невыполнение трудовых обязанностей.
- Укажите работников, которые могут подтвердить эти доводы.
- Приведите доводы, которые работодатель должен учесть при привлечении к дисциплинарной ответственности (грамоты, отсутствие дисциплинарных взысканий, поощрения, выполнение планов)».
Чтобы написать объяснительную записку, работодатель, как правило, дает два рабочих дня. В эти дни не входят отпуск и больничные.
Чтобы понять, как на практике это происходит, лучше разобрать на одном из примеров. Допустим, сотруднику было предложено написать заявление сегодня, а с завтрашнего дня он находится в отпуске по штатному расписанию. Тут не обязательно бросать все свои дела и бежать писать объяснительную. Можно со спокойной душой уезжать в отпуск, хорошенько отдохнуть все свои законные выходные, а после приезда будет еще один день, в который можно будет написать объяснительную.
У некоторых людей такая ситуация: пребывая в законном отпуске, начальник просит своего сотрудника срочно вернуться, чтобы написать объяснительную записку. Чтобы закон не был нарушен, начальник должен хотя бы на один день вызвать сотрудника из отпуска в приказном порядке.
Это можно осуществить только в том случае, когда сам сотрудник не против. Затем от работника, отдыхающего в отпуске, пишется согласие от руки. После этого он возвращается с отдыха на этот один день и пишет объяснительную. Пропущенный день отпуска начальник обязан выдать в иной день в качестве выходного
А вот если сотрудник находится на больничном, в этом случае руководитель не имеет права вызвать его, так это будет уже незаконно. По законодательству невозможно вызвать человека из отпуска во время больничного, чтобы тот написал объяснительную. Придется выждать, пока не закончится отпуск по болезни этого сотрудника.
Пример объяснительной записки (текст)
Вариант 1
Объяснительная записка
Кому: Генеральному директору ООО “Росток”
От кого: Сидорова И.А., бухгалтер
По вопросу: Прогул 20 июля 2023 г.
Уважаемый Василий Иванович,
Я хотел бы принести извинения за мое отсутствие на рабочем месте 20 июля 2023 года. Я понимаю, что мое отсутствие могло вызвать некоторые неудобства.
В этот день я не смог прийти на работу из-за того, что моя мать неожиданно заболела и я пришлось срочно ее отвезти в больницу. Ввиду неотложности ситуации, у меня не было возможности уведомить Вас заранее.
Мне совершенно ясно, что такие ситуации не должны повторяться, и я предпринял все необходимые меры, чтобы в будущем избежать подобных ситуаций. Я также готов в ближайшее время отработать время пропуска и выполнить все необходимые задачи.
Я приношу свои извинения за все причиненные неудобства и очень благодарен за ваше понимание и поддержку.
С уважением,
Сидоров И.А.
22 июля 2023 г.
Затребование письменных объяснений
Итак, «до применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение». Как видите, закон не указывает точно, должно ли требование объяснений происходить в устном или письменном виде. В особенно сложных случаях, когда и работник, и работодатель настроены очень серьезно и намерены идти, что называется, до победного конца, работодатель должен запросить у работника объяснения письменно, чтобы потом иметь возможность подтвердить соблюдение процедуры, предписанной для наложения дисциплинарных взысканий статьей 193 ТК РФ (Пример 1). Утвержденной формы этого кадрового документа никогда не существовало, потому в каждой организации его оформляют на свой лад. Даже вид документа для этого используют разный (уведомление, требование, письмо и др.), хотя корректнее называть его именно «требование», потому что в ч. 1 ст. 193 ТК РФ говорится о том, что нужно «затребовать» письменное объяснение. Уведомление по смыслу имеет другой оттенок – происходит информирование и нет требования что-либо сделать. Письмо – исходящий документ, который направляется в стороннюю организацию или физическому лицу, а работник не такой уж «чужой» человек.
Следует помнить, что «дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка» (ч. 3 ст. 193 ТК РФ). Факт его обнаружения подтверждается актом, а не требованием. Поэтому от даты обнаружения (которая в идеале должна совпасть с датой составления акта) и следует отсчитывать этот месяц, а не от даты затребования письменных объяснений.
От даты требования отсчитывается другой срок – 2 дня для дачи письменного объяснения (см. Пример 3). Поэтому важно не только оформить требование, но и доказать, что оно было вручено работнику либо он отказался от его получения. Для этого внизу листа можно сразу сделать соответствующие заготовки (помечены цифрами 1 и 2 в Примере 1): если не оформляется первая (подпись о получении требования), то оформляется вторая (свидетели подтверждают факт отказа работника получить этот документ, данная отметка избавляет от необходимости составлять отдельный акт по этому поводу).
Реквизиты объяснительной записки
Форма объяснительной записки относительно свободна. Никто не требует от работника досконального знания стандартов оформления документов, хватит и соблюдения необходимого минимума.
Сверху в правой части листа в столбик пишется информация о том, кому и кем адресована объяснительная записка. Работник должен указать свое структурное подразделение, должность, а также полные фамилию, имя и отчество. Наименование вида документа – объяснительная записка – пишется по центру, спустя несколько строк (обычно с большой буквы или только заглавными буквами, как показано в Примере 4). В Примере 5 продемонстрирован устаревший вариант, где наименование вида документа пишется полностью маленькими буквами и после ставится точка, т.е. вся «шапка» как бы могла быть прочтена единым предложением; такие варианты оформления раньше встречались и у заявлений.
Как написать объяснительную записку на работе по поводу проступка: образец, шаблон, примеры
Дисциплинарный проступок – неисполнение или недостаточное (ненадлежащее) исполнение трудовых обязанностей без уважительных на это причин. Наказание за совершение проступка предусмотрено в статье 192 ТК РФ:
- замечание
- выговор
- увольнение
Для работников прокуратуры, таможни и госслужащих закон предусматривает более строгие наказания, среди которых лишение званий, понижение в чине, предупреждение о несоответствии и другие.
Но чтобы наказать работника за проступок, работодателю придется доказать:
- неправомерность действий работника
- сам факт совершения работником проступка
- вину работника
Поэтому, при написании объяснительной, работнику нужно обдумать каждое свое слово. В противном случае, работодатель сможет использовать даже самую маленькую «зацепку», чтобы наказать подчиненного за проступок.
Объяснительная записка по месту учебы
Документация для учебных заведений составляется родителями или самими учениками, в зависимости от возраста.
В списке типовые виды объяснений:
- по семейным обстоятельствам – при опозданиях единичных, систематических;
- о нарушениях правил дисциплины, поведения учеником в классе;
- объяснительная записка в среднюю школу — об отсутствии представителей ученика на родительском собрании;
- о регулярном или единичном невыполнении домашних заданий по отдельным предметам от ученика – пишется учащимся или родителями;
- об отсутствии ребенка в младшей, средней школе — по болезни или полученной травме;
- объяснительная записка от школьника или родителей классному руководителю;
- от опекунов, представителей несовершеннолетнего для ребенка для школы;
- от студента или родителей для университета.
Прогулы в школе, в отличие от пропуска работы, не приводят к негативным последствиям. В большинстве случаев вопросы решаются мирным путем, а учителя входят в положение.
Как правильно написать объяснительную записку
При написании объяснительной записки (на работе, в институте, школе и т.д.), необходимо придерживаться определенной структуры документа:
- В верхнем правом углу указывается имя в адрес кого пишется объяснительная, например имя директора предприятия, ВУЗа, школы и т.д. и название организации.
- После адресата должна идти Ф.И.О. автора записки.
- Посередине листа над текстом объяснительной пишите заголово: «Объяснительная».
- В основной части пояснительной записки необходимо изложить факты, которые привели к какой-то ситуации. Например, если речь идет об опоздании на работу, объясните, с чем связано опоздание.
- В конце документа под текстом ставится подпись и дата, когда была составлена объяснительная.
Объем документа, как правило, не больше листа А4, хотя зависит он от того, насколько сложно объяснить ситуацию и какие детали необходимо будет сообщить в объяснительной. Можно оформлять объяснительную записку на компьютере или же написать от руки, законодательство допускает оба варианта.
Начальнику отд. МВД РФ, г. Москва
подполковнику Кондратьеву В.Н.
от Козлова Анатолия Степановича,
1968 г.р., проживающего в г. Москва
пр. Мира 98-70
работающего: ООО «Стокман»,
сборочный цех, сборщик металлоконструкций
раб. тел. *****
сот. тел. *****
Пояснительная
Поясняю, что 01.03.2021 г. около 23-00 час. я с моим сыном и его женой возвращался из гостей пешком. На перекрестке ул. Макарова и пр. Космонавтики в нашем присутствии произошла авария, столкновение 2-ух автомобилей. Из одного вышел неизвестный мужчина и начал вытаскивать водителя второго транспортного средства. При этом он высказывал угрозы и бил водителя, наносил удары по его автомобилю.
Я направился к столкнувшимся машинам и призвал прекратить безобразие, сказал, что необходимо вызвать сотрудников ГИБДД. Тогда неизвестный мужчина попытался напасть на меня, но я оказал сопротивление, и никто из нас двоих не пострадал.
После этого появился экипаж ДПС и инцидент прекратился.
Написано собственноручно, Козлов А.С. 02.03.2021 г.
Записка учителя (преподавателя) на жалобу родителей
Директору школы №13
Плехову А.В.
от учителя географии
Лебедева Игоря Леонидовича
Объяснительная записка
Сообщаю по существу инцидента, произошедшего 29.04.2024 г. на третьем уроке, который я вел у 9-го «Б» класса. Во время урока ученик Евгений Сидоров пожаловался на плохое самочувствие и попросил разрешения выйти из класса. Но я не дал разрешения, т.к. в течение апреля другие ученики трижды отпрашивались по разным поводам с урока и каждый раз это заканчивалось недопустимыми выходками (курение, шум в коридоре, самовольный уход из школы). Полагая, что Сидоров также намерен просто прогулять урок, я сказал, что больше в этом месяце никто с урока не уходит.
Спустя примерно 10 минут Сидорову стало действительно плохо, пришлось прекратить урок и обратиться за медицинской помощью.
Признаю, что ошибочно счел слова заболевшего ученика притворством, но прошу принять во внимание, что это в некотором роде оправдано поведением учеников из этого класса. Постараюсь больше не допускать подобных ситуаций и намерен провести с учениками беседу о недопустимости притворных жалоб на самочувствие.
Лебедев И.Л. 29.04.2024 г.
Пояснительная бухгалтера, недостача (к авансовому отчету)
Главному бухгалтеру ОАО «КирилловСанФаянс»
Соловцову Н.И.
От бухгалтера
Иванченко Алины Сергеевны
Служебная объяснительная записка
об ошибке при составлении авансового отчета
25 мая 2023 г. я составляла авансовый отчет и не заметила случайного изменения третьего субконто, в результате чего в суммах аванса возникла ошибка, выглядящая, как недостача.
Вероятно, ошибка связана в тем, что я имею недостаточно опыта в работе с 1С: Предприятие и до сих пор не составляла такой ответственный документ в данной программе. Но вины с себя не снимаю, т.к. мне следовало быть более внимательной.
Прошу учесть мое искреннее раскаяние и тот факт, что мои действия материального урона не нанесли.
Бухгалтер Иванченко А.С. 26.05.2023 г.
Что такое объяснительная записка?
Объяснительная записка – это документ, с указанием причины, по которой человек совершил или не совершил определенное действие. Чаще объяснительная используется на предприятиях, где работники обязаны соблюдать установленную трудовую дисциплину. При нарушении обязательств (невыполнение поставленных задач, опоздание на работу и т.д.) необходимо написать на имя руководителя записку, в которой описывается причина нарушения.
Работники обязаны следовать требованиям Трудового Кодекса РФ, а также локальным нормативным актам. Обязанности сотрудников содержит и трудовой договор, который подписывается гражданином РФ при зачислении в штат работников предприятия. При невыполнении требований, а также в случае нарушения трудовой дисциплины, человек привлекается к дисциплинарной ответственности. Дисциплинарные взыскания бывают двух видов:
-
замечание;
-
выговор.
При серьезном нарушении, человека увольняют с указанием соответствующих оснований. Виды дисциплинарных взысканий установлены Трудовым кодексом РФ, статьей 192.
Для расследования проблемы, возникшей в трудовых условиях, обязательно составляется объяснительная записка. Работник мог нарушить правила вследствие не предоставления руководителем необходимого оборудования, а также вследствие собственной халатности. Для определения истинной причины необходимо составить объяснительную.
Оформление документа осуществляется не только на предприятии, где человек работает согласно Трудовому договору. Существуют несколько разновидностей объяснительных записок:
-
документ, составление которого осуществляется при выявлении факта нарушения;
-
документ, в котором разъясняются причины не выполнения требований (это может быть как опоздание на работу, так и в школу);
-
документ, составленный в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (составляется родителями для объяснения причины отсутствия ребенка в школе и т.д.).
Вне зависимости от ситуации, формат составления объяснительной записки одинаковый. Главная задача составителя – предоставление подробных фактов в хронологическом порядке. Обязательно требуется обоснование мотивов или причин совершения определенных действий.
Согласно законодательству Российской Федерации, потребовать предоставление объяснительной записки может только руководитель (уполномоченное лицо) у работника предприятия. Составление документа позволяет разобраться в возникшей ситуации. Примечательно, что работник имеет право отказаться от написания объяснительной записки. Особенно в том случае, если вина человека будет подтверждена прямо или косвенно. При отказе работнику ничего не будет. Почему так? Давать свидетельства против себя никто не согласится. Наконец, работник имеет право отказаться на законных основаниях, опираясь на Трудовой кодекс Российской Федерации. Но в некоторых ситуациях, составить объяснительную записку рекомендуется. Особенно, если невозможно избежать увольнения. При отказе в данной ситуации, предприятием составляется соответствующий акт. Наконец, сам работник подвергается дисциплинарному наказанию.
Согласно законодательству РФ, объяснительная записка хранится 3 года на всех предприятиях.
Составление объяснительной записки требуется в определенных случаях, к их числу относят:
-
Недобросовестное исполнение возложенных обязательств. В данную категорию входит срыв сроков предоставления отчетных документов, не выполнение работ, а также нарушение, которое повлекло за собой негативные последствия для сотрудников и самого предприятия.
-
Совершение ошибки без злого умысла (случайность). Это может быть неверное указание адресата для передачи посылки, неправильное выполнение заказа и т.д.
-
Нарушение трудовой дисциплины. Это может быть отсутствие на работе в установленные часы, без уважительной причины, а также не соблюдение внутренних инструкций предприятия.
Вне зависимости от причины написания, составлять разъяснение необходимо деликатно. В объяснительной записке указываются веские причины для оправдания или снижения наказания.
Составление документа требуется муниципальным служащим, работникам торговой сферы и других направлений.
Трудовым кодексом РФ установлены сроки написания объяснительной записки. Согласно статье 193 представить разъяснение необходимо в течение 2-х рабочих дней. При нарушении сроков составляется дисциплинарное взыскание. Руководство вправе использовать любые меры наказания, включая замечание, выговор или увольнение.
Зачем нужна объяснительная записка?
В документообороте выделяют массу разнообразных документов, среди них и объяснительная записка. Используется она для пояснения причин тех или иных ситуаций, действий или фактов. Бумага рассматривается законодательством как форма самозащиты работника. И именно от правильности ее составления, логики изложения фактов зависит последующее решение руководства.
Зачастую объяснительная записка требуется в следующих ситуациях:
- различные внештатные ситуации, отразившиеся на производстве;
- различные нарушения трудовой дисциплины;
- нарушение производственной дисциплины;
- разнообразные дисциплинарные правонарушения;
- проступки.
Иногда трудящиеся интересуются, сколько объяснительных нужно для увольнения. Ответ на него таков: дело не в количестве подобных записок, а в том, как руководство на них реагирует. Данный документ начальство обязано запросить перед тем, как применить к подчиненному дисциплинарное взыскание (ст. 193 Трудового кодекса РФ).
Именно наличие дисциплинарного взыскания у сотрудника, неоднократно не исполнившего свои трудовые обязанности, является одним из поводов для его увольнения. Однако оформление объяснительной далеко не всегда влечет наложение на работника «наказания» в виде выговора или замечания. И если работодатель довольствуется объяснениями сотрудника и не применяет к нему никаких взысканий, то таких бумаг может быть написано сколько угодно – это не явится причиной для увольнения по инициативе организации.
Объяснительная записка является обязательным документом для привлечения работника к дисциплинарной ответственности за совершенное им нарушение трудовой дисциплины. Под трудовой дисциплиной понимается перечень норм, которые сотрудник обязуется соблюдать после подписания трудового договора. К таковым можно отнести своевременное появление на работе, посещение рабочего места согласно установленному графику и так далее.
Трудовой кодекс Российской Федерации позволяет организациям формировать собственные документы, закреплять их в качестве локальных актов. Один из обязательных актов, присутствующий на каждом без исключения предприятии, — это правила внутреннего трудового распорядка. Именно здесь администрация фирмы устанавливает границы дозволенного для своих сотрудников. Иногда прям в тексте прописывают конкретные меры взыскания, которые последуют при совершении того или иного дисциплинарного проступка.
Руководство обязано взять с сотрудника-нарушителя объяснительную для получения его позиции относительно случившегося в официальном письменном виде. Здесь срабатывает тот же принцип, что и в судебной системе, то есть некая состязательность сторон. За работником оставляют право высказать свою позицию, оправдаться.