Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сопроводительное письмо к акту сверки с расхождениями». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
К акту сверки не предъявляются особые требования — закон о бухучете не относит его в разряд бухгалтерской первички. При этом подпись на акте является обязательным и важным элементом. Если акт подписан обеими сторонами без оговорок, задолженность или ее отсутствие считаются согласованными.
Когда составляется акт сверки
В нормативных документах содержится лишь косвенное указание на то, что необходимо составлять акт сверки расчетов. Так, в п. 27 Положения по ведению бухучета, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н, сказано, что перед составлением годовой бухгалтерской отчетности нужно обязательно провести инвентаризацию расчетов со всеми контрагентами. Очевидно, речь идет о контрагентах, с которыми были взаимоотношения в течение последнего года, а также о тех, с кем не было операций, но есть остатки расчетов.
Если же в налоговом учете создается резерв по сомнительным долгам, то инвентаризацию дебиторской задолженности нужно проводить на конец каждого отчетного (налогового) периода, то есть ежеквартально или даже ежемесячно (п. 4 ст. 266 НК РФ).
Кроме того, проведение инвентаризации расчетов может быть установлено материнской . Сроки обязательной сверки расчетов также могут быть включены в договор с контрагентом.
Акт сверки расчетов, подписанный обеими сторонами, — самое достоверное подтверждение сальдо расчетов с контрагентом. Более того, если в учете и отчетности отражена существенная сумма, которая не подтверждена актом сверки, то аудитор вряд ли ее признает.
Контур.Взаиморасчеты быстро сверит операции по трем параметрам: дате, сумме и номеру счета-фактуры или договора.
Возврат денег по акту сверки: письмо
Конечно, если по сведениям организации ее контрагент должен денег, направить письмо на возврат она может и по данным исключительно своего учета без сверки сальдо с контрагентом. Но более правильным будет, несомненно, предварительная выверка остатка задолженности путем составления акта сверки. В случае, когда задолженность подтвердится контрагентом, направление письма на возврат денег уже не будет такой неожиданностью, а потому, как предполагается, и возврат денег может занять меньше времени.
Единой формы письма на возврат денег нет. Организация составляет его в произвольной форме. В нем нужно указать основание, по которому подтверждается наличие задолженности (в данном случае акт сверки), заявить требование о возврате, а также привести реквизиты для перечисления денег. Можно также указать о причине образования задолженности, поскольку из акта сверки это может быть не видно сразу, а также конкретизировать срок, который вы даете контрагенту для возврата денег.
Подписание акта сверки и его юридическая сила
Помните, что другая сторона (в частности, должник) может отказаться подписывать мировое соглашение и не может юридически повлиять на это решение. Поэтому стоит предусмотреть в договоре регулярное подписание обязательных взаимных расчетов и соответствующих актов, а также указать график и порядок их урегулирования. Также стоит предусмотреть ответственность за отказ или уклонение от урегулирования.
При разрешении споров судьи неоднократно высказывали мнение, что мировое соглашение не является бесспорным доказательством существующего долга, но может быть прекрасным подтверждением первичного документа, доказывающего его существование.
Подписанный акт урегулирования также может «отсрочить» срок давности. Новый срок исковой давности начинает течь с даты подписания мирового соглашения, независимо от даты совершения самой спорной сделки.
Акт сверки «обнуляет» срок исковой давности
Почему так важно, чтобы должник подписал заявление об урегулировании спора? Почему важно записать дату этой подписи? Дело в том, что подписание Акта о компромиссе должника является признанием долга и «отменяет» срок давности по виновному долгу, который составляет три года. Срок исковой давности начинает течь заново после подписания Акта о компромиссе должника. Взыскание долга в судебном порядке опять же должно быть подтверждено первичной документацией.
Подписание акта о погашении задолженности продлевает срок погашения долга, но не является последним аргументом для взыскания долга.
ВАЖНО: Если кредитор хочет снять просроченный долг как убыток и учесть его для целей подоходного налога, подписание Акта об урегулировании переносит дату утверждения долга.
Основных причин для составления сопроводительного письма три.
- Оно обеспечит регистрацию всего пакета поступивших документов, поскольку на нем стоит исходящий номер. При задержке ответа от компании вы можете звонить туда и уточнять информацию по номеру исходящего.
- В нем можно указать срок ответа и отправки подписанных документов. На практике контрагенты часто забывают отправить обратно часть документов, четкая инструкция поможет им быстрее собрать нужный пакет документов.
- Вы прилагаете весь список документации по проекту, которая была отправлена, после чего контрагент не может уже пожаловаться на то, что какой-то документ не дошел ему или не был зарегистрирован.
Зачем требуется сопроводительное письмо к акту сверки взаиморасчётов
Выстраивание профессиональных отношений с партнерами — это сложный процесс. В нем принимают участие не только непосредственно ответственные лица компании или руководства. Бухгалтерия также причастна к формированию положительного имиджа компании.
Например, сопроводительное письмо и сами акты сверок готовятся сотрудниками бухгалтерии. И именно они впоследствии направляют документацию контрагенту. Реже отправка корреспонденции может быть доверена администратору или курьеру. Иногда письмо доставляет секретарь. В любом случае это всего лишь исполнитель, который может не иметь прямого отношения к бизнес-процессу.
Сопроводительное письмо — это один из кирпичей в фундаменте делового партнерства. Являясь элементом деловой этики, оно способствует установлению доверительных отношений между партнерами и задает хороший тон в бизнес-сотрудничестве.
Иногда акт сверки адресуется контрагенту как единичный документ. Однако это не является обычной практикой, а скорее, исключением из нее. Отсутствие сопроводительного письма допускается, когда взаимозачеты являются частью постоянной практики документооборота.
Запрос на акт сверки с контрагентом образец
С точки зрения принципов деловой переписки, направляя акт сверки, рекомендуется указывать получателем руководителя.
Если его имя неизвестно, указывается только должность. Текст сопровождения Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…».
Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции.
Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».
Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте.
Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет.
Главные особенности акта сверки взаимных расчетов
Рыночная экономика предполагает постоянную взаимосвязь между различными хозяйствующими субъектами. Компании беспрестанно должны контактировать друг с другом, будь они партнерами или конкурентами, поставщиками или покупателями.
Организации завязаны экономическими отношениями, потому что в основе любого дела лежит желание получить прибыль.
Совершенно естественно, что в ходе обычных бизнес-процессов между компаниями возникает кредиторская и дебиторская задолженность.
И если дебиторы безответственны, иногда даже не пытаются вовремя погасить долги, то кредиторы всегда заинтересованы в получении своих денег.
Есть много способов востребовать просроченную сумму долга в досудебном разбирательстве.
Одним из них является письмо о возврате задолженности по акту сверки.
Пишем сопроводительное письмо к акту сверки
На сегодняшний день существует единственный стандарт по оформлению писем любого назначения — ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003. Как правило, вся корреспонденция составляется на официальном бланке организации. Если таковой отсутствует, заменить его может либо угловой штамп, либо упоминание названия и индивидуальных реквизитов организации в тексте сопроводительного письма.
Ранее мы писали о том, как правильно составить сопроводительное письмо, а также приводили образец сопроводительного письма к контракту. В этой статье поговорим о сопровождении к акту сверки.
Эта часть традиционно начинается словами «Направляем вам…». Далее обобщенно указывается пакет бумаг, цель отправки просьба к получателю о порядке работы с направляемыми документами. Например: «Направляем Вам акт сверки расчетов за период с 01.01.2017 года по 30.06.2017 года с документами, подтверждающими отгрузку продукции. Просим в течение 3 рабочих дней подписать и возвратить акт сверки, либо сообщить о расхождениях в указанных данных».
Если есть расхождения во взаиморасчетах, это нужно указать в тексте. В качестве подтверждения рекомендуется дополнить пакет доказательствами: заверенными копиями первичных документов. Их можно запросить и у контрагента, если по данным сверки в вашем учете их нет. А чтобы избежать споров, рекомендуем напомнить партнеру, что к рассмотрению могут быть приняты только первичные документы, подписанные с обеих сторон.
Образец акта сверки с контрагентом для госзакупок
Сопроводительное письмо к акту сверки подчиняется общим правилам деловой переписки. Варьироваться в нем может только текст основной части, да и то незначительно. Все будет зависеть от того, к каким условиям сотрудничества будет склонять организация своего контрагента – получателя документации.
Рекомендуется начинать оформление с печати документа на фирменном бланке компании. Если такового не имеется, то нужно выходить из положения. Для этого берется обычный лист А4 и в верхней его части прописываются основные реквизиты компании отправителя. Это называется формированием «единого» бланка. Он обычно содержит эмблему организации и полное ее название.
В сопроводительном письме к акту сверки последовательно сверху вниз должна располагаться следующая информация:
- Наименование получателя. Если это организация, то важно внимательно прописать сотрудника компании, которому адресована бумага. В прикрепленном бланке указаны должность, фамилия и инициалы конкретного работника. Все это располагается в верхней правой части письма. Здесь же допускается размещение почтового адреса.
- Номер и дата составления.
- При наличии – ссылка на номер и дату предыдущего письма деловой переписки между контрагентами.
- Вежливое обращение к адресату по имени и отчеству. В прилагаемом бланке оно располагается посередине строки.
- Что прикреплено и направляется вместе с письмом (акт сверки).
- Период, за который сформирован акт сверки.
- Прикреплены ли к акту копии документов, подтверждающие наличие платежей (отгрузок, оказания услуг и пр.).
- Просьба отправителя. Она обычно заключается в том, чтобы контрагент подписал акт сверки, подтвердив свое согласие с проведенными взаиморасчетами.
Составление сопроводительного письма в случае отправки документов в организации или государственные органы — это необязательный, но желательный документ. Основное назначение — дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы, и главное — оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. Сопроводительное письмо всегда имеет приложение.
Порядок оформления сопроводительного письма к акту сверки взаимных расчетов не регламентирован. Как не установлены и типовая форма названного документа, и перечень обязательных реквизитов письма, поэтому каждая организация вправе разработать и утвердить ее самостоятельно.
Сопроводительное письмо к акту сверки расчеов с разногласиями образец
Порядок сверки
10) печати сторон.
Создание акта сверки с разногласиями целесообразно при составлении акта сверки взаиморасчетов. Оформляется этот документ по той причине, что одна из сторон выразила свое несогласие с данными, указанными в первоначальном документе. Рассматриваемая бумага используется в процессе взаимодействия между коммерческими структурами, а также между предприятиями и государственными службами.
Причины разногласий могут быть различными. Чаще всего они заключаются в ошибках, допущенных бухгалтерами в процессе проведения расчетов. Также они могут быть связаны с расхождениями в сроках отражения, нерациональным указанием основных документов и т. д.
Если в изначальном документе могут предоставляться обобщенные данные, в ходе выявления разногласий составление документа требует указания деталей.
Обязательство по оформлению документа традиционно возлагается на представителя отдела бухгалтерии, в компетенции которого – контроль платежей и проведение налоговых расчетных операций. Он подписывает документ, а впоследствии бумага удостоверяется директором (только после того, как все разногласия будут устранены).
Бухгалтер, выступая в качестве материально-ответственного лица, в процессе заполнения документа должен осуществлять доскональную проверку всех строчек. Особенно важно проверить такие графы:
- дата оформления документа;
- рассматриваемый отрезок времени;
- сальдо;
- дебет/кредит;
- ссылки на соглашения и прочие документы, имеющие значение в процессе решения этого вопроса.
Предлагаем ознакомиться Снятие побоев: сроки, процедура
Целесообразнее всего включать в акт сверки разногласий следующие реквизиты:
- отрезок времени, за который проводится сверка;
- информация о контрагентах;
- сведения о заключенном договоре, на основании которого стороны сотрудничают;
- ФИО сотрудников, являющихся ответственными за этот процесс (с подписями);
- расчеты по обеим сторонам.
Как заполняются значения по дебету и кредиту
Поле по кредиту таблицы акта сверки должно содержать сведения по оплате товаров (услуг). Если у компании, составляющей акт, отражено дебетовое сальдо со знаком «+», то значит какая то часть товара (услуг или работ) контрагентом еще не оплачена. Если же сальдо отражено по кредиту, то это говорит о задолженности перед контрагентом. То есть услуг (отгрузка товаров) было выполнено меньше, чем покупатель заплатил за них.
Поле по дебету таблицы акта сверки должно содержать сведения о предоставлении услуг или товаров, а поле кредит – информацию по оплате за них. Дебетовое сальдо свидетельствует о дебиторской задолженности.
При направлении контрагенту акта сверки, к нему может прикладываться сопроводительное письмо. В данном письме указывают просьбу подписать документ, а также направить его ответным письмом по указанному адресу. Помимо этого в сопроводительном письме также указывается способ, которым могут быть урегулированы разногласия сторон.
Формулировка в сопроводительном письме может быть следующей:
«ООО «Континент» направляет ООО «Вега» акт сверки взаиморасчетов по состоянию на 30.09.2024 года. Просим Вас подписать акт сверки и направить его в виде скана документа по электронной почте не позднее 05.10.2024. В случае разногласий просим составить протокол разногласий.»
Важно! Акт сверки это бухгалтерский документ, составляемый между контрагентами за определенное время и для отражения состояния расчетов между сторонами.
Обязанность по составлению данного документа законодательством не установлена, но контрагенты к нему довольно часто в своей работе прибегают. Благодаря акту сверки организации имеют возможность своевременно выявить ошибки в бухучете. Помимо этого, такой документ будет служить доказательством на случай судебных споров.
Разбирательства по задолженностям между организациями можно встретить довольно часто. Если данные по задолженности одной организации не совпадают с данными другой, то составляется акт разногласий. Этот документ позволяет сделать особый акцент на предмете спора. Как и акт сверки, протокол разногласий не является обязательным документом, но он позволяет упростить решение спорных моментов в случае их возникновения. Неотъемлемой частью протокола разногласий является акт сверки. Именно на его основании и заполняется протокол.
Важно! Акт сверки требуется для соблюдения учета при долгосрочном сотрудничестве контрагентов.
Акт сверки можно составлять в конце года (например, за год) или за меньший период времени. Такой документ позволяет упростить инвентаризацию, проводимую в конце каждого года перед составлением отчетности для того, чтобы в новый отчетный период войти без задолженностей. Акт сверки может составляться и ежемесячно. Это требуется в следующих случаях:
- если стоимость реализуемой продукции очень высокая;
- если в компании широкий ассортимент продукции;
- если компания реализует продукцию в больших объемах;
- если необходимо составить отчет для руководителя или статистики.
Для максимально удобного контроля взаимных расчетов между сторонами, акт сверки может составляться как по всем взаимоотношениям контрагентом, так и по одному определенному договору. И в первом и во втором случае данные документы необходимо составлять сразу же. Это позволит упростить расчеты между сторонами.
Форма акта сверки взаиморасчетов
В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности.
В законодательстве не предусмотрено унифицированной формы данного документа.
Поэтому, форму акта сверки взаиморасчетов организация разрабатывает самостоятельно.
При этом форму следует утвердить как приложение к учетной политике.
Отметим, что акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, так как не влияет на финансовое состояние сторон.
Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязательно.