Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Использование служебного автомобиля в личных целях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В законодательстве четко указано, что на транспорт, чье движение регулируется отдельным субъектом хозяйствования, в обязательном порядке должен быть оформлен путевой лист. Также у водителя, осуществляющего движения, должны быть все необходимые документы: права, удостоверение личности и медицинская книга.
Использование служебного автомобиля в личных целях
Краткий итог, какие же документы должны быть, чтобы можно было использовать служебный автомобиль в личных целях:
- Приказ о предоставлении выходного дня (если используется в рабочее время);
- Договор аренды (субаренды);
- Акт приема-передачи.
А теперь представьте, если у вас водитель или специалист по несколько раз в неделю (если не за день) использует служебный автомобиль в личных целях. И каждый раз возникает необходимость правильно оформлять все документы.
Именно поэтому я сразу обозначил, что этот вариант совсем не подходит для практического применения. Хотя для редких (разовых) случаев именно так и надо оформлять все документы.
Как бы плохо это не казалось, но в этой ситуации нужно просто определиться и сделать выбор. Есть 3 (три) варианта:
- Либо вы ставите табу на личное использование;
- Либо вы даете в личное пользование на определенное время, и водитель едет за счет организации и вы это никак не отражаете, принимая на себя все риски (если с ним или с кем-то что-то произойдет);
- Либо, как говорится, специалист (или водитель) «выписывает» авто. Официально делается Приказ (если необходимо), разовый договор с официальной передачей авто с фиксацией состояния, спидометра и остатка в баке.
Пользование автомобилем предприятия для личных нужд согласно приказам и внутренним распоряжениям
Руководитель издает приказ или иной нормативный документ, разрешающий сотрудникам пользоваться служебными автомобилями для собственных целей. Такой способ легализации взаимоотношений требует учитывать множество деталей. Во-первых, в данном случае пользование машиной считается безвозмездным. Это означает, что сотрудник получает фактический доход в натуральной форме.
Соответственно, чтобы с налоговой точки зрения все было правильно, кроме приказа с каждым сотрудником, получающим право на пользование транспортом, должно заключаться полноценное соглашение о передаче транспортного средства в безвозмездное использование, учитывающее налагаемые на работника обязанности и ответственность. Эти положения должны быть параллельно отражены в нормативной документации компании.
Например, если на сотрудника возлагаются сопутствующие эксплуатации расходы, как оплата топлива, амортизационные и ремонтные затраты, использование авто уже нельзя будет отнести к получению натурального дохода.
Страховые взносы и НДФЛ.
В силу п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законодательством РФ), связанных с исполнением работником трудовых обязанностей. Таким образом, суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ.
При этом в целях освобождения от обложения НДФЛ в учреждении должны иметься документы, подтверждающие принадлежность автомобиля работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое его использование в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.
На основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, предусмотренных согласно законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей. Это значит, что оплата учреждением расходов работников, связанных с использованием личного автомобиля, не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (в служебных целях), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким сотрудником.
Минфин в Письме от 24.11.2017 № 03-04-05/78097 пояснял, что размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного транспортного средства для целей трудовой деятельности. Иными словами, организация должна располагать копиями документов, подтверждающими как право собственности работника на используемое имущество, так и расходы, понесенные им при использовании названного имущества в служебных целях.
Пример возмещения организации расходов за использование служебного транспорта
Если сотрудник использует рабочий транспорт в личных целях без разрешения, наносится финансовый ущерб предприятию. Такое нарушение выявляется во время внутренних контрольных мероприятий. Работник обязан возместить ущерб фирме.
Для расчета затраченного горючего применяется формула:
РАСХОД = Т (нач.) + Т (доп.) − Т (ост.), где:
Т (нач.) – объем бензина в баке на начало поездки (залитый или рассчитанный на основании предыдущих показаний);
Т (доп.) – количество бензина, дополнительно залитого в бак в течение поездки;
Т (ост.) – объем оставшегося в баке бензина по возвращении машины.
Пример расчета суммы компенсации:
В организации есть служебный автомобиль. В компании используется метод списания материалов по средней себестоимости бензина, которая составляет 40 рублей.
Заключаем договор аренды.
В данном случае руководству спортивного учреждения нужно обратиться к нормам ГК РФ. Статьями 632 и 642 предусмотрена возможность заключения договора аренды транспортного средства с экипажем (то есть с водителем) и без такового. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и проводить его техническое обслуживание сам работник, во втором это делают иные лица.
При таком варианте за использование автомобиля работника учреждение не платит компенсацию, а вносит арендную плату.
Договор аренды транспортного средства, вне зависимости от того, арендуется он с экипажем или без такового, должен быть заключен в письменной форме.
В договоре обязательно указываются:
-
транспортное средство (марка, документы-основания владения им работником и т. д.);
-
срок аренды;
-
размер, порядок, условия и сроки внесения арендной платы;
-
иные условия, согласованные сторонами.
В случае использования служебного автомобиля в личных целях, сотрудник может быть подвержен дисциплинарным мерам со стороны работодателя, что может вплоть до увольнения. Кроме того, сотрудник может быть обязан возместить все расходы, связанные с использованием служебного автомобиля для личных нужд.
Служебный автомобиль предоставляется работникам только для осуществления рабочих обязанностей и служебных поездок. Использование его для личных целей может негативно сказаться как на компании, так и на самом сотруднике. Поэтому рекомендуется строго соблюдать правила использования служебного автомобиля и обратиться к руководству компании в случае необходимости использования автомобиля в личных целях для получения соответствующего разрешения.
Польза использования служебного автомобиля для личных целей
Использование служебного автомобиля для личных целей может иметь несколько значимых преимуществ:
- Удобство и доступность: Владение служебным автомобилем позволяет иметь всегда под рукой средство передвижения, что существенно облегчает организацию повседневных дел и позволяет быстро достигать нужных мест.
- Экономия времени: Использование служебного автомобиля для личных целей позволяет сократить время на перемещение по городу или вне его, так как нет необходимости пользоваться общественным транспортом или ждать такси.
- Большая свобода: Служебный автомобиль дает возможность свободно планировать свои действия и поездки, без необходимости ограничиваться общественным транспортом или заказывать такси.
- Разнообразные возможности: Использование автомобиля для личных целей позволяет удовлетворять различные потребности, будь то поездка на работу, занятия спортом, походы в магазины или общение с друзьями.
- Оптимальное распределение ресурсов: Используя служебный автомобиль для личных нужд, можно сократить расходы на транспорт, так как машина и так выделяется организацией, а также снизить влияние на окружающую среду, экономя топливо и сокращая выбросы вредных веществ.
Следует, однако, помнить о том, что использование служебного автомобиля в личных целях должно быть согласовано с работодателем и соответствовать законодательным нормам и правилам организации.
Документальное оформление допуска
Автомобиль является источником повышенной опасности (ст. 1079 Гражданского кодекса РФ, далее – ГК РФ), поэтому допуск сотрудника к его управлению должен быть надлежащим образом оформлен. При крупном ДТП компетентные органы могут запросить у работодателя бумаги, оформленные для предоставления автомобиля сотруднику. Кроме этого, правильно составленные документы помогут взыскать с работника нанесенный транспортному средству ущерб.
Посмотрим, что работодателю необходимо подготовить.
1. Издать приказ о допуске к управлению автомобилем. Перечень сотрудников, имеющих допуск к управлению автомобилями компании, можно закрепить в приказе.
С таким приказом следует ознакомить работников, допущенных к управлению, под личную подпись (Пример 1).
Кто должен оформлять путевые листы
Конечно, в тех организациях, в которых на балансе стоит только один автомобиль, да и тот используется только руководителем, нет необходимости в детальном контроле за расходом ГСМ. Там все и так понятно и прозрачно. Но это понятно только вам, а не налоговым органам. Для них придется показывать, кто, когда и по какому маршруту ездил. Это подтверждение того, что автомобиль используется в делах организации, а не ездит по личным нуждам руководителя.
Отдельное внимание стоит уделить норме расхода. Она должна быть утверждена, и расход топлива должен соответствовать ей. Это докажет, что ведется контроль за расходом горючего, а водитель ничего не сливает из бака. Норму можно высчитать, только зная дневной пробег. Значит нужно указать и его. В общем, в очередной раз подтвердить, что расходы, понесенные организацией, направлены на получение прибыли.
Как выгоднее оформить использование сотрудником своего автомобиля (новая редакция)
В точности таким же, как и по собственному транспорту будет и документальное оформление данных расходов. Для их учета помимо договора ссуды потребуются путевые листы, документы, подтверждающие приобретение ГСМ, оплату услуг по страхованию и т п.
Но не все так безоблачно. Безвозмездное получение права пользования имуществом рассматривается контролирующими и судебными органами как безвозмездное получение имущественного права (см. письмо Минфина России , п. 2 информационного письма Президиума ВАС РФ ). Значит, у организации возникает необходимость включить стоимость этого использования во внереализационные доходы (п.
8 НК РФ). Но это всего лишь особенность договора. А главный риск заключается в том, что точно определить размер этого дохода и, следовательно, точно рассчитать невозможно.
Ведь для этого НК РФ предлагает использовать механизмы определения рыночных цен, которые четкостью и однозначностью не отличаются.
Использование служебного автомобиля в личных целях как оформить
- Инструкции все государственные, кооперативные и общественные предприятия, организации и учреждения, имеющие как собственные, так и арендованные грузовые автомобили, обязаны при выпуске автомобиля на линию выдавать водителю путевой лист соответствующей формы.
- Выпуск грузового автомобиля на линию без путевого листа утвержденной формы категорически запрещается.
- Кроме этого, статьей 6 Федерального закона «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» установлен запрет на осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Однако насколько я понял из Вашего сообщения указанный автомобиль не используется для перевозок пассажиров, груза и багажа. Рассматриваемое транспортное средство используется для внутрихозяйственных нужд организации, а не для оказания вышепоименованных услуг.
- Именно поэтому для управления таким автомобилем работником компании ему достаточно иметь при себе доверенность от Компании на право управления транспортным средством.
- Я не согласен с мнением коллеги относительно учета ГСМ, страховок, ремонта и др.
- В целом, особенности подобного механизма пользования служебным транспортом в индивидуальных целях могут быть следующими:
- Высокие риски организации, так как фактически управляющее автомобилем лицо не несет ответственности за его сохранность.
- Достаточно простое правовое регулирование без каких-либо дополнительных нюансов и тонкостей.
- Возможность использовать автомобиль в любое время в личных целях.