Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить путевой лист легкового автомобиля организации с 01 марта 2024, который используется руководителем для поездок связанных с производственной деятельностьюгода». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Основная часть организаций вправе использовать разработанную самостоятельно форму путевого листа. Унифицированную форму, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, обязаны использовать только автотранспортные предприятия, т.е. организации, которые осуществляют деятельность по эксплуатации строительных машин, механизмов, автотранспортных средств и являются отправителями и получателями грузов, перевозимых автомобильным транспортом.
Отмена обязанности ведения журнала регистрации путевых листов
Вплоть до 1 марта 2023 г. собственники (владельцы) транспортных средств обязаны были регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 17 Приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368).
Журнал можно было вести на бумажном носителе или в электронной форме.
Новый НПА об обязанности ведения такого регистра не упоминает, следовательно, отказаться от него или продолжать заполнять — решать самой организации или ИП.
Если журнал больше не ведется, не торопитесь от него избавляться: срок хранения журналов, баз данных учета путевых листов — 5 лет (п. 554 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).
Независимо от формы (бумажный или электронный) с 1 марта 2023 года путевой лист должен содержать следующие сведения:
- срок действия путевого листа;
- лицо, оформившем путевой лист;
- транспортное средство;
- водитель (водители) транспортного средства;
- вид перевозки;
- вид сообщения.
Указывать номер путевого листа уже не обязательно. Оставить номер и другие реквизиты компания может по своему усмотрению. В этом случае форму путевого листа нужно утвердить локальным актом, например, в составе учетной политики.
Юрлица-собственники ТС в путевом листе должны будут указать:
- полное наименование,
- адрес в пределах местонахождения,
- номер телефона,
- ОГРН.
Индивидуальные предприниматели (ИП) в путевом листе указывают:
- фамилию, имя, отчество (при наличии),
- адрес регистрации по месту жительства,
- номер телефона,
- ОГРН.
Приказом вводится классификация видов перевозки:
- коммерческие перевозки;
- перевозки для собственных нужд;
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Нужно ли заполнять путевой лист ежедневно
Самый частый вопрос, который возникает на практике, звучит так: можно ли сотруднику, управляющему автомобилем в управленческих целях, оформлять путевые листы не на каждый день, а, например, на месяц?
Для ответа на этот вопрос обратимся к п. 2 Приложения к приказу Минтранса России от 11.09.2020 N 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем сказано, что «сведения о сроке действия путевого листа включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован, а в случае если путевой лист оформляется более чем на один день – даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован». Это означает, что путевой лист может быть составлен и на более длительный период, например, на неделю или месяц.
Но в этом случае отметки о медосмотре водителя (если медосмотр обязателен) должны проставляться в путевом листе ежедневно. То есть бланк должен быть составлен таким образом, чтобы все это уместилось.
Кстати, форму бланка путевого листа и срок, на который оформляются путевые листы, целесообразно отразить в учетной политике организации.
Путевой лист на несколько дней, водителей: правила оформления
То есть путевой лист на несколько дней оформить можно, но только если водитель едет в многодневный рейс. В этом случае в путевом листе нужно указать даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Срок действия такого путевого листа не ограничен. Напомним, что ранее максимальный срок действия ПЛ был месяц.
В 2023-2023 годах по мнению Минтранса, высказанному в письме от 04.04.2023 № Д3-514-ПГ, можно было выдавать один путевой лист на всех водителей, работающих на одном автомобиле в течение смены. Запрета на это в приказе Минтранса «Об обязательных реквизитах ПЛ» от 18.09.2008 № 152 не было. Главное, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из них.
Образец путевого листа на директора
Директор может использовать автомобиль компании как для служебных поездок, так и для личных дел. Путевой лист на такой транспорт необходимо оформлять в том случае, если компания оплачивает ГСМ для авто. Этот документ будет свидетельствовать о расходах горючего, которые затем можно списывать в налоговом учете при расчете налогооблагаемой базы по прибыли (Письмо Минфина РФ от 16.06.2011 г. № 03-03-06/1/354 и Определение ВАС РФ от 30.08.2013 г. № ВАС-11880/13).
Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ для признания расходов в налоговом учете необходимо их документальное подтверждение и обоснование. Для этих целей как раз подходит путевой лист, согласно которому подтверждается факт использования транспорта в трудовых, а не личных целях (Письмо ФНС РФ от 22.11.2010 г. № ШС-37-3/15988@).
Какие существуют виды путевых листов
Путевой лист автомобиля заполняется в свободной форме, которая может быть разработана на каждом предприятии индивидуально, специального бланка со стороны приказов Минтранса России не предусмотрено.
В качестве шаблона можно использовать типовой варианты формы по документу Госкомстата от 28.11.1997 №78. В рамках данного постановления разработаны:
- форма 3 – для легкового транспорта и такси;
- форма ПЛ-1 – для легкового транспорта, которым пользуется индивидуальный предприниматель;
- форма 4-С – для грузового транспорта (например, автомобиль КАМАЗ), работающего по сдельному тарифу;
- форма 4-П – для грузового транспорта с повременным тарифом;
- форма 6 — путевой лист автобуса;
- форма 6-спец. – для автобусов необщего пользования.
Как правильно заполнять путевой лист
Путевой лист оформляет транспортная организация, на которую работает шофер. Водитель должен расписаться о приемке и сдаче транспортного средства, сделать записи о поездках. Заполнение осуществляется шариковой ручкой с темным цветом пасты без ошибок и помарок. Корректировки допустимо вносить с помощью корректора.
Работоспособность автомобиля должна быть проверена до начала перевозок и после завершения пути по маршруту. Состояние транспортного средства записывается в путевом листе шофером под личную подпись.
Водители, которые работают с пассажирами, перед тем как отправиться в рейс, проходят медицинский осмотр. Все мероприятия осуществляются до начала работы. Подробный список обязательных реквизитов для легкого автомобиля выглядит следующим образом:
- период действия документа;
- оформитель путевого листа, наименование организации, фамилия, имя и отчество сотрудника;
- данные об автомобиле;
- сведения о водителе;
- информация о типе поездки и варианте перемещения.
Новые правила оформления путевых листов с 01.01.2021
Минтранс РФ официально опубликовал зарегистрированный Минюстом приказ №368 от 11.09.2020, которым обновил требования к обязательным реквизитам и порядок заполнения путевых листов. Документ вступает в силу 01.01.2021.
В приложении к приказу содержатся обновленные правила заполнения путевых листов, заменяющие утвержденные приказом Минтранса №152 от 18.09.2008. В путевках обновлены обязательные реквизиты:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве;
- сведения о водителе;
- сведения о перевозке.
Перечень обязательных реквизитов дополнен сведениями о перевозке, которые должны отражать информацию о видах сообщения (по городу, пригород, межгород, международное) и видах перевозок (пассажиры, грузы, по заказам). В реквизите «Сведения о транспортном средстве» теперь обязательно указывать его марку.
Служебный Автомобиль Организации Находится В Пользовании Руководителя И Он Сам Ездит За Рулем Без Водителя Можно Выписывать Путевой Лист На Месяц В 2022год 4
Обоснование вывода:
Как следует из части третьей ст. 213 ТК РФ, нормами Трудового кодекса РФ, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ для отдельных категорий работников могут устанавливаться обязательные медицинские осмотры в начале рабочего дня (смены), а также в течение и (или) в конце рабочего дня (смены). Так, в соответствии с абзацем шестым п. 1 ст. 20, пунктом 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее — Закон N 196-ФЗ) обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя транспортного средства, за исключением водителей, управляющих транспортными средствами, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб. Указанные осмотры проводятся за счет средств работодателя. При этом в целях применения законодательства о безопасности дорожного движения водителем транспортного средства признается любое лицо, управляющее транспортным средством. В случае, если работники не выполняют трудовую функцию водителя, однако автомобили фактически используются ими для поездок, связанных с осуществлением трудовых функций по занимаемым должностям и для поездок в командировки, велика вероятность того, что контролирующие органы и (или) суд могут признать, что работники исполняют функции водителя, и привлечь работодателя, не организовавшего предрейсовый осмотр работников, к административной ответственности*(1).
Если управление автомобилем представляет собой не трудовую функцию работника, а способ выполнения трудовых обязанностей по занимаемой им должности, при этом управление транспортным средством отсутствует в списке должностных обязанностей работника, а работник имеет право использовать служебный автомобиль для поездок, связанных с осуществлением его трудовой функции по занимаемой должности, то само по себе управление автомобилем для служебных поездок не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (смотрите, например, апелляционное определение СК по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда от 10.07.2022 по делу N 33-9894; вопрос-ответ Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»). Трудовое законодательство не ограничивает право работодателя закрепить служебный автомобиль для поездок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, за любым работником независимо от трудовой функции, которую он выполняет. Предоставление работнику для исполнения им трудовой функции принадлежащего работодателю имущества, с точки зрения трудового законодательства, не требует какого-либо специального оформления. В такой ситуации требуется только издание приказа о закреплении автомобиля за конкретным сотрудником, так как на работника не возлагается дополнительная работа в виде выполнения трудовой функции водителя (смотрите также вопрос-ответ Роструда с портала «Онлайнинспекция.РФ»). Поэтому если среди должностных обязанностей сотрудников управление транспортным средством отсутствует, то часть вторая ст. 329 ТК РФ, регулирующая режим рабочего времени и времени отдыха работников, труд которых связан с управлением транспортными средствами, на них не распространяется, и применять в отношении них приказ Минтранса РФ от 20.08.2022 N 15, устанавливающий особенности режима работы водителей автомобилей, не требуется*(2).
В соответствии с пп. 3 п. 2.1.1 Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Совета Министров — Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090, водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки в установленных случаях путевой лист. Обязательность оформления путевого листа на каждое транспортное средство при перевозках пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями напрямую установлена ч. 2 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2022 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — УАТ РФ), а также п. 9 Порядка заполнения путевых листов, утвержденного приказом Минтранса РФ от 18.09.2022 N 152 (далее — Порядок). Однако необходимо отметить, что согласно ч. 1 ст. 1 УАТ РФ он регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы РФ; при этом под перевозчиком в целях данного Закона понимаются юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз управомоченному на их получение лицу (п. 13 ст. 2 УАТ РФ). Тем не менее судебная практика чаще придерживается расширительного толкования положений указанных выше нормативных правовых актов и считает, что нормы УАТ РФ и Порядка распространяются и на те организации, которые производят такие перевозки для собственных нужд*(3). Отметим, что путевой лист следует оформлять на каждый автомобиль, используемый хозяйствующим субъектом в служебных целях, на один день или срок, не превышающий одного месяца (п. 10 Порядка).
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организации рекомендуется организовать предрейсовые медицинские осмотры, а также оформлять и выдавать путевые листы в рассматриваемой ситуации. Путевой лист возможно оформлять на срок, не превышающий одного месяца. Применять приказ Минтранса РФ от 20.08.2022 N 15 в отношении работников, не являющихся водителями автомобиля, работодатель не обязан.
Использование директором автомобиля организации
Федеральным законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» установлено, что все юридические лица обязаны организовать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях (абз. 7 п. 1 ст. 20, п. 1 ст. 23 Закона № 196-ФЗ).
В приказе не уточняется, распространяется новое требование на все компании или только на транспортные. Вместе с тем следует учитывать, что за отсутствие предрейсовых осмотров транспортных средств организация может быть оштрафована на 30 тыс. рублей и ей грозит отказ в выплате страхового возмещения, если автомобиль попадет в ДТП (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ).
Нужны ли путевые листы на служебный автомобиль 2022
Поэтому начиная с 2010 года в хозяйственной деятельности можно использовать любое количество служебного легкового автотранспорта, не боясь того, что расходы по нему не уменьшают сумму налога на прибыль.В 2010 году экологический налог от сожженного топлива не уплачивается.
Если поездки осуществляются по рабочим вопросам, то надо оформлять путевой лист и исполнять все требования Закона № 116-ФЗ, в том числе проходить предрейсовый осмотр. «Любой сотрудник может управлять служебным автомобилем, если у него на руках есть: водительское удостоверение; свидетельство о госрегистрации транспортного средства; полис ОСАГО; приказ о передаче в пользование служебного автомобиля*. «По мнению трудовой инспекции, работники, использующие в работе корпоративные автомобили, должны не только проходить все предусмотренные законом медосмотры, но и быть оформлены как водители в порядке совмещения профессий. Что делать, если вы поручаете сотруднику управлять автомобилем? Оформите доверенность на право управления служебным автомобилем. Добавьте в должностную инструкцию сотрудника или его трудовой договор (допсоглашение) пункт о возможности использования служебного автомобиля (в разделе «Права» или «Обязанности»).* Пример Пропишите в должностной инструкции, что по роду своей деятельности работник эпизодически может использовать служебный транспорт для выполнения своих должностных обязанностей. Проведите инструктаж на рабочем месте для водителей, ознакомьте с инструкцией по охране труда для водителей. Это несложно, тем более, потому что путевой лист может быть оформлен на срок до 1 месяца (п. Предоставление служебного автомобиля может рассматриваться и как один из видов социальных гарантий работнику. Если работник, помимо своих основных обязанностей, предусмотренных трудовым договором или должностной инструкцией, выполняет дополнительно обязанности водителя, которые в трудовом договоре не указаны, то имеет место совмещение профессий (должностей), за которое работнику положена доплата (ч. А раз нет совмещения, значит, и доплата работнику не положена. Запрещается перевозить пассажиров, багаж, грузы автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. На основании сказанного считаем, что при совершении служебных поездок лица, допущенные к управлению автотранспортом, должны быть обязательно обеспечены путевыми листами в случае перевозок грузов, пассажиров и багажа. Оформляейте путевые листы во всех случаях, чтобы избежать ненужных разногласий и разбирательств с ГИБДД. Надо ли доплачивать сотруднику, управляющему служебным автомобилем? Поскольку предоставление автомобиля не меняет его трудовую функцию (новая трудовая функция не возникает). Проводите предрейсовый медосмотр сотрудника, управляющего автомобилем. За отсутствие предрейсового медосмотра инспектор ДПС может оштрафовать организацию на 30 тыс. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов применяют юридические лица и индивидуальные предприниматели, эксплуатирующие легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи (п. То есть в нормативном акте речь идет не только об автотранспортных предприятиях, но и о любых юр. Сотрудники ГИБДД считают обязательным соблюдение положений данного документа юр. И судебная практика это подтверждает (см., например, определение ВС РФ от № 302-КГ14-529). Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство (п. То есть согласно требованиям приведенных выше документов, если ни грузы, ни пассажиры, ни багаж автотранспортным средством не перевозятся, то и путевой лист может не оформляться. Если работник не возит грузы или людей, а только себя, это не может рассматриваться как совмещение должностей. Они руководствуются требованиями: • Федерального закона от № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав); • Правил дорожного движения РФ (далее — ПДД); • приказа Минтранса России от № 152 «Об утверждении Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» (далее — Приказ № 152). Водитель в установленных случаях обязан иметь его при себе и по требованию сотрудников ГИБДД передавать для проверки (п. Дополнительно к теме О путевых листах Сотрудники ГИБДД проверяют документы, связанные с эксплуатацией транспортных средств, и порядка их заполнения. Также организацию может наказать и трудовая инспекция (ст. Путевой лист — это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. В нормативных актах требования к оформлению путевых листов предъявляются не только к автотранспортным предприятиям, но и к любым юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, эксплуатирующим автотранспорт. При проверке документов на дорогах общего пользования сотрудники ГИБДД, как правило, требуют предъявления водителем путевого листа при передвижении на служебном транспорте.Но так как у большинства судов иное мнение, предписание ГИТ можно будет с легкостью оспорить. В каких случаях работник признается штатным водителем 2.Нужно ли работнику проходить медосмотры, если автомобиль предоставлен в качестве бонуса 3.
Служебные поездки: нужен ли путевой лист, если автомобиль в личной собственности сотрудника
В Минфине РФ считают, что если путевого листа нет, то сумма компенсации, выданная сотруднику за использование его личного автомобиля, должна облагаться НДФЛ, при этом саму сумму компенсации нельзя относить к налоговым расходам.
Пункт 3 статьи 217 НК РФ регламентирует вопрос об обложении НДФЛ всех видов компенсационных выплат сотруднику, которые, так или иначе, были связаны с исполнением работником своих трудовых обязанностей. Из тезисов статьи следует, что данные выплаты не подлежат обложению НДФЛ. Чтобы освободить себя от обязанности уплаты НДФЛ в данном случае, компания должна представить расчеты сумм компенсаций, а сотрудник в свою очередь должен представить подтверждающую документацию о принадлежности ему имущества, использованного в служебных целях, а также документы, где будут указаны суммы понесенных им расходов в поездке служебного характера. О правомерности таких требований свидетельствует ряд писем Минфина РФ от 30.04.2022 №03-04-05/25434, от 20.04.2022 №03-04-06/22274, от 27.02.2013 №03-04-06/5600 и другие.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Бизнесмены также должны знать о последних поправках, предусмотренных Приказом Минтранса от 21.12.2022 № 467, который действует с 01.03.2022. Изменения касаются отметки о прохождении медицинского осмотра. В частности, врачам разрешено не ставить соответствующий штамп, а ограничиться датой проведения осмотра, Ф.И.О., личной подписью. Кроме того, вводятся некоторые новые правила заполнения путевок:
Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.
В порядок заполнения путевого листа Приказом Минтранса РФ от 18.01.2021 № 17 внесены изменения. В том числе в путевом листе перед рейсом обязательно ставится отметка о техническом осмотре автомобиля путем проставления даты и времени проверки машины, которая заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов, в частности, контролера технического состояния автотранспортных средств (п. 16.1 Порядка заполнения). Это может быть водитель или механик, за которым закрепляется должностная обязанность по выпуску транспортных средств на линию и проведению предрейсового техосмотра. Если такой сотрудник отсутствует, то отметка может быть проставлена в сервисном центре за плату.
- налоговые органы посчитают документы без отметки врача недействительными и не признают расходы, списанные по ним;
- инспектор ГИБДД оштрафует за отсутствие отметки о медосмотре. Штраф для водителя — 3000 руб., для руководителя, отвечающего за выход на смену водителя, — 5000 руб. Предприятие могут оштрафовать на 30 000 (ст. 12.31.1 КоАП РФ);
- не проводя медосмотры для сотрудников, работодатель нарушает права трудящихся на охрану здоровья ( ст. 24 ТК РФ ). А ст. 5.27.1 КоАП РФ за допуск к работе работника, не прошедшего медосмотр, предусматривает штраф для должностных лиц и для ИП от 15 000 до 25 000 руб., для юрлиц — от 110 000 до 130 000 руб.
А из самого определния «водитель» — водитель транспортного средства — лицо, управляющее транспортным средством (в том числе обучающее управлению транспортным средством). Водитель может управлять транспортным средством в личных целях либо в качестве работника или индивидуального предпринимателя.
Многие считают, что нововведения чересчур жесткие, однако они основываются на реальной необходимости, которую диктует практика. А она ярко свидетельствует о том, что любое нарушение прохождения медосмотра водителей может привести к ДТП и человеческим жертвам.
Эти доводы сторонники «необязательности» проведения послерейсовых медицинских осмотров намерены положить в основу заявления об оспаривании приказа Минтранса России 18.09.2021 N 152. Рассмотрение такого заявления подведомственно Верховному суду РФ, и, возможно, окончательная точка в возникшем споре будет поставлена высшей судебной инстанцией страны.