Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли обычным компаниям выписывать путевой лист на месяц в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Правила заполнения бумажных листов были даны в статье 6 закона № 259-ФЗ и в приказе Минтранса № 390. 1 марта 2023 года вступил в силу закон № 39-ФЗ, который внёс изменения в старые нормы и разрешил ведение электронных путевых листов.
Что изменилось в законодательстве в марте 2023 года
В новом законе описаны:
- порядок оформления электронных путевых листов;
- порядок предъявления электронного путевого листа сотруднику ГИБДД.
Кроме того, закон № 39-ФЗ ввёл следующие правила:
- Указывать номер ЭПЛ и название бланка не обязательно. Это требуется, только если лист используют в качестве первичного документа для подтверждения расходов.
- Вместо информации о собственнике транспорта нужно указывать данные ИП или компании, которые сформировали путевой лист.
- Сотрудники, которые проводили медосмотр водителя, подписывают ЭПЛ усиленной квалифицированной электронной подписью. Работники, ответственные за техосмотр транспорта, могут использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную подпись.
- Вести журнал для учёта путевых листов теперь не нужно. Старые журналы необходимо хранить в архиве компании в течение пяти лет.
Отметки о медосмотре в путевом листе
Много споров относительно того, может ли отсутствие в путевом листе отметки о предрейсовом медосмотре послужить законным основанием для снятия расходов. Здесь сразу отметим, что нужно отталкиваться от того, в каких случаях законодательство обязывает проходить лиц, управляющих автомобилем, такие медосмотры.
Исходя из совокупности положений п. 1 ст. 20 и п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» следует, что требования о проведении обязательных медосмотров распространяются на водителей транспортных средств. В первую очередь это непосредственно сотрудники, принятые на работу на должности «водитель». Во вторую очередь это все те, чья работа связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле. Как показывает практика, суды приравнивают к водителям тех сотрудников, чья работа была связана с постоянными разъездами на служебном автомобиле, например, торговых представителей (постановление Верховного суда от 19.12.2016 № 18-АД16-173). Полагаем, данный вывод можно распространить на курьеров и экспедиторов, которые доставляют товары на служебном транспорте.
Бывают еще и послерейсовые медосмотры, отметки о проведении которых тоже указаны в составе обязательных реквизитов путевого листа. Такие медосмотры нужно проводить только в том случае, если работа водителя связана с перевозками пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ). Соответственно, в случае, если автомобиль используется для управленческих нужд или для перевозки грузов, не относящихся к опасным, послерейсовые медосмотры водителей проводить нет необходимости.
Отсутствие отметки о медосмотре (если она обязательна) при налоговой проверке может повлечь за собой снятие расходов на ГСМ и, как следствие, доначисление налога. Таких примеров в судебной практике немало.
Также расходы могут снять, если отметку о медосмотре проставляло лицо, которое не может в силу законодательства проводить медосмотры. Отметим, что медосмотры водителей вправе проводить только медработники или медучреждения, имеющие соответствующую лицензию.
Путевой лист на несколько дней, водителей: правила оформления
То есть путевой лист на несколько дней оформить можно, но только если водитель едет в многодневный рейс. В этом случае в путевом листе нужно указать даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого он может быть использован. Срок действия такого путевого листа не ограничен. Напомним, что ранее максимальный срок действия ПЛ был месяц.
В 2023-2023 годах по мнению Минтранса, высказанному в письме от 04.04.2023 № Д3-514-ПГ, можно было выдавать один путевой лист на всех водителей, работающих на одном автомобиле в течение смены. Запрета на это в приказе Минтранса «Об обязательных реквизитах ПЛ» от 18.09.2008 № 152 не было. Главное, чтобы была обеспечена идентификация отметок о предрейсовом (послерейсовом) медосмотре каждого из них.
Штраф за отсутствие п/л для ИП и Юридического лица
Согласно нормативу об административном правонарушении по ст. 12.31.1. КоАП РФ Юрлица и ИП несут одинаковую ответственность. Хотя доходы крупной транспортной компании и небольшого индивидуального предприятия несравнимы. Штрафы за езду без путевого листа больнее всего бьют по карману малого бизнеса. Чем меньше зарабатываете, тем тщательнее надо выполнять требования российского законодательства.
Организации — юридические лица, казалось бы более подготовлены. Возможностей следовать нормативам РФ у них гораздо больше. Как правило:
- Штат сотрудников укомплектован специалистами, согласно требуемой квалификации.
- Налажен Бухгалтерский учет путевых листов.
- Фиксируются расходы на ГСМ.
- Ведется рабочий график водителей.
- Имеется свой персонал медиков и пр.
Но при проверке находят нарушения, которые выливаются в штрафные санкции. Неправильно оформленные п/л или их отсутствие обернутся миллионными потерями. Это не только увеличение налогооблагаемой суммы. Возможны штрафы при отсутствии медицинского или технического осмотра, умноженные на количество водителей. В судебной практике подобные случаи уже зафиксированы.
Один путевой лист на несколько дней
- Название и порядковый номер;
- Информация о владельце транспортного средства (далее по тексту — ТС). Если владельцем является предприниматель, то эти сведения включают в себя его фамилию, имя и отчество, ОГРНИП, адрес по прописке, ИНН. Если же ТС принадлежит юридическому лицу, то эти сведения включают в себя название, ИНН, юридический адрес и ОГРНЮЛ;
- Информация о сроке действия ПЛ. Это может быть либо дата, в течение которой ПЛ используется, либо интервал дат, если ПЛ выписан более чем на один день;
- Информация о водителе. Это — фамилия, имя и отчество, а также время проведения предрейсового осмотра;
- Информация о ТС. Сюда включаются помимо сведений о самом автомобиле (марка, модель, тип, год выпуска и регистрационный знак), сведения о дате и времени выезда и заезда со стоянки/на стоянку.
- Срок хранения ПЛ равен пяти годам;
- Все ПЛ при их оформлении должны быть вписаны в журнал регистрации ПЛ;
- Показания одометра, дата и время выезда должны вписываться в ПЛ уполномоченными лицами организации или ИП. Если предприниматель выполняет функции водителя, то эти сведения вписываются им самостоятельно;
- ПЛ может быть выдан как на один день, так и на более длительный срок но не больше одного месяца.
- Приказ Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года с номером 152, который утверждает все обязательные реквизиты путевого листа (далее по тексту — ПЛ);
- Письмо Министерства финансов РФ департамента налоговой политики от 7 апреля 2006 года с номером 03-0-04-1-327, которое подтверждает право использования собственно разработанной формы ПЛ;
- Письмо Министерства финансов РФ департамента налоговой политики от 16 марта 2006 года с номером 03-03-04-2-77, которое подтверждает право оформления ПЛ с периодичностью менее раза в день;
- Федеральный закон от 8 ноября 2007 года с номером 259, который вводит обязанность ведения путевых листов.
Согласно Письму Министерства финансов РФ департамента налоговой политики от 16 марта 2006 года с номером 03-03-04-2-77 один путевой лист на несколько дней может быть оформлен любыми хозяйствующими субъектами, которые самостоятельно разработали форму ПЛ и утвердили ее приказом руководителя. Главное условие для оформления ПЛ сроком более одного дня является то, что организация или индивидуальный предприниматель, оформляющий ПЛ, не должны являться автотранспортным предприятием.
Автотранспортные хозяйствующие субъекты обязаны оформлять ПЛ только по унифицированной форме и сроком не более чем на один день. А вот для всех остальных компаний и ИП такого правила нет. Они могут самостоятельно разработать форму, которая будет включать все обязательные реквизиты и составлять ПЛ на срок до одного месяца.
Можно ли выписывать путевой лист на месяц на легковой автомобиль
В Приказе Минтранса России N 152 сказано, что путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок, то есть одно транспортное средство — один путевой лист на соответствующий период. В то же время если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, можно оформить несколько путевых листов (раздельно на каждого водителя). При отсутствии соответствующего документа водитель подвергнется наказанию административного плана (п.
Для представителя бухгалтерии ответ на вопрос «зачем нужен путевой лист» будет простым и однозначным — для подтверждения производственной направленности расходов, которые связаны на обеспечение данного автомобиля ГСМ.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2022 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предрейсовые (послерейсовые) медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит:
Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.
Журнал учета путевых листов в 2022 году
ИП и компании могут в 2022 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
-
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
-
Таблица, в которой указывают:
- номер путевого листа и дату его выдачи,
- данные водителя и его табельный номер,
- гаражный номер автомобиля;
- подписи лиц, ответственных за ведение журнала: водителя, диспетчера и бухгалтера.
Заполнение путевого листа
Путевой лист — это первичный документ, обосновывающий понесенные затраты в ходе деятельности компании или ИП, т.е. они должны заполняться верно. С 01.01.2013 г. коммерческие организации вправе разрабатывать свои формы документов, которые утверждаются приказом руководителя. Приказом Минтранса России №152 сформулированы основные правила ведения документации по ТС:
- каждое ТС должно иметь документы на перевозку
- оформляться минимум на 1 день, максимум на 1 месяц
- если в течение рабочего дня на ТС работают несколько водителей, то каждому водителю можно оформить отдельный путевой лист
- нумеруются в хронологическом порядке
- указывает тип ТС (легковой, грузовой автомобиль, троллейбус и т.д.)
отражаются дата и время:
- пробега ТС (и при выезде, и при въезде)
- медосмотров водителя
- технического контроля ТС
- путевые листы на ТС регистрируются в журнале регистрации
- хранению подлежат не менее 5 лет (75 лет для опасных производств)
Особенности путевого листа 2024
Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании. Также, согласно Приказу Минтранса №476 от 07.11.2017, в путевке необходимо прописывать дополнительные данные о владельце автомобиля: для предприятий – ОГРН, для ИП – ОГИП.
ВНИМАНИЕ! Требования приказа Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 к оформлению путевок пересекаются с Уставом Автотранспорта. Соблюдать его обязаны перевозчики, которые ввозят что-то и имеют отдельное соглашение о поставках за оплату. Действие закона прекращается, когда речь идет о некоммерческой транспортировке пассажиров/ товаров либо единовременной поездке в собственных целях. Автомобилисту не нужна путевка. Если сотрудник ГИБДД потребует ее, подобные действия рассматриваются как нарушение прав. Постановление о денежном наказании легко отменить в судебном порядке. Во всех остальных ситуациях предусмотрен штраф за езду без п/л в размере 500-3000 рублей (ст.12.13 КоАП РФ).
Путевой лист требуется организациям и индивидуальным предпринимателям в следующих случаях:
- Расчет амортизации.
- Контроль передвижения ТС.
- Учет общих расходов на автотранспорт.
- Учет затрат на ГСМ и топливо (бензин).
- Начисление заработной платы водителям.
Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации. Путевой лист может быть выдан на месяц (30 дней), 1 рабочий день либо на 1 поездку. Новыми правилами заполнения п/л в 2024 году предусмотрена возможность продления периода его действия.
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |