Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно сшить документы нитками 3 дырки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сшивать оригиналы и копии документов нужно по ГОСТ Р61141-98. По количеству отверстий можно сшивать бумаги с разным числом проколов: от 2 до 5. Свободный конец должен достигать в длину не менее 7 сантиметров, чтобы можно было легко завязать узел.
Какие документы необходимо сшивать?
В делопроизводстве чаще всего сшивают документацию для того чтобы передать ее в архив, либо при предоставлении ее в банк и другие финансовые учреждения. Также прошивка документов требуется при сдаче отчетности во внебюджетные фонды и в ФНС. Документ необходимо не только прошить, но и пронумеровать. Сшиваются бумаги либо нитью или лентой, либо при помощи специальных станков.
Подлежат прошивке следующие виды документации:
- приказы (как общие, так и личные);
- штатное расписание;
- отчеты (например, авансовый отчет);
- счет-фактуры;
- акты выполненных работ;
- кассовая книга;
- ведомости.
Как пронумеровать листы
В большинстве случаев нумерация листов при прошивке не вызывает трудностей, однако, необходимо принимать во внимание некоторые нюансы:
- чаще всего номера страниц ставятся арабскими цифрами по возрастанию;
- номер листа проставляется справа вверху. Цифра не должна заходить на содержимое листа;
- если есть приложения, то они также должны быть пронумерованы (используется сквозная нумерация);
- если к документации прилагаются письма с конвертами, то в первую очередь ставится номер на конверте, а затем только на листах письма;
- если вы нумеруете дело, в котором несколько томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
- при необходимости нумерации листа нестандартного формата номер ставится также в верхнем правом углу. Если лист выходит за рамки документа, то он сгибается и подшивается в общем порядке;
- если на листе находится несколько сканов небольших фрагментов (например, чеков), то рекомендуется составить к листу опись и приложить ее к пакету документации, пронумеровав в общем порядке.
Можно ли сшивать документы обычными нитками, в том числе цветными?
Да. Четких указаний на этот счет нет. Можно использовать любые нитки любого цвета. Но в ваших же интересах, чтобы они были крепкими (шелковые, капроновые). Обычные нити рекомендуется складывать в 2-4 раза. По умолчанию документацию сшивают нитками молочного цвета.
Можно ли прошивать документацию в 1 дырку (за уголок)?
Да, но только в отдельных случаях. За верхний левый угол можно сшить кассовые документы, устав предприятия, отчетные работы в школе (документацию, состоящую из нескольких листов и не представляющую особую важность). В углу проделывают отверстие, заводят сложенный пополам шнурок (ленту). Концы шнурка заправляют в петельку на другом конце. Получается узел. Его перетягивают назад и опечатывают так же, как в других случаях.
Какие документы сшивать обязательно?
Кадровую документацию по итогам текущего года, документацию бухгалтерии, документы для налоговой, в разные отделы банка, на тендер, для сдачи отчетности в пенсионный фонд, книги учета прибыли. Также прошиваются нотариально заверенные копии и переводы, копии уставных документов, входящая и исходящая документация делопроизводителя, важные соглашения, документация, подлежащая хранению в архиве.
Часто сшиванию документов и их заверению уделяют недостаточно внимания, полагая, что это никак не скажется на бизнесе. На самом деле от правильности процедуры зависит многое. Правильная прошивка – это гарантия максимальной защиты пакета от подмены или изъятия листов. Не прошитую или неправильно прошитую документацию серьезные организации даже не примут. Большинство инстанций очень щепетильны в этом вопросе. Поэтому стоит отнестись к процедуре ответственно, и четко следовать описанным инструкциям.
Как прошить и заверить копии?
Копии сшиваются и заверяются по тем же правилам, что и оригиналы. Можно использовать меньшее количество проколов, но техника является общей.
Если копии не сшиты, придется ставить заверительные отметки на каждой копии, что крайне непродуктивно.
В большинстве случаев копии сшивают в два или три прокола, используя заверительные листки небольшого размера и кратко описывая содержимое.
Подписи и печати должны быть такими же полными, как при оформлении оригиналов документов.
Чаще всего перечисляется только характер подшитых копий, их количество. Зачастую используется формулировка: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью N листов». Дата ставится по общим правилам.
Документы, в особенности в большенном объеме, нуждаются в правильном группировании и классификации. Это дозволит сохранить порядок в архиве и облегчить поиск подходящих бумаг. Прошить документы нитками и пронумеровать бумаги при должном уровне подготовки не представляет трудности.
Почему в особенности принципиально прошивать документацию?
- Сгруппированные дела занимают меньше места.
- Ими удобнее воспользоваться.
- В пронумерованных и сшитых бумагах тяжело поменять листы – это обезопасит компанию от мошенничества и упростит функцию официальных проверок.
- Если бумаги прошиты некачественно, это может стать предпосылкой для отказа в партнерской работе компании.
В неких вариантах верно прошитые дела требуется предоставить для проверки в муниципальные либо контролирующие органы, также по просьбе остальных организаций.
При оформлении бумаг не надо подшивать документы, которые могут быть затребованы для проверки.
Инструменты и предварительная работа
Чтоб подшивать документы нитками, нужно найти толщину документации, тогда и можно верно подобрать нужные типы инструментов.
Обычно прошивку делают с внедрением последующих предметов:
- Иголка и шило.
- Дырокол.
- Нити либо тесьма.
- Файл сшивки.
- Ножницы.
- Канцелярский клей.
Опосля подготовки всех инструментов необходимо:
- Собрать все документы, подходящей стороной и в правильном порядке.
- Проверить, чтоб на страничках не оставалось скоб и зажимов. Так как они могут помешать ну и при следующем хранении они не необходимы.
- Аккуратненько сложить листы, по другому скрепленная пачка будет смотреться безобразно, а область выбившихся страничек замнется. При объемном делопроизводстве для сшивания нитью применяется особый устройство для сглаживания офисных документов.
Требования к сшиванию
На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:
- Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
- ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
- Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
- Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
- Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
- Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
- Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.
Сопроводительное письмо
Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.
Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.
Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.
Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.
Подготовка документов к прошивке
Если заверять приходится много копий, то стоит оформить делегирование этого права от руководителя другим сотрудникам – показываем образцы соответствующего приказа, доверенности и фрагмент Инструкции по делопроизводству. Данное право можно предоставить даже людям, не являющимся штатными сотрудниками.
Например, при открытии ИП потребуется прошивать страницы для предоставления налоговую. Можно поручить работу по подготовке какой-либо посреднической фирме, оказывающей услуги этой сфере или предпринять попытку сделать своими руками, но без четкого соблюдения инструкции органы контроля, скорее всего, вернут все представленные бумаги.
Основные правила. Коротко о подготовке документов и нумерации. Схема прошивки в 2,3,4,5 дырок, с обложкой и без.
Не выполненное должным образом прошивание может служить поводом для отказа от принятия документации, а это означает впустую потерянные усилия, время, а зачастую и деньги.
Пошаговое сшивание документов ниткой. Основные правила. Коротко о подготовке документов и нумерации. Схема прошивки в 2,3,4,5 дырок, с обложкой и без.
Есть несколько вариантов, как правильно сшивать документы ниткой или специальным шнуром. Выбор подходящего способа зависит от типа и размера документов, их ориентации (альбомной или книжной), а также от требований учреждения, в которое будет предоставлена книга для отчётности.
Другой вопрос – как прошить документы в 3 дырки, потому что схема отверстий и расположения нитей здесь несколько сложнее. Для начала выбираются документы, которые требуется сшить вместе. Они укладываются в правильном порядке ровной стопкой.
После этих действий необходимо выполнить следующие манипуляции:
- Установите на дыроколе ограничитель, таким образом, чтобы расстояние до центра крайнего колющего элемента составляло 68 мм (фото №1)
- Вставьте плотно к дыроколу бумагу (фото №2).
- Убедитесь, что стопка документов выровнена так, чтобы они лежали ровно относительно друг друга.
- Аккуратно, придерживая документы, продырявьте стопку (фото №3-4).
- Переверните документы и повторите пункты 2-4 (фото №5-7).
- В соответствии с фото №9-№12 прошейте документы нитью.
- Обрежьте нить по противоположному краю, примерно 14 сантиметров (фото №13).
- Завяжите оба конца нити на 2 узла. Нить, расположенная между тремя отверстиями, не должна быть сильно натянута. В противном случае документы будут плохо открываться (фото №14)
- Сделайте дополнительный узел. Узел должен располагаться под наклейкой (фото №15).
- Подготовьте бланк для наклейки. Примерно 3х5 см. Скачать форму бланка «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» вы можете по ссылке в конце статьи.
- Пронумеруйте документы.
- Нанесите клей для бумаги на всю площадь обратной стороны наклейки. Произведите склейку таким образом, чтобы нить оказалась между документами и наклейкой. Концы нити разведите в разные стороны. Пальцами придавите всю площадь наклейки, особенно нажимая на нить. Заполните скрепительный бланк. Поставьте печать таким образом, чтобы она находилась на наклейке и на документах (фото №16).
Как выполнить прошивку в четыре прокола
Прошивание в четыре отверстия выполняется так же просто, как и в три прокола. Перечень необходимых для работы предметов не отличается. В документах и их копиях предварительно готовят четыре отверстия. Шить начинают с первой дырки по направлению ко второй, затем третьей, потом четвертой. Оставив конец нити в четвертом отверстии, манипуляции проводят в обратном порядке, делая стежки поочередно от четвертой к первой, после чего нити связывают узлом с тыльной стороны, скрепляя наклейкой. На наклейке указывается количество страниц, дата, после чего работу можно заверить подписью, печатью. Считается, что чем больше количество проделанных отверстий, тем качественнее выполнена работа и выше степень надежности прошивания, а значит риск того, что документы смогут подменить, сводится к минимуму. Каких-либо законодательных указаний к этому моменту нет – можно прошить и в три и в четыре и даже в пять дырок.
До того как выполнено сшивание, нужно позаботиться о наличии заверенных копий отдельных страниц, в противном случае для получения копии необходимо будет произвести расшивание всей папки. Сдавая отчеты, лучше заранее поинтересоваться о комплектации пакета, количестве копий, в том числе, заверенных копий.
Отдельно о том, как прошивается документ с большим количеством страниц. Когда речь идет о нескольких листах бумаги, проблем с проколами не возникает. Можно обойтись иголкой, которой и будет выполняться прошивка. Для более плотной пачки придется использовать шило или дырокол. Если речь идет, например, о кассовой документации с большим количеством страниц, а дырокол не рассчитан на столь большое количество листов, можно воспользоваться старым «дедовским» способом, используя тонкий острый гвоздь и молоток. Необходимо проявить предельную осторожность, дабы не повредить отдельные листы, продырявить ровные одинаковые отверстия на протяжении высоты всей пачки бумаги. Например, Книгу учета расходов и доходов в организации придется прошивать вышеописанным способом с указанием общего количества страничек. Заверить Книгу учета до начала ее ведения должен не только руководитель организации, но и уполномоченное должностное лицо из налоговой. Необходимость правильно прошивать документацию может возникать достаточно часто.
Как прошить оригиналы документов нитками?
Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.
Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:
- кадровых;
- проверочных;
- архивных;
- бухгалтерских.
Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.
Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.
Самые распространенные способы подшивки:
- В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
- В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
- В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
- В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.
Сроки хранения документов в архиве
Все сшитые документы, кроме книг, подготовленных специально для отчётности в налоговую инспекцию или другие государственные органы, отправляются в архив для хранения. Сроки нахождения там документации зависят от типа бумаг и регламентируются законодательством Российской Федерации:
- 3 года – срок для хранения видео и фото;
- 5 лет – время хранения архивов организаций, связанных с сельскохозяйственной деятельностью, кино- и фотодеятельностью;
- 15 лет – срок хранения научных документов, изысканий, разработок;
- 20 лет – время хранения патентов на изобретения, документов по капстроительству и конструкторской деятельности;
- 75 лет – срок хранения нотариальных записей, хозяйственных книг, всех бумаг, имеющих отношение к персоналу, деятельности фирмы, собственности, приватизации.
Все сроки прописаны в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
Если поначалу сшивка документов кажется сложной задачей, то с опытом всё это происходит просто, хотя требует времени, усилий и внимательности. Главное, изучить правила, чётко следовать им и соблюдать последовательность. Ответственность в случае неправильной сшивки и утраты какой-либо из бумаг лежит на делопроизводителе или лице, который занимается архивом.
Необходимые материалы для сшивания документов нитками
Если прошивать документы классическим методом, то нужно иметь при себе такие материалы:
- Обложки. Бывают трех видов: обычные — размер таких обложек 22,9 на 32,4 см (этот размер подходит для документальной бумаги стандартного размера А4); нестандартные — обложки этого вида используются в том случае, когда размер бумаг отличается от стандартного; для архивного хранения — такие обложки производят в большом количестве форматов (изготовлены из очень твердого картона и это способствует длительному хранению документации).
- Заверительный лист. Когда документация полностью сшита и пронумерована, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе бумаги, и располагается на обороте последнего листа папки. Записку обязательно необходимо приклеить на специальный клей, чтобы по истечении времени она не отпала.
- Ножницы и клей.
- Дырокол.
- Иглы различных размеров, нитки, шило, веревки или шпагат.
Как правильно прошивать документы по ГОСТу?
Законодательством РФ не прописаны нормативные акты, регламентирующие правила прошивки документации. Однако каждый делопроизводитель знает, что существует ряд инструкций, благодаря которым получится упорядочить и прошить важные бумаги.
К этим инструкциям относятся:
- ГОСТ Р51141, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
- методические рекомендации по делопроизводству;
- инструкция Центробанка России с нормами ведения делопроизводства;
- Приказ Министерства культуры Российской Федерации с утверждением типовой инструкции делопроизводства;
- утвержденные налоговым Министерством методические разъяснения по ведению и заполнению отдельных материалов.
Важно соблюдать основные правила. Если будет допущена ошибка, то бумаги будут возвращены для устранения неточностей.
Заверительная надпись
После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.