Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Закрывающие документы для бухгалтерии от ИП». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Ситуация, когда обязанности по договору выполнены — услуга оказана или товар поставлен, деньги оплачены, но документы подписать по каким-либо причинам не удается, – довольно часто происходит. Это может быть удаленность заказчика и исполнителя друг от друга или наличие противоречий между ними. Что в такой ситуации происходит с налоговым учетом исполнителя, ведь услуги им оказаны и деньги получены, а вот документов нет? С точки зрения налогообложения – принятие суммы оплаты к доходам в такой ситуации происходит в момент поступления денежных средств на счет. То есть принять доходы можно и без закрывающих документов, но вот в бухгалтерском учете данная сумма останется «висеть» на 62 счете. В такой ситуации можно провести акт или накладную в бухгалтерском учете. Подписать ее и отправить заказчику ценным письмом с уведомлением и описью вложения. Также в письме необходимо указать на то, что заказчик должен подписать один экземпляр документов и выслать их обратно исполнителю. Если Вы отправите простым письмом данные документы, то у Вас не будет подтверждения факта отправки, а в случае заполнения описи вложения, у Вас на руках останутся документы, подтверждающие факт направления закрывающих документов покупателю. Данная ситуация невозможна при несогласии покупателя с качеством товара или выполненной услуги. Но в случае несогласия и отсутствия договоренности мирным путем, заказчик должен обратиться в суд.
Вы — исполнитель, заказчик отказывается подписать акт выполненных работ (накладную)
Когда нужно составлять
Вся процедура оформления происходит уже при совершении операции, перед ее окончанием. Подписание происходит в тот момент, когда она уже совершена и есть какое-либо подтверждение.
При совершении продажи акты и накладные составляются гораздо раньше, чем товар попадет в руки покупателю, т.к. в это время уже требуется их заверение. Это правило относится абсолютно ко всем документам, которые можно назвать первичными.
Что касается хранения, то срок составляет 5 лет, за все это время, до уничтожения документов, налоговая организация имеет полное право проверить наличие и правильность оформления документов у обеих сторон, в случае несоответствия та или иная сторона получит административное наказание, а при наличии более серьезных нарушений – уголовное.
Уничтожение производит специально созданная для этого комиссия. Все закрывающие документы, касающиеся пенсионного фонда должны храниться на протяжении 75 лет.
В закрывающие документы для бухгалтерии входит:
- Договоры.
- Счета.
- Чеки (как товарные, так и кассовые) и квитанции.
- Платежные поручения.
- Банковские выписки, если оплата произошла через банк.
- Кассовый ордер. Он подтверждает то, что были произведены те или иные денежные операции с деньгами внутри фирмы.
- Авансовый отчет: требуется для того, чтобы отметить, что их общей кассы были потрачены деньги на какие-либо нужды. К нему прилагаются бумаги, которые могут подтвердить то, что деньги были потрачены на то, на что были выделены (например, чеки).
- Накладная или акт, подтверждающие оказание услуг.
- Товарно-транспортная докладная (сокращенно ТТН). Документ, в котором имеются все данные о перевозке товара. Маршрут, дата начала пути, время в пути и дата прибытия, количество товара, стоимость за единицу, вес, полная информация о водителе и автомобиле.
- Табеля учета рабочего времени. В них указывается время, которое должен отработать каждый сотрудник и данные того, сколько он уже отработал. и
- Расчетная и платежная ведомости. В одной написано, сколько денежных средств необходимо выдать в виде заработной платы или премии, а в другой ведомости- сколько выдано и зафиксированный факт выдачи.
- Счет-фактура.
Физлицо. Просто физлицо
А вот привлечение к работам/услугам физлиц, не зарегистрированных как ИП, означает, что на бухгалтера ляжет дополнительная работа.
Во-первых, надо проследить, чтобы закрывающие документы были составлены. Не всякий «свободный художник» сможет сделать это самостоятельно, а значит составление документа ляжет на плечи бухгалтера компании-заказчика.
Но составить документ — это еще полдела. Пока на нем нет подписей обеих сторон — это просто бумажка, а не документ. С подписью возникают проблемы, когда, например, заказчик — московская фирма, а исполнитель — житель Дальнего Востока. Приходится обмениваться документами через почту, и этот процесс может быть очень небыстрым.
Есть сервис, который избавит бухгалтеров от бумажной волокиты с актами. Solar Staff автоматизирует документооборот и выплаты фрилансерам.
Вы заключаете единственный договор с Solar Staff вместо отдельных договоров с каждым исполнителем.
В начале каждого месяца вы получаете полный комплект закрывающих документов с указанием реально выполненных работ. Документы будут с НДС.
Вот что рассказывают наши клиенты:
«Сколько существовали фрилансеры, столько существовала проблема получить от них нормальные закрывающие документы. Сейчас мы работаем через Solar Staff, и такой проблемы больше нет. И это очень сильно облегчает жизнь и мне, и менеджерам»,
— Лариса Шубина, главный бухгалтер в агентстве PRT.
«Солар Стафф решил нашу проблему оформления фрилансеров. Раньше было сложно подписать акты — надо было чтобы исполнители приезжали в офис, теперь всё автоматизировано. С Солар Стафф стало все прозрачно, легко оформлять отчёты и нет вопросов от ИФНС»,
— Татьяна Егорова, главный бухгалтер в Brand Connection.
Главный документ при работе с самозанятыми — это чек, который они формируют в программе «Мой налог».
В чеке обязательно должны быть наименование оказанных услуг и ИНН юридического лица или ИП — заказчика услуг.
А как же акт? Акт тоже можно составить. Он станет дополнительным документом, который отразит период или дату оказания услуги для целей налогового учёта расходов заказчика.
Но имейте в виду, что учесть расходы на основании только акта по итогам месяца нельзя. Обязательно нужен чек.
Для организаций и ИП наличие чека от самозанятого — обязательно для учета расходов!
Это подчеркивает ФНС в письме от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@.
Кому было лень читать все
Если наняли ИП или обычного «физика», акт нужен. Форму можете разработать сами. С самозанятыми акт — на ваше усмотрение. Хотите облегчить себе работу по закрывающим документам, спросите у Solar Staff, как.
Разделение документов происходит по их общему назначению:
| Бухгалтерские | Все документы, касающиеся учета финансов в компании, произведенных денежных операций (расчеты, счета и т.д.). |
| Оправдательные | Те документы, которые смогут подтвердить то, что сделка была совершена, все оформлено по правилам (накладные, письменные требования и т.д.). |
| Организационные или распорядительные | К ним относят бумаги, которые регулируют денежные отношения внутри компании, к таким относят: платежные поручения, приказы о повышении заработной платы и т.д. |
Как формируются закрывающие документы
В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:
- на всю сумму
- ежемесячно
- по мере использования средств на балансе услуги
- по Гаранту сделки
на всю сумму
Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.
К таким услугам относятся:
- Получение партнёрского тарифа;
- Регистрация/продление домена;
- SSL-сертификаты;
- Свидетельство о регистрации домена;
- G Suite для домена (Годовой тариф);
- Антивирус для сайтов;
- Переадресация домена;
- Парковочная страница;
- Скрытие персональных данных;
- Доменный брокер.
ежемесячно
Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.
К таким услугам относятся:
- Хостинг;
- VPS;
- Физические серверы Dedicated;
- Colocation;
- Дополнительный IP-адрес;
- Готовый сайт на CMS;
- Мониторинг сайтов;
- G Suite для домена (Гибкий тариф).
Уклонение покупателя от оформления факта приемки
На практике нередко возникают случаи, когда после получения товара покупатель уклоняется от оформления факта приемки. Что делать, если покупатель не подписывает накладную? В данном случае поставщик имеет право требовать оформления факта приемки в судебном порядке.
В суде будет необходимо доказать, что товар находится во владении покупателя или указанного им грузополучателя. В качестве доказательства могут быть привлечены:
- транспортные и почтовые документы, подтверждающие доставку товара по указанному покупателем адресу;
- транспортные и почтовые документы, подтверждающие отправку товарных накладных грузополучателю и требование вернуть документы с его подписью;
- акты сверок;
- переписка с покупателем и указанным им грузополучателем, в том числе претензионная по факту уклонения от подписания товарной накладной.
Перед подачей жалобы в суд также необходимо направить грузополучателю требование в случае неуплаты вернуть полученный товар в исходном виде, возместить расходы на его транспортировку или предъявить обоснованные претензии по качеству товара.
Документ, который имеет строгую форму и в который является основанием для вычета или возмещения за его стоимость налога (например, на перевозку). По сути – это частный случай накладной, т.е. дополнительный документ. Пользуются им только те, кто участвуют в общей системе налогообложения и платят НДС.
Частные организации, имеющие вид ИП, УСН или ЕНВД, не обязаны предоставлять этот документ. Однако для этого есть частные случаи, о которых уведомит налоговая служба.
Как и со всеми подобными бумагами, счет-фактура должна иметь два экземпляра. Один должен находиться у продавца, а другой он обязан передать покупателю.
Передается не позднее 5 суток с отгрузки товара. При проверке налоговой этот документ является очень важным, поэтому его наличие обязательно в первую очередь.
Если бумаги отсутствуют
Согласно нормам и правилам в любом случае сделка должна быть подтверждена. Она считается юридически оконченной, если есть документы, подтверждающие выполнение всех условий по договору.
Однако существуют случаи, когда по тем или иным обстоятельствам бумаги могут быть потеряны или по вине одного из подчиненных. Для компании будет неприятной новостью, если в результате проверок контролирующего органа будет выявлено отсутствие документов.
В таком случае будет начислено больше налогов, так как декларация о расходах станет недействительной из-за отсутствия бумаг, подтверждающих факт совершения денежных операций.
Помимо увеличения налога, фирме потребуется переплатить все штрафы и пени, начисленные за незаконные операции.
Согласно трудовому кодексу, работник, по чьей вине было допущена потеря или отсутствие оформления, должен получить административное наказание в виде штрафа, при этом руководитель имеет полное право на его . Однако организация также должна заплатить штраф.
Задача руководителя следить за документацией и учетом всех произведенных операций. В противном случае фирма потеряет доверие у партнеров и испортит отношения с налоговым органом. Вовремя оформленные по нужному образцу бумаги – один из залогов процветания компании.
Если есть сомнение в том, что с документами все в порядке, можно обратиться в аудиторскую фирму, которая сама проведет проверку и укажет на ошибки, допущенные при оформлении бумаг, а они, как правило, присутствуют всегда, особенно в маленьких организациях.
Документы о приеме платы
Таких документов существует несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.
Важно! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при получении от него денежных средств — это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае на руках у покупателя остается документ из банка, который подтвердит факт осуществления им платежа.
Обычно через банк рассчитываются между собой юридические лица и предприниматели. А вот расчеты с покупателями — физическими лицами субъект бизнеса должен подкреплять документами. Это необходимо при приеме оплаты наличными деньгами, банковскими картами или электронными средствами платежа (кошельками Qiwi, Яндекс.Деньги и другими). Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.
В большинстве случаев ИП лишен права выбора того, какой именно документ оформлять, — все регламентировано законом. Так, если предприниматель применяет ОСНО или УСН и торгует в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат. Соответственно, покупателю необходимо выдавать кассовый чек. Если ИП применяет ЕНВД либо покупает патент и при этом занимается розничной торговлей или работает в сфере общественного питания, вопрос с кассой решается так:
- при наличии сотрудников ККТ обязательна с 1 июля 2018 года;
- при самостоятельной работе ККТ можно не применять до 1 июля 2020 года.
Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения без ККТ можно работать до 1 июля 2020 года. Однако взамен кассового чека покупателю нужно выдавать бланк строго отчетности (БСО). Причем всегда, а не только по требованию. БСО можно заказать / купить в типографии, сформировать посредством автоматизированной системы, в том числе онлайн через специальный сервис.
Как формируются закрывающие документы
В зависимости от типа предоставляемой услуги, счёт может быть оплачен на одну сумму, а закрывающие документы будут представлены на другую:
- на всю сумму
- ежемесячно
- по мере использования средств на балансе услуги
- по Гаранту сделки
на всю сумму
Документы формируются сразу на всю сумму для услуг, по которым нельзя сменить тарифный план или вернуть денежные средства.
К таким услугам относятся:
- Получение партнёрского тарифа;
- Регистрация/продление домена;
- SSL-сертификаты;
- Свидетельство о регистрации домена;
- Google Workspace для домена (Годовой тариф);
- Антивирус для сайтов;
- Переадресация домена;
- Парковочная страница;
- Скрытие персональных данных;
- Доменный брокер.
ежемесячно
Документы формируются не на всю сумму счёта, а за количество использованных дней в месяце. Такой способ используется для услуг, по которым можно сменить тарифный план или вернуть средства за неиспользованный период.
К таким услугам относятся:
- Хостинг;
- VPS;
- Физические серверы Dedicated;
- Colocation;
- Дополнительный IP-адрес;
- Готовый сайт на CMS;
- Мониторинг сайтов;
- Google Workspace для домена (Гибкий тариф).
Сколько хранить первичку
Ведение документального учета – это важная часть деятельности бухгалтера. Налоговая инспекция предписывает хранить первичные документы в течение пяти лет после отчетного года (статья 23 пункт 1.8). Такие же сроки установлены в законе ФЗ-402.
Отсутствие отчетной документации – это грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету. За отказ предоставить первичку по запросу инспекции (если сроки ее хранения еще не истекли), организация наказывается штрафом 5-10 тысяч рублей. Повторное нарушение увеличивает сумму до 10-20 тысяч рублей (КоАП РФ Статья 15.11.).
Важно
Согласно приказу Росархива от 20.12.2019 N 236, срок 5 лет устанавливается в случае успешной налоговой проверки. Однако если у инспекторов возникают вопросы, первичные документы должны храниться до принятия решения по делу (см. перечень 4.1).
Что такое закрывающие документы
Итоговыми документами называются документы, подтверждающие факт выполнения работ, передачи товаров, оказания услуг и отсутствие претензий друг к другу со стороны сторон договора. На основании этих документов на счета поступают ТМЦ, учитываются услуги, а поставщику определяются доходы и доходы от продаж.
В бухгалтерии каждая хозяйственная операция должна быть задокументирована и задокументирована. Только на основании оформленных документов вы сможете доказать налоговым органам правильность исчисления налога.
Для бухгалтерского учета от ИП требуются закрывающие документы для подтверждения расходов, принятия их в качестве расходов, уменьшающих налог на прибыль, а также для зачета НДС по полученным товарам и полученным услугам. При отсутствии документов налоговый орган может произвести перерасчет налога, наложить штрафы и пени, например за грубые нарушения бухгалтерского учета, непредставление документов при проверке, занижение налоговой базы и т.д.
Если у вас нет документов, подтверждающих выполнение работ, услуг или передачу товара покупателю, то есть нет подписанного и оформленного с его стороны счета или акта оказания услуг (выполнения работ), то непорядочный люди могут уйти, воспользовавшись этим, и взыскать с вас всю сумму через арбитражный аванс, договорные штрафы и покрыть расходы на адвоката. Вы не можете доказать, что добросовестно выполнили свои обязательства.