Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет и списание ГСМ на предприятии в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
ГСМ расшифровывается как «горюче-смазочные материалы». Стандартно сюда относятся все виды топлива (бензин, дизель, сжиженный или сжатый газ), а также смазочные материалы (моторные масла, охлаждающие и тормозные жидкости, пластические смазки и т.д.).
В налоговом учёте материалы (топливо, в том числе) должны оформляться как материальные, либо как прочие расходы. В основе выбора лежит основная деятельность компании: если она напрямую связана с перевозками и эксплуатацией автомобилей, то ГСМ следует отнести к материальным затратам; если же компания использует машины для служебных поездок и личных нужд, то ГСМ — это прочие расходы.
Что касается нормирования расходов, то здесь также доступно два варианта. По закону ГСМ можно учитывать и по фактическому потреблению, и по нормированному расчёту. Налоговый кодекс не даёт каких-либо указаний для этого выбора. Организации должны самостоятельно решить, что им удобнее: фиксировать расход ГСМ по фактически использованному топливу или по пробегу автомобиля.
Вариант 1. Учёт ГСМ при фактическом списании
В путевом листе зафиксировано, сколько было топлива в баке на начало рейса (10 л), сколько было выдано (45) л и сколько осталось после поездки (14 л).
Расчёт фактического использования ГСМ: 10 + 45 – 14 = 41 л.
Сумма к списанию: 41 л × 43,14 руб. = 1768,74 руб.
| Описание операции | Дт | Кт | Сумма в рублях |
|---|---|---|---|
| Списание топлива с оформлением бухгалтерской справки-расчёта | 26 | 10 | 1 768,74 |
Разработка индивидуальных норм измерения расхода и списания ГСМ — ГЛОНАСС/GPS
Чтобы провести эксплуатационный замер, необходимо:
- Долить топливо в бак до его заполнения.
- Опломбировать и сфотографировать систему подачи топлива, чтобы перестраховаться от несанкционированного доступа к ней недобросовестных водителей.
- После этого транспортное средство нужно «прогнать» в обычном режиме, в условиях плохой дороги
и т. п. - Затем необходимо вновь долить топливо в бак до его заполнения, предварительно посчитав его объем
каким-либо измерительным прибором (обязательно сертифицированным).
Чиновники выделили три основных понятия:
|
Базовая НЗТ |
Это стандартное значение затрат ГСМ. Устанавливается в отдельности для каждой марки транспортных средств. Учитывает индивидуальные конструкции, массу в снаряженном состоянии, вид потребляемого ГСМ и прочие характеристики. Вид расхода применим для стандартных, типизированных ситуаций. |
|
Транспортная НЗТ |
Этот вид нормативного использования применяется уже с учетом характеристик транспортной работы агрегата. По сути, это базовый стандарт, пересчитанный с учетом грузоподъемности, тяговой силы, номинальной загрузки груза или пассажиров. То есть стандарт с учетом рабочих характеристик авто. |
|
Эксплуатационная НЗТ |
Это реальный норматив затрат, который пересчитан с учетом поправочных коэффициентов. Это базовая и транспортная НЗТ, которые учитывают условия эксплуатации ТС (местность, климат, температурный режим и прочие особенности эксплуатации). |
Расчет для легковых автомобилей
Для легкового авто расчет норматива производится по специальной формуле:
Qн = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),
где:
- Qн — это норматив затрат ГСМ, исчисленный в литрах;
- Hs — базовый стандарт расхода топлива на пробег автомобиля в 100 км;
- S — конкретный пробег автомобиля, исчисляется в км;
- D — поправочный коэффициент, установленный к норме, отражается в %.
Базовый стандарт определяется в соответствии с рекомендациями Минтранса для организаций. Например, отдельные значения предусмотрены:
- для отечественного транспорта до 2014 года выпуска;
- для зарубежных авто до 2008 года;
- для зарубежных марок с 2008 по 2014 год.
Учет расходов на топливо
Все виды топлива (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ) относятся к горюче-смазочным материалам (ГСМ), которые входят в состав материально-производственных запасов (МПЗ). В соответствии с ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов» (утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н) МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Для обобщения информации о наличии и движении топлива в Плане счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н) предназначен субсчет 10.03 «Топливо», подчиненный счету 10 «Материалы».
Документом, который подтверждает расход топлива, данные о фактическом пробеге и производственный характер маршрута движения автомобиля, является путевой лист. Формы путевых листов для различных видов автомобильного транспорта утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Эти формы документов носят обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа, которая должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»:
- наименование и номер путевого листа;
- сведения о сроке действия путевого листа;
- сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
- сведения о транспортном средстве (тип, государственный знак, показания одометра);
- сведения о водителе.
Пример оформления ГСМ в учете
Для эффективного контроля и учета топлива в организации рекомендуется использовать специальные топливные карты. Такой подход позволяет автоматизировать процесс заправки автомобилей, удобно отслеживать расход топлива и сократить возможные злоупотребления.
В учетной системе предусмотрены следующие поля для заполнения информации о топливных картах:
- Номер карты: каждой карте присваивается уникальный номер, который используется для идентификации в системе.
- Дата выдачи: указывается дата выдачи топливной карты.
- Организация: указывается наименование организации, выдавшей карту.
- Водитель: указывается ФИО водителя, которому выдана карта.
- Лимит по топливу: указывается максимальная сумма топлива, на которую может быть заправлен автомобиль с использованием данной карты.
- Остаток по топливу: указывается текущий остаток топлива, доступный для заправки.
Для удобства отслеживания и контроля за использованием топлива также рекомендуется вести журнал заправок. В этом журнале указываются следующие данные:
- Дата и время заправки: фиксируется дата и время каждой заправки.
- Номер карты: указывается номер топливной карты, используемой при заправке.
- Организация: указывается наименование организации, от которой получена топливная карта.
- Водитель: указывается ФИО водителя, заправляющего автомобиль.
- Объем топлива: указывается объем топлива, заправленного на заправке.
- Стоимость: указывается стоимость заправки.
Списание ГСМ по Путевым листам
Путевой лист является первичным документом, в котором отражена вся необходимая информация:
- о транспортном средстве — регистрационный номер, марка, модель;
- о лице, эксплуатирующем ТС и являющимся в данном случае материально-ответственным за переданные ГСМ;
- дате и времени, когда ТС находилось в пути, то есть периоде фактической траты топлива и других ГСМ;
- месте отправления, месте назначения, километраже пробега;
- показателях одометра при выезде и по приезде;
- количестве топлива в баке при выезде, возвращении, приобретенного и нормах списания топлива для данного ТС;
- другая необходимая информация и отметки.
Юридическое значение документа
Предприятия, осуществляющие свою деятельность посредством эксплуатации транспортных средств, тратят внушительные средства на поддержание их работоспособности. В эти расходы входят траты на ГСМ. ГСМ – это жидкости, необходимые для функционирования транспорта. Это может быть как топливо (бензин, дизель), так и другие машинные жидкости (машинное масло, тормозная жидкость и т.д.). Расходы на ГСМ в бухгалтерском учёте необходимо выделять в отдельную категорию расходов предприятия. Так учёт будет отражать реальное положение финансовых дел в организации.
Списывать горюче-смазочные материалы следует один раз в определённый период. Периодичность списания каждая организация определяет в индивидуальном порядке, в зависимости от объёмов использования жидкостей. Объём будет сильно разниться от предприятия к предприятию.
Акт на списание будет являться важным документом для налогового органа. Списывая материалы с учёта предприятия, организация автоматически списывает определённую сумму денежных средств, затраченных на ГСМ. Таким образом, налогооблагаемая база юридического лица будет уменьшаться. Акт на списание ГСМ будет являться веским основанием для отнесения потраченной суммы на расходы, связанные с машинными жидкостями.
Для того чтобы у налогового органа не возникло вопросов о несоразмерности списываемых ГСМ действительности, для составления акта на списание используются путевые листы. В путевых листах сотрудники, работающие на транспорте, ежедневно фиксируют объёмы затраченных за рабочую смену жидкостей, время, проведённое за управлением автомобилем и пройденный километраж. Если пройденный километраж не будет соотноситься с объёмом затраченных жидкостей, могут возникнуть лишние неприятности.
Бухгалтерский учет ГСМ
Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.
Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):
- по средней себестоимости;
- по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).
Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.
Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.
Кто и на основании чего его составляет
В организации самостоятельно решают вопрос, кто делает материальный отчет по бензину, — обычно эта функция возлагается на материально ответственных за горючее: водителей, механиков, начальников транспортного отдела. Они обязаны вести документы по ГСМ. Компания предоставляет водителям топливные карты, в которых обозначают все затраты бензина. Выдают горючее по путевым листам, в них расписывается бухгалтер, а в ведомостях — водитель. В них отмечают следующие сведения:
- время, которое водитель находился за рулем;
- цели поездки;
- объемы бензина, которые он за это время израсходовал;
- состояние автомобиля.
Материально ответственный сотрудник формирует отчет о работе автомобиля за месяц на основании первичных документов бухучета:
- ведомости выдачи ГСМ и топлива;
- карточки учета расходов;
- талонов (если ГСМ приобретается по безналичному расчету);
- чеков АЗС (если водитель оплачивает бензин наличными);
- товарных и товарно-транспортных накладных;
- актов о списании горючего и др.
Руководство компании утверждает периодичность отчетности в зависимости от специфики деятельности. Например, путевые листы необязательно оформлять ежедневно или еженедельно. Если организация не относится к транспортным, то вправе установить периодичность самостоятельно — ежеквартально или ежемесячно.
Ответственный сотрудник составляет документ, подписывает и отдает в бухгалтерию. К нему обязательно прикладывает первичные бумаги, в которых отмечены поступления и затраты ГСМ. Всю информацию в поступающих актах проверяет бухгалтер и отражает их в учете.
Контролирующие инспекторы обычно проверяют, обоснованы ли затраты налогоплательщика. В связи с этим необходимо подтвердить, что затраты на ГСМ имеют прямое или косвенное отношение к заработкам компании. На основании п. 1 ст. 264 НК РФ эти расходы допустимо учитывать как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.
Как компенсировать расходы на ГСМ
Бывают ситуации, когда работник использует личный автомобиль для рабочих заданий. Тогда компания возмещает ему расходы на бензин.
Условия компенсации:
- поездка на личном транспорте была согласована руководителем,
- расходы подтверждены первичкой,
- сотрудник официально трудоустроен в фирму.
Все условия прописываются в отдельном соглашении к трудовому договору. С точки зрения бухгалтерского учета расходы относятся к коммерческим или общехозяйственным.
Кроме того, установлен лимит по возмещениям для легковых авто:
- если объем двигателя не превышает 2000 куб. см. — 1200 руб.,
- для остальных — 1500 руб.
Перерасход – в расход
Вопрос о том, может ли предприятие в целях налогообложения установить норму расхода ГСМ по конкретному автомобилю выше максимально предусмотренной (на основании данных контрольных заездов), фактически открыт.
С одной стороны, Методические рекомендации являются обязательными для всех компаний. Более того, в п. 3 документа сказано, что он применяется в том числе и при налогообложении. С другой стороны, ни в подп. 5 п. 1 ст. 254, ни в подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ, которые закрепляют возможность учесть в расходах затраты на приобретение ГСМ, ничего не сказано о каких-либо предельных нормах. При этом Минтранс России, специалисты которого написали Методические рекомендации, не наделен полномочиями по нормативно-правовому регулированию в сфере налогов.
В итоге компаниям при нормировании расходов на ГСМ не остается ничего другого, как исходить из общей нормы ст. 252 НК об экономической оправданности и документальном подтверждении затрат. Если организация представит документы, подтверждающие, что на конкретном технически исправном автомобиле расход ГСМ выше норм, утвержденных Минтрансом России, и такое положение вещей является экономически оправданным, она будет вправе принять в расход их полную стоимость. Однако риск доказывания правомерности таких действий будет лежать на налогоплательщике (см., например, постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 05.04.2012 по делу № А27-8757/2011).