Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведомость приема наличных денег». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость применения платежной ведомости появляется в тех случаях, когда выплаты надо провести в дни, не совпадающие с обычными датами выплаты заработной платы. Если обычно для расчета и оплаты труда применяются расчетные (например, в случае выплаты заработной платы на карточные счета) или расчетно-платежные ведомости, то в единичных и незапланированных случаях используется платежная ведомость.
Оформление первой страницы
- Первым делом на титульном листе необходимо указать полное название предприятия (в соответствии с регистрирующими документами), а также структурное подразделение, на которое оформляется ведомость (если таковое имеет место быть).
- Далее необходимо вписать код по общему классификатору организаций и в столбце «Корреспондирующий счет» цифру 70.
- Затем указывается срок действия данной ведомости, который должен быть не менее 5 дней с момента ее подписания (Положение Банка России года № 373-П от 12.10.2011).
- В обязательном порядке в соответствующую строку первой страницы платежной ведомости должна быть вписана общая сумма, начисленная работникам за рассчитываемый период, причем как в цифровом, так и в письменном виде.
- После этого надо указать дату составления платежной ведомости, а также ее порядковый номер по внутреннему документообороту.
- Последнее, что нужно вписать на титульный лист формы Т-53 – это период, за который производится выплата. Здесь нужно указать конкретные даты.
Выплата наличных денег по платежной ведомости
Непосредственную выплату денежных средств по платежной ведомости может осуществлять кассир или другой работник, назначенный распоряжением руководителя предприятия или индивидуальным предпринимателем. При этом это лицо должно быть в обязательном порядке ознакомлено со своими правами и обязанностями. С документами, содержащими информацию о правах и обязанностях, работник должен быть ознакомлен под роспись перед допущением к работе. Предприниматель или руководитель юридического лица вправе и самостоятельно производить выплаты.
С целью обеспечения безопасности хранения и выдачи денежных средств, все кассовые операции должны производиться в специально оборудованных помещениях — кассах.
Выдавать денежные средства кассир может только лицу, указанному в ведомости, либо его представителю по доверенности. При выплате денег по доверенности об этом делается отметка перед подписью уполномоченного лица. Оригинал доверенности подшивается и хранится вместе с ведомостью. В том случае если передать оригинал кассиру не представляется возможным (доверенность на получение денег от нескольких лиц, либо многоразовая доверенность) то с неё снимается копия, которая в дальнейшем заверяется в установленном на предприятии порядке. Если по доверенности производится несколько выплат, то оригинал подшивается к ведомости при последней выплате.
Нормативными актами предусмотрено обязательное удостоверение личности получателя денежных средств.
Обратите внимание: платежные ведомости могут заинтересовать не только налоговую инспекцию при соответствующей проверке, но и трудовую при проверке правильности соблюдения трудового законодательства. Рассматриваемые документы являются не только первичными для бухгалтерского учета, но и являются первичной учетной документацией по учету труда и его оплаты.
Как закрыть платежную ведомость
Этот этап является завершающим. После того, как срок действия платежной ведомости истек (пять дней) кассир должен оформить ее закрытие. Причем сделать это необходимо даже в том случае, если заработная плата не была выдана всем сотрудникам. Для закрытия ведомости нужно:
- Написать слово «депонировано» напротив фамилий тех работников, которые не получили по данной ведомости причитающиеся им деньги;
- Подсчитать выданные средства и те, которые были задепонированы. Внести эти сведения на последний лист ведомости;
- Заверить ведомость подписью;
- Выписать расходно-кассовый ордер. В нем надо написать сумму выданных средств, затем внести номер ордера в ведомость.
После того, как вся эта процедура проведена, ведомость нужно снова передать в бухгалтерию.
Штрафы за нарушение кассовой дисциплины
- Неприменение ККТ:
- Размер штрафа для работника составляет от 3 000 до 4 000 рублей, для компании — от 30 000 до 40 000 рублей.
- Превышение лимита остатка:
- Штраф составляет от 40 000 до 50 000 рублей.
- Неоприходование наличной выручки:
- Предусмотрен штраф до 50 000 рублей.
- Превышение лимита расчетов наличными:
- Для организаций штраф от 40 000 до 50 000 рублей, для должностных лиц и ИП — от 4 000 до 5 000 рублей.
Препроводительная ведомость к сумке: особенности оформления
Бланк ведомости составляется в трех идентичных экземплярах:
- один нужен для того, чтобы вложить его внутрь сумки;
- второй документ с инкассаторской печатью необходим для банковского кассира;
- третий экземпляр должен храниться на предприятии, отправляющем наличность в банк.
В организации обязанность оформления и хранения ведомости возлагается на кассового работника. На третьем бланке, который предприятие-отправитель оставляет себе, инкассаторы проставляют свою подпись. Этот документ будет служить основанием для заполнения кассового журнала.
Бланк ведомости должен заполняться без ошибок и помарок. При обнаружении неточностей или опечаток документ составляется заново на чистой форме. Порядок внесения сведений в документ:
- проставляется порядковая нумерация ведомости;
- указывается номер направляемой сумки;
- в графу «от кого» вводят данные об организации, являющейся собственником денег и передающей эти средства в банк;
- получателем выступает предприятие, в адрес которого направляются денежные знаки (если деньги отправляют в банк для зачисления на собственный расчетный счет, то получателем и отправителем будет одно лицо);
- пример заполнения ведомости предполагает указание в дебете номера лицевого счета в банке, присвоенного получателю;
- в кредите должен быть расчетный счет получателя средств;
- сумма денег приводится прописью и цифрами.
Банком вносителя является финансовая организация, которая обслуживает предприятие, сдающее деньги. В роли банка получателя выступает финансовое учреждение, которому поручено клиентом принять деньги для их последующего зачисления на счет получателя. В соответствующих полях указываются реквизиты обеих банковских структур. При внесении информации об источнике поступления денег можно написать:
- результат реализации товаров;
- выручка, сформированная от розничной торговли и др.
С обратной стороны препроводительная ведомость содержит опись наличности:
- номинал монет и бумажных денежных знаков;
- количество купюр или монет для каждого из указанных номиналов;
- суммарное значение средств в разбивке по номиналам.
Квитанцию заполняют для формирования доказательной базы, подтверждающей факт принятия наличности инкассатором. Когда сумка с ценностями передана инкассатору, он расписывается в квитанции, на бланке проставляется оттиск штампа. Документ остается на хранение у отдающей средства организации (такой порядок прописан в Письме Банка России от 16 октября 2015 г. № 29-1-1-ОЭ/4065).
Накладную после заполнения передают вместе с сумкой инкассаторскому сотруднику. В документе указывают данные о дате сдачи наличности, присвоенном форме номере, сведения о передающем лице и получателе средств, реквизиты обслуживающих банков, размер денежной суммы, подписи должностных лиц.
Сумма денег в кассе должна совпадать с данными кассовых документов (приходными и расходными ордерами, кассовой книгой), а также с данными контрольной ленты и фискальной памяти ККТ (Z-отчета). Излишек контролеры могут расценить как неоприходование наличности.
Образец заполнения препроводительной ведомости к сумке
Как правильно оформить препроводительную ведомость:
- В строку «номер ведомости» вносится порядковый номер документа.
- В отведенное поле заносится номер сумки
- В пункте «от кого» указываются данные о том, кто представляет организацию, передающую средства (ФИО полностью)
- В строке «получатель» фиксируется название организации, которой передаются денежные средства. В случае, если наличность передается в банк с целью зачисления на расчетный счет самой организации, то следует вписывать тоже самое название организации.
- Строка «дебит» – номер банковского лицевого счета получателя
- Строка «кредит» – номер расчетного счета получателя
- Денежная сумма прописывается цифрами. В графе «сумма прописью» денежная сумма фиксируется словами и должна обязательно совпадать с суммой, прописанной цифрами
- Графа «банк вносителя» – наименование и идентификационный код банка, сдающего денежные средства
- Графа «банк получатель» – наименование и идентификационный код банка, получающего денежные средства
- Пункт «источник поступления» – указывается способ получения и вид денежных средств (средства, полученные от реализации товаров, выручка от розничной торговли и т.д.)
- Обязательно нужно указать ИНН и КПП организации, которая получает наличность
- С обратной стороны документа должна быть внесена опись сдаваемой наличности (номинал, количество, сумма в монетах и сумма в банкнотах).
Выплата наличных денег по платежной ведомости
Непосредственную выплату денежных средств по платежной ведомости может осуществлять кассир или другой работник, назначенный распоряжением руководителя предприятия или индивидуальным предпринимателем. При этом это лицо должно быть в обязательном порядке ознакомлено со своими правами и обязанностями. С документами, содержащими информацию о правах и обязанностях, работник должен быть ознакомлен под роспись перед допущением к работе. Предприниматель или руководитель юридического лица вправе и самостоятельно производить выплаты.
С целью обеспечения безопасности хранения и выдачи денежных средств, все кассовые операции должны производиться в специально оборудованных помещениях — кассах.
Выдавать денежные средства кассир может только лицу, указанному в ведомости, либо его представителю по доверенности. При выплате денег по доверенности об этом делается отметка перед подписью уполномоченного лица. Оригинал доверенности подшивается и хранится вместе с ведомостью. В том случае если передать оригинал кассиру не представляется возможным (доверенность на получение денег от нескольких лиц, либо многоразовая доверенность) то с неё снимается копия, которая в дальнейшем заверяется в установленном на предприятии порядке. Если по доверенности производится несколько выплат, то оригинал подшивается к ведомости при последней выплате.
Нормативными актами предусмотрено обязательное удостоверение личности получателя денежных средств.
Обратите внимание: платежные ведомости могут заинтересовать не только налоговую инспекцию при соответствующей проверке, но и трудовую при проверке правильности соблюдения трудового законодательства. Рассматриваемые документы являются не только первичными для бухгалтерского учета, но и являются первичной учетной документацией по учету труда и его оплаты.
Платежная ведомость. Заполнение Лист №2
Далее нужно заполнить таблицу, в которой необходимо последовательно и построчно заполнить указанные в таблице данные работников: табельный номер сотрудника, его фамилия и инициалы, сумма причитающейся зарплаты цифрами.
Если какие-то сотрудники зарплату не получили, например, по причине отсутствия в течение трех дней, указанных на титульном листе, то деньги нужно сдать в банк, а в графе 5 необходимо отметить депонирование суммы. Работник получит ее позже.
Когда вся таблица заполнена, сотрудники получили свой заработок, под таблицей нужно написать суммарную выданную сумму и, если имеется, то и депонированную сумму. Сумма указывается прописью и в скобках цифрами. В графе «выплату произвел» указывается фамилия, имя, отчество лица, ответственного за выдачу зарплаты.
Далее указывается документ, на основании которого выдавались деньги работникам из кассы, это расходный кассовый ордер: его номер и дата. Всё, платежная ведомость оформлена, нужно ее передать на проверку в бухгалтерию и на подпись руководству.
Работающее предприятие время от времени выдает из кассы денежные средства. Один из наиболее известных примеров — выплата заработной платы. Еще совсем недавно большинство российских предприятий выдавали ее исключительно наличными.
В утвержденный в компании период зарплата переводится на счет каждого сотрудника, заранее открытый в банке. Получать наличные гражданин будет через банкомат. Тем не менее, ведомость на выдачу денежных средств все еще используется на предприятиях.
Ведомость — документ, предназначенный для осуществления учета внутри компании. Ее основное предназначение — учет осуществления выплат заработных плат за каждый отчетный период. Как правило, оформляется ежемесячно.
Заработная плата сотрудникам выдается из кассы. При получении начисленных средств каждый из них должен расписаться. Ответственный работник за составление платежной ведомости — это бухгалтер, занимающийся начислением зарплаты или кассир.
Обязательные разделы ведомости на выплату зарплаты
Начинается оформление бланка ведомости выплаты заработной платы с указания наименования компании и ее структурного подразделения.
Отдельно в форме Т-53 заполняется поле для отражения корреспондирующего счета — при выдаче зарплаты указывается счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
Затем информация вписывается в ячейки по срокам выплаты денег. Затем заполняется общая выдаваемая по ведомости сумма (цифрами и прописью).
ВАЖНО! Длительность временного промежутка, в течение которого допустимо выдавать из кассы зарплату и производить иные выплаты, установлен п. 6.5 Указания № 3210-У и составляет 5 рабочих дней (включая день получения наличных из банка).
Вслед за этой информацией идут подписи ответственных лиц компании: руководителя и главного бухгалтера.
Необходимо также указать номер платежной ведомости и дату ее составления.
Платежные ведомости на выдачу заработной платы (бланк для заполнения которых вы можете скачать на нашем сайте) содержат еще одно дополнительное поле — для отражения расчетного периода. Эта информация важна для правильного оформления операции по выдаче зарплаты в бухгалтерских регистрах.
Кроме подписей директора и главного бухгалтера платежная ведомость содержит подписи еще нескольких ответственных лиц: бухгалтера, проверившего оформление выплат; специалиста, осуществившего операцию по выдаче зарплаты (кассира или иного уполномоченного лица). Указанные подписи с расшифровками Ф. И. О. завершают оформление платежной ведомости.
Прежде чем расписаться в ведомости, кассир обязан указать в отдельных строках выплаченную и депонированную суммы, а также номер и дату РКО (абз. 4 п. 6.5 Указания № 3210-У).
О заполнении табличной части платежной ведомости расскажем в следующем разделе.
Общий порядок кассовых операций
Кассовые операции выполняются в следующем порядке.
1. Бухгалтер оформляет первичный документ по приходу или расходу наличных денег и регистрирует его в журнале регистрации, находящемся в бухгалтерии.
2. Бухгалтер или любой другой работник передает первичный документ кассиру.
3. Кассир выполняет кассовую операцию: выдает денежную сумму лицу, которое указано в документе, или принимает деньги от указанного лица.
4. Сразу после этого кассир регистрирует кассовую операцию в кассовой книге, находящейся в кассе. Кассовая книга ведется под копирку в двух экземплярах.
5. В конце рабочего дня кассир подводит остаток по кассовой книге, сверяет его с остатком денег в кассе, затем отрывает из кассовой книги отчет кассира – это второй экземпляр листа кассовой книги с записями под копирку, и сдает его бухгалтеру вместе с приходными и расходными документами. Бухгалтер расписывается в первом экземпляре листа в том, что получил отчет кассира и все приходные и расходные документы.
Между бухгалтерией и кассой существует следующее разделение труда: бухгалтерия работает с документами, т. е. оформляет кассовые документы и контролирует их исполнение, а касса непосредственно принимает и выдает деньги. Инициатива кассовых операций исходит от бухгалтерии и руководства организации, но не от кассира. Кассир по своей воле не может ни выдать, ни принять денег.
Контрольно-кассовые машины
ККМ предназначена для ускорения процесса приема денег от покупателя. Каждая ККМ имеет клавиатуру, с помощью которой можно набирать цифры, символы и специальные команды.
Работнику организации достаточно набрать на клавиатуре ККМ причитающуюся денежную сумму и выбрать соответствующую команду, чтобы ККМ распечатала кассовый чек (или, как говорят торговые работники, пробила чек).
Кассовый чек – это отрезок бумажной ленты с нанесенным на него текстом, сформированным кассовым аппаратом. Этот текст должен содержать денежную сумму, название организации, дату формирования чека, а также другую информацию, важную для покупателя.
С точки зрения бухгалтерии кассовый чек – это документ, который можно приравнять к приходному кассовому ордеру. Кассовый чек является подтверждением хозяйственной операции получения наличных денег от покупателя.
Использование ККМ ускоряет процесс приема денег от покупателя, а для инспекции ФНС России – это дополнительный инструмент контроля за количеством наличных денег, которые организация получает от покупателей. ККМ содержат внутреннюю память, где фиксируются все факты формирования кассовых чеков. Информация из этой памяти недоступна для изменения, но доступна для просмотра. В частности, используя специальные команды, можно вывести из ККМ отчет об общей сумме чеков, пробитых за день. Этот отчет представляет собой отрезок бумажной ленты с нанесенным на нее текстом. Кроме того, можно вывести информацию об общей сумме чеков, пробитых за весь период эксплуатации ККМ.
Благодаря этим свойствам любой контролирующий орган может получить информацию об общей сумме чеков.
Каждая используемая ККМ подлежит регистрации в инспекции ФНС России, которая разрешает организациям использовать только определенные модели ККМ.
С ККМ работает работник организации – кассир-операционист. В конце рабочего дня он сдает остаток денежных средств старшему кассиру организации или работнику коммерческого банка – инкассатору.
На каждую ККМ должна заводиться книга кассира-операциониста – упрощенный аналог кассовой книги.
Порядок ведения кассовых операций
Порядок ведения кассовых операций регламентируется инструкцией ЦБ России от 04.10.93 г. «О порядке ведения кассовый операций в РФ».
Организации могут хранить в своих кассах наличные денежные средства в пределах лимитов остатка кассы, установленных банками по согласованию с руководителями организаций.
Прием наличных денег при расчетах с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.
Кассовые операции оформляются с использованием форм бланков кассовых документов, утвержденных Министерством Финансов РФ, и проводятся в следующем порядке:
- оформление первичных кассовых документов. Поступление наличных денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Выдача наличных денежных средств из кассы организации оформляется расходным кассовым ордером;
- регистрация сформированных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- регистрация кассовых операций в кассовой книге и ежедневное выведение остатка по кассовой книге. Записи в книгу делаются в двух экземплярах;
- сдача в бухгалтерию отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами.
В случаях оплаты труда, выдачи депонированных сумм, выплаты пособий по социальному страхованию и т.п. кассовые операции могут оформляться платежными ведомостями без составления кассового ордера для каждого получателя. В таком случае, на основании платежной ведомости, формируется один расходный кассовый ордер на общую сумму выданных по ведомости денежных средств.
В соответствии с п. 2 Указания любое предприятие, планирующее осуществлять кассовые операции, должно установить лимит денежных средств для хранения в специально установленном руководством месте (кассе).
Лимит остатка в кассе денежных средств выводится на конец рабочего дня путем подбития итога в кассовой книге. При этом ИП и субъекты малого предпринимательства могут не устанавливать в своих кассах лимиты.
Документальное оформление кассовых операций
При поступлении наличности используются кассовые ордера, заполняемые по ф. 0310001; при расходе — расходные ордера по ф. 0310002. При этом ИП могут не оформлять кассовые документы (ордера) и регистры (кассовую книгу), как упомянуто в пп. 4.1, 4.6 Указания.
Оформление кассовых документов возлагается на главбуха, а также на бухгалтера, кассира, иное лицо (должностное или физлицо, которому доверено ведение бухучета), в обязанности которого входит ведение кассовых операций. Руководитель оформляет кассовые документы в том случае, если нет в штате (на рабочем месте) главбуха, кассира или другого уполномоченного на ведение кассовых операций лица (п. 4.2 Указания).
Документы по кассе подписывают главбух или уполномоченный бухгалтер и кассир, при их отсутствии — руководитель предприятия. У кассира должна быть своя печать с реквизитами, подтверждающими проведение операций по кассе, и образцы подписей уполномоченных на подписание кассовых документов должностных лиц.
Если в штате имеется старший кассир, то факт передачи/принятия им денег кассиру/от кассира отражается в книге учета денежных средств по ф. 0310005. Каждая запись по движению средств между старшим кассиром и кассирами подтверждается их подписями.
Под кассу отводится специальное место (помещение), в котором бы можно было обеспечить сохранность как денежных средств, так и кассовых документов.
В обязанности кассира входит не только подсчет поступающей в кассу наличности, но и проверка кассового документа на соответствие образцу, наличие достоверных подписей и точность указанной суммы. Кроме того, проверяется наличие перечисленной в ордере подтверждающей документации. Наличные принимаются путем пересчета, при этом лицо, вносящее денежные средства в кассу, должно наблюдать процесс подсчета.
Учет поступающей в кассу наличности ведется в кассовой книге, оформляемой по ф. 0310004. При этом каждая запись в данном регистре делается кассиром на основании каждого кассового ордера (ф. 0310001 и 0310002). Кассир должен вывести остаток в кассе денежных средств на конец каждого рабочего дня — итоговая запись делается в ф. 0310004 и заверяется его подписью. Если на протяжении дня операций по кассе не было, то и записи в книгу не делаются.
В конце своего рабочего дня кассир должен сверить все записи, сделанные в ф. 0310004, с имеющимися кассовыми документами, вывести остаток и проставить свою подпись. Также сверку должен провести и проставить свою подпись в книге главбух или ответственный бухгалтер.
Кассовые документы и регистры могут быть оформлены в бумажной или в электронной форме. При этом на бумажном носителе документы могут быть составлены при помощи машинописи или же заполнены от руки. Подписи на бумажных документах должны проставляться собственноручно.
В кассовые документы нельзя вносить исправления. В регистрах исправления допустимы, но необходимо, чтобы была проставлена дата исправления, а также инициалы и подпись сотрудника, вносящего исправления.
Для оформления кассовых документов и регистров в электронном формате используются специальные технические средства для обеспечения защиты записей от несанкционированных исправлений и искажений информации, а также для идентификации ответственного лица. После проставления на таких документах цифровой подписи их исправление уже недопустимо.