Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выплата зарплаты вместе с отпускными в форме 6-НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Если день выплаты отпускных и заработной платы совпадают, в первом разделе формы 6-НДФЛ их показывают вместе, поскольку сроки уплаты налога по ним одинаковые (до 28-го числа или с учётом нюансов в декабре и январе).
Отпускные вместе с зарплатой в 6-НДФЛ: пример
Продемонстрируем на примере, как в 6-НДФЛ отразить отпускные вместе с зарплатой.
Пример. В ООО «Лотос» работают два человека:
- генеральный директор – с окладом 50 000 руб.;
- главный бухгалтер – с окладом 35 000 руб.
Главный бухгалтер ежемесячно получает стандартный налоговый вычет на единственного 7-летнего ребенка в размере 1 400 руб.
Общество 5 мая выплатило генеральному директору отпускные в размере 45 000 руб.
Все начисленные в пользу работников выплаты представлены в таблице ниже.
| Месяц начисления дохода | Вид дохода | Сумма начисленного дохода, руб. | НДФЛ с дохода (13%), руб. |
| Январь 2017 | Зарплата | 85 000 | 10 868* |
| Февраль 2017 | Зарплата | 85 000 | 10 868 |
| Март 2017 | Зарплата | 85 000 | 10 868 |
| Апрель 2017 | Зарплата | 85 000 | 10 868 |
| Май 2017 | Зарплата | 52 500 | 6 643 |
| Отпускные | 45 000 | 5 850 | |
| Июнь 2017 | Зарплата | 80 200 | 10 244 |
| ИТОГО: | Х | 517 700 | 66 209 |
Датой фактического получения дохода в виде пособия по временной нетрудоспособности является день его выплаты. Поэтому в расчете 6-НДФЛ отражают только выплаченное пособие. Пособие, начисленное в одном отчетном периоде, а выплаченное в следующем, отражается в расчете за следующий период.
Как правило, сведения об оплаченном больничном и налоге, удержанном с него и перечисленном в бюджет, отражаются в расчете 6-НДФЛ за тот период, в котором оплачен больничный.
Исключение составляет ситуация, когда больничный оплачен в последнем месяце отчетного периода и последний день этого месяца – выходной (нерабочий) день. В данном случае уплатить налог в бюджет необходимо не позднее первого рабочего дня следующего отчетного периода. Сведения о пособии и удержанном из него НДФЛ нужно отразить:
- в разд. 2 расчета за тот отчетный период, в котором оплачен больничный;
- в разд. 1 расчета за следующий отчетный период;
- в справке о доходах и суммах налога физлица (при заполнении расчета за налоговый период).
В разд. 1 нужно отразить (п. п. 3.1, 3.2 Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ):
- в поле 020 – общую сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, включая налог, удержанный с больничного;
- в поле 021 – последний день месяца, в котором оплачен больничный. Если он выпадает на выходной (нерабочий) день, то укажите рабочий день, следующий за ним;
- в поле 022 – общую сумму удержанного (в том числе с больничного) НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
В разд. 2 следует:
- в поле 110 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по всем физлицам с начала года;
- в поле 112 включить сумму больничного в общую сумму доходов, начисленную по трудовым договорам (контрактам) по всем физлицам с начала года;
- в поле 120 указать общее количество физлиц, которые получили доходы, в том числе в виде пособия;
- в поле 140 отразить НДФЛ, исчисленный со всех доходов с начала года, в том числе с больничного;
- в поле 160 отразить общую сумму НДФЛ, удержанного с начала года, включая налог, удержанный с больничного.
При отражении больничных в расчете руководствуйтесь общими правилами заполнения расчета.
Материальная помощь в 6-НДФЛ
Отражение в расчете 6-НДФЛ материальной помощи зависит от того, облагается ли она НДФЛ.
Материальную помощь, которая облагается НДФЛ полностью (т.е. без установления нормативов, ниже которых она не облагается налогом), нужно отразить в расчете 6-НДФЛ.
Также отражайте в расчете 6-НДФЛ материальную помощь, выплаченную свыше необлагаемого размера, если он установлен Налоговым кодексом РФ (например, 50 000 руб.). Материальную помощь, выплаченную в пределах необлагаемого размера, мы рекомендуем отражать в 6-НДФЛ, поскольку ее можно выплатить несколько раз за год и в итоге превысить лимит.
Материальную помощь в размере до 4 000 руб. в расчете 6-НДФЛ также целесообразно отражать по указанной причине. Если вы выплатите ее несколько раз за год и тем самым в одном из периодов будет превышен необлагаемый размер, вся выплаченная помощь (как в пределах лимита, так и сверх него) должна быть отражена в расчете 6-НДФЛ с учетом вычета в размере 4 000 руб. за год.
Помощь, которая полностью не облагается НДФЛ (т.е. без установления нормативов, сверх которых она облагается налогом), в форму 6-НДФЛ включать не нужно. Например, не нужно отражать материальную помощь в связи со смертью работника или члена его семьи.
В разд. 1 расчета 6-НДФЛ налог с материальной помощи отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразите его следующим образом:
- в поле 020 включите удержанный с материальной помощи НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 укажите срок перечисления налога;
- в поле 022 отразите НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021.
При необходимости заполните другие поля разд. 1.
В разд. 2 расчета сведения о материальной помощи отразите в составе обобщенных показателей следующим образом:
- общую сумму начисленной и выплаченной материальной помощи включите в показатель поля 110;
- необлагаемую часть материальной помощи (сумму вычета) согласно значениям кодов видов вычетов налогоплательщика включите в показатель поля 130;
- исчисленный с материальной помощи НДФЛ в общей сумме за период включите в показатель поля 140;
- удержанный с материальной помощи НДФЛ в общей сумме за период включите в показатель поля 160.
Отражение в 6-НДФЛ доплат в связи с уточнением среднего заработка
Оплату отпуска производят не позднее чем за три дня до его начала (ст. 136 ТК РФ). Расчет среднего заработка для оплаты ежегодного отпуска (ст. 139 ТК РФ) производится исходя из фактически начисленной работнику заработной платы и фактически отработанного им времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя зарплата. При этом календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно).
Вместе с тем в приведенном примере дата окончания расчетного периода для исчисления среднего заработка для оплаты ежегодного отпуска (30.06.2016) наступила уже после срока оплаты отпуска. В связи с чем после окончания календарного месяца средний заработок пересчитывают, а работнику в ближайший день выплаты зарплаты производят соответствующую доплату.
Компенсация за неиспользованный отпуск в 6-НДФЛ
Увольняющемуся с работы сотруднику нужно выплатить компенсацию за все отпуска, которые тот не успел использовать до момента своего ухода (ст. 127 ТК РФ). В отличие от других компенсаций при увольнении, отпускная облагается подоходным налогом.
Поскольку в день увольнения выплачиваются все суммы, причитающиеся работнику, отпускная компенсация выплачивается одновременно с расчетом по зарплате (ст. 140 ТК РФ). НДФЛ с компенсации следует уплатить в бюджет в тот же срок, что и налог с зарплаты.
Отражается компенсация отпуска при увольнении в 6-НДФЛ в двух разделах. В Разделе 2 сумма компенсации добавляется в доход по строке 110, сумма налога в строки 140 и 160. В Разделе 1 отпускная компенсация показывается совокупно с зарплатой работника, выплаченной в тот же срок перечисления.
Формирование расчета по форме 6-НДФЛ
Формирование расчета по форме 6-НДФЛ в программе производится в автоматическом режиме. Для корректного формирования расчета необходимо, чтобы в программе были:
-
отражены все доходы, полученные физическими лицами за налоговый период
-
введены сведения о праве на налоговые вычеты (стандартные, профессиональные, имущественные, социальные, авансовые платежи по НДФЛ) и отражены фактически предоставленные вычеты
-
рассчитаны и учтены суммы исчисленного, удержанного налога.
Перед подготовкой отчетности обязательно надо проверить актуальность релиза программы (необходимо убедиться, что программа обновлена последним релизом).
При подготовке сведений можно воспользоваться для анализа отчетами: Сводная справка 2-НДФЛ, Регистр налогового учета по НДФЛ, Контроль сроков уплаты НДФЛ, Удержанный НДФЛ (ЗУП 3.1: Налоги и взносы – Отчеты по налогам и взносам, Бухгалтерия 3.0: Зарплата и кадры – Отчеты по зарплате).
В программе для составления расчета по форме 6-НДФЛ предназначен регламентированный отчет 6-НДФЛ (с 2021 года) (ЗУП 3.1: Отчетность, справки – 1С-Отчетность, Бухгалтерия 3.0: Отчеты – Регламентированные отчеты).
Для составления отчета:
-
введите команду для создания нового экземпляра отчета по кнопке Создать
-
выберите в форме Виды отчетов отчет с названием 6-НДФЛ (с 2021 года) и нажмите на кнопку Выбрать.
Заполнение раздела 2 расчета по форме 6-НДФЛ
В разделе 2 расчета указываются обобщенные по всем физическим лицам суммы начисленного и фактически полученного дохода (т. е. если доход начислен, но не выплачен физическому лицу на дату представления расчета в ФНС России, то такой доход указывать в расчете не нужно (см. также письма ФНС России от 13.09.2021 № БС-4-11/12938@, от 09.08.2021 № СД-19-11/283@), исчисленного и удержанного налога нарастающим итогом с начала налогового периода по соответствующей налоговой ставке и КБК.
При заполнении раздела 2 расчета необходимо помнить, что с 1 января 2023 года поменялась дата получения дохода в виде заработной платы. Если раньше датой получения дохода в виде зарплаты был последний день месяца за который она начислена, то с 01.01.2023 датой получения такого дохода является день его выплаты, в том числе перечисления на банковский счет (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Теперь зарплата последнего месяца квартала, выплаченная в месяце следующего квартала, попадет во второй раздел уже отчета за следующий квартал, независимо от месяца начисления. То же относится и к прочим выплатам.
Рассмотрим подробнее, что указывается в разделе 2 расчета:
-
по строке 100 – ставка налога, с применением которой исчислены суммы налога. Если налоговый агент выплачивал физическим лицам в течение налогового периода (отчетного периода) доходы, облагаемые по разным ставкам, раздел 2 расчета заполняется для каждой из ставок налога (п. 4.2 Порядка заполнения расчета)
-
по строке 105 – код бюджетной классификации по налогу. Например, в отчетном периоде удержан налог по ставке 13 % с доходов в виде оплаты труда, по ставкам 13 % и 15 % с дивидендов. В этом случае будут заполнены три страницы раздела 2 – по КБК 18210102010011000110 для НДФЛ с доходов в виде оплаты труда (ставка налога 13 %), по КБК 18210102130011000110 для НДФЛ с дивидендов (ставка налога 13 %, применяемая к части налоговой базы, не превышающей 5 млн рублей) и по КБК 18210102140011000110 для НДФЛ с дивидендов (ставка налога 15 %, применяемая к части налоговой базы, превышающей 5 млн рублей)
-
по строке 110 – общая сумма дохода (включая налог, вычеты) по всем физическим лицам. Указываются суммы дохода, которые облагаются НДФЛ полностью и частично. Необлагаемые доходы (ст. 217 НК РФ) в этой строке не указываются (к таким доходам относится, например, пособие на погребение и т. д.). В том числе:
-
по строке 111 – общая сумма дохода в виде дивидендов (см. пример)
-
по строке 112 – общая сумма дохода по трудовым договорам (контрактам)
-
по строке 113 – общая сумма дохода по гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг) (см. пример)
-
по строке 115 – сумма дохода, выплаченная высококвалифицированным специалистам (ВКС) по трудовым и гражданско-правовым договорам (ГПХ), входящая в строки 112 и 113 (т. е. сумма выплаты ВКС, например, по дивидендам в этой строке не отражается) (см. пример).
Сотрудник уходил в отпуск с 1-го числа следующего месяца. Компания рассчитала отпускные из известных выплат и перечислила за три дня до начала отдыха. После этого пересчитала и доплатила отпускные.
Компания не может точно определить средний заработок, если работник идет отдыхать с 1-го числа месяца. Ведь в расчет отпускных компания берет выплаты за 12 месяцев, предшествующих отдыху. А отпускные обязана выдать за три дня до начала отдыха (ст. 136 ТК РФ). Поэтому отпускные потребуется рассчитать дважды и доплатить уже в следующем месяце.
Доплата — это тоже отпускные. В такой ситуации срок для перечисления НДФЛ — последний день месяца, в котором компания выдала деньги (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Также сроки оплаты налога будут отличаться, если компания задерживает отпускные. Например, часть выдает до отдыха, а остаток доплачивает в следующем месяце. НДФЛ потребуется удержать с каждой выплаты, а перечислить в последний день месяца, в котором работник получил деньги.
Средний заработок за один и тот же отдых компания покажет два раза в строках 100–140 раздела 2. А если отпускные она доплатила в следующем квартале, они попадут в расчет за девять месяцев.
На примере
Сотрудник ушел отдыхать с 1 июня. Компания выдала отпускные 27 мая — 10 000 руб. НДФЛ — 1 300 руб. (10 000 руб. × 13%). 1 июня компания пересчитала отпускные и доплатила сотруднику 2000 руб. НДФЛ — 260 руб. (2000 руб. × 13%). Компания заполнила 6-НДФЛ, как в образце 36.
У директора и главбуха есть по четыре дополнительных дня отпуска. Иногда сотрудники берут вместо дополнительных дней компенсацию.
Сотрудники вправе получить денежную компенсацию взамен дополнительных дней отпуска (ст. 126 ТК РФ). Дата получения дохода по такой выплате — день, когда компания выдала деньги. В этот же день удержите НДФЛ. То есть в строках 100 и 110 компания запишет дату выплаты.
Крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца, в котором они выданы. Но компенсация дополнительных дней отпуска — это не отпускные. Крайний срок, когда можно перечислить налог с такой выплаты, — следующий рабочий день.
На примере
Директор имеет право на 4 дополнительных дня отпуска. Сотрудник написал заявление на замену дней отдыха денежной компенсацией. Компания выдала деньги 12 мая — 17 000 руб., в этот же день удержала НДФЛ — 2 210 руб. (17 000 руб. × 13%). Крайний срок перечисления налога — 13 мая. Компания заполнила раздел 2, как в образце 39.
Отражение задолженностей
Зарплата за июнь выплачена с задержкой — 20 августа. Какие особенности при заполнении 6-НДФЛ?
Обычно днем получение дохода в виде ЗП является последний день месяца. Но если она выплачена с опозданием, это правило не действует. Поэтому полученную в августе июньскую зарплату нужно отражать также в августе (письмо ФНС от 07.10.2013 № БС-4-11/17931@). Раздел 2 по этой операции в 6-НДФЛ за 9 месяцев выглядит так:
- по строке 100 — 20.08.2019;
- по строке 110 — 20.08.2019 (перед выплатой удержан НДФЛ);
- по строке 120 — 21.08.2019 (следующий за выплатой день — крайний срок перечисления налога);
- по строке 130 — сумма выплаченной в августе задолженности по зарплате (без уменьшения на вычеты);
- по строке 140 — общая сумма удержанного налога (с учетом примененных вычетов за июнь).
Как отразить задолженность по отпускным? Сотрудники, которые ушли в отпуск в апреле, получили их только в мае.
Дата получения дохода в виде отпускных — это дата их фактической выплаты. Задолженность по отпускным погашена в мае, допустим, 20 числа. Тогда же нужно удержать НДФЛ. Перечислить в бюджет его следует не позднее последнего дня того месяца, в котором получены отпускные. То есть не позднее 31 мая. Поэтому раздел 2 будет выглядеть так:
- по строке 100 — 20.05.2019 (дата фактической выплаты задолженности по отпускным);
- по строке 110 — 20.05.2019 (дата удержания налога);
- по строке 120 — 31.05.2016 (крайний срок перечисления НДФЛ с отпускных — последний день месяца).
Зарплата за март, выплаченная в апреле в 6-НДФЛ
В расчете за I квартал покажите:
- в поле 110 и 112 разд. 2 – сумму начисленной за март зарплаты;
- в поле 130 разд. 2 – сумму предоставленных в марте вычетов по НДФЛ;
- в поле 140 разд. 2 – сумму НДФЛ, исчисленного с зарплаты за март.
В прочие показатели расчета за I квартал зарплата за март и начисленный с нее НДФЛ не включаются. В том числе НДФЛ, который на отчетную дату (31 марта) не удержан с мартовской зарплаты, не нужно включать в показатель поля 170 разд. 2.
Зарплата, выплаченная в последний рабочий день декабря в 6-НДФЛ.
Отражайте следующим образом
В расчете за I квартал года в разд. 1 укажите:
- в поле 020 – общую сумму удержанного налога, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода, в том числе удержанного с зарплаты за декабрь;
- в поле 021 – первый рабочий день января следующего года;
- в поле 022 – сумму НДФЛ, удержанного с зарплаты за декабрь.
Заполнение отчетности в различных ситуациях
Как заполнить 6 НДФЛ, если отпускные выплатили вместе с зарплатой? Чтобы правильно понимать, какие значения в каких строках указывать, необходимо привести наглядный пример того, как правильно заполняются документы при выплатах работнику за труд и за отпуск.
Например, заработная плата сотрудника П. равна 45 000 рублей. Выплаты производятся каждый месяц 5 и 20 числа. 05. 05 этот сотрудник уходит в отпуск, и он получил на руки отпускные в размере 52 000 рублей.
Необходимо сформировать таблицу для наглядности, показав порядок заполнения формы 6 НДФЛ:
| Месяц, в котором работник получает свой доход | Назначение данного вида прибыли | Сколько получил на руки | Начисляемый обязательный подоходный сбор |
| Январь | Зарплата | 45000 | 5850 |
| Февраль | Зарплата | 45000 | 5850 |
| Март | Зарплата | 45000 | 5850 |
| Апрель | Зарплата | 45000 | 5850 |
| Май | Зарплата | 45000 | 5850 |
| Май | Отпускные | 52000 | 6760 |
| Июнь | Зарплата | 42200 | 5486 |
| Итог | 319200 | 41496 |
Теперь нужно правильно заполнить отчет нарастающим итогом вплоть до июня текущего года.
Выплаты в натуральной форме в 6-НДФЛ
Доходы в натуральной форме отражают в 6-НДФЛ по общим правилам, однако есть некоторые особенности.
Такой доход может облагаться по ставке 13%, 15% или 30% в зависимости от того, кому он выплачивается и по какому основанию. Если вы выплачивали физлицам доходы, облагаемые по разным ставкам, заполняйте разд. 1 и 2 отдельно для каждой из них.
В разд. 1 НДФЛ с дохода в натуральной форме отражается, если срок его перечисления приходится на последние три месяца отчетного периода. Отразить налог нужно следующим образом:
- в поле 020 включите удержанный с таких доходов НДФЛ, срок перечисления которого приходится на последние три месяца отчетного периода;
- в поле 021 укажите срок перечисления налога;
- в поле 022 отразите сумму НДФЛ, срок перечисления которого приходится на дату, указанную в поле 021 соответствующей строки.
При необходимости заполните другие поля разд. 1.
Раздел 2 составляется на отчетную дату нарастающим итогом с начала года в отношении доходов, облагаемых по соответствующей ставке. Начиная с отчетного периода, в котором доход в натуральной форме передан физлицу, отражайте его в разд. 2 следующим образом:
- в поле 100 укажите ставку в отношении которой заполняется раздел (например, «13»);
- в поле 110 включите сумму дохода в натуральной форме;
- в поле 120 укажите количество физлиц, с начала года получивших от вас облагаемый доход, в том числе в натуральной форме;
- в поле 130 отразите общую сумму налоговых вычетов, которые вы предоставили с начала года;
- в поле 140 отразите исчисленный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда доход был передан физлицу;
- в поле 160 отразите удержанный НДФЛ с дохода в натуральной форме начиная с отчетного периода, когда налог был удержан. Если налог с него не был удержан (например, из-за того, что физлицу не выплачивались доходы в денежной форме), то в поле 160 поставьте «0» (при условии, что налог по соответствующей ставке не был удержан с других доходов).
- в поле 170 укажите НДФЛ, который не был удержан на отчетную дату.
При необходимости заполните другие поля разд. 2.
Отпускные – это денежный доход, который сотрудник получает за счет ранее отработанный период. Отпускные получают все сотрудники, работающие по трудовому договору. Сумму отпускных работодатель обязан выплатить за 3 календарных дня до начала отпуска (учитываются календарные дни, а не рабочие).
В случае, когда сотрудник увольняется по собственному желанию, работодатель, согласно статьи 127 ТК РФ, обязан выплатить ему компенсацию за неиспользуемый отпуск. Согласно статьи 140 ТК РФ, работодатель все расчеты обязан произвести в последний день работы увольняющего работника. Соответственно, сумму компенсации за неиспользуемый отпуск сотрудник получает в последний рабочий день.
Выплату отпускных можно разбить на две ситуации:
- когда отпускные выплачиваются отдельно от зарплаты;
- когда отпускные выплачиваются вместе с зарплатой.
В первой ситуации в 6-НДФЛ отпускные показываются отдельной строчкой, так как начисляются индивидуально сотруднику и соответственно имеют отдельный срок уплаты налога.
Во второй ситуации отпускные в разделе 2 отражаются отдельно, так как срок для уплаты налога с отпускных имеет крайний срок.
Следовательно, при заполнении 6-НДФЛ по отпускным можно отметить следующее:
- в разделе 1 сумма отпускных включается в состав дохода по строчке 020;
- исчисленная сумма НДФЛ с отпускных включается в состав исчисленной суммы налога по строчке 040;
- в итоговую сумму уплаченного налога в строчке 070 начисленный НДФЛ включается, если перечислен в текущем отчетном периоде.