Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет командировочных расходов в 2024 году при УСН». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для обоснования и списания расходов вернувшийся из поездки сотрудник обязан сдать авансовый отчёт по утверждённой в компании форме. К нему прилагаются оригиналы квитанций, билетов и чеков, подтверждающие произведённые траты. На подготовку и сдачу отчёта отводится 3 рабочих дня.
Суточные и авансовые платежи
Сумма суточных считается по формуле:
ЛС х КДК
- ЛС — установленный лимит суточных,
- КДК — количество дней командировки.
Расходы на проезд определяются исходя из стоимости билетов туда и обратно. Можно приобрести их заранее, тогда в заявку на аванс включается их фактическая стоимость. Если используется транспортное средство предприятия или личный автомобиль сотрудника, считается пробег туда — обратно и перемножается на норму расхода ГСМ.
Лимит стоимости проживания в командировках определяется отдельным приказом по предприятию. Он может варьироваться в зависимости от должности командируемого и места командировки. Например:
- 2500 рублей в день для специалистов во всех городах РФ кроме Москвы и Санкт-Петербурга, и 3000 рублей в день для специалистов при проживании в Москве и в Санкт-Петербурге;
- 3000 рублей и 4000 рублей соответственно — для руководителей.
Сумма превышения может быть компенсирована (с учётом удержания НДФЛ и страховых взносов).
В командировочных расходах счёт бухгалтерского учёта на аванс и суточные используется один и тот же — 71:
- Дт 71 — Кт 51 если аванс перечислен на карту сотрудника;
- Дт 71 — Кт 50 если деньги получены наличными из кассы.
Что такое суточные. Когда и кому их платит работодатель
Суточные — это часть командировочных расходов, связанная с проживанием работника вне дома (ст. 168 ТК РФ). Закон не регламентирует, на что конкретно сотрудник должен потратить суточные, так же как нет запретных статей затрат. Как правило, в служебной поездке работники тратят суточные на питание. При возвращении из командировки отчитываться о потраченных суточных сотруднику не нужно. Такие затраты не относятся к целевому расходу.
Правила возмещения суточных установлены “Положением об особенностях направления работников в служебные командировки”, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).
Так, в соответствии с п. 11 Положения компания должна возместить сотруднику суточные:
- За все дни, которые он находится в служебной поездке, сюда же включают выходные и нерабочие праздничные дни.
- За дни, которые он находится в дороге, в том числе и вынужденные остановки в пути.
Если аванс выдан в рублях
Если аванс для загранкомандировки выдан сотруднику в рублях, а расходы в загранкомандировке понесены в иностранной валюте, то в таком случае порядок учета валютных расходов отличается. По мнению Минфина России (см., например, письма от 19.06.2020 № 03-03-06/1/52967, от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059), командировочные расходы в валюте признаются на дату утверждения авансового отчета:
-
по курсу конвертации на дату совершения операции (на дату покупки валюты работником или дату списания денежных средств с его банковской карты), подтвержденному справкой или выпиской банка;
-
по курсу ЦБ РФ на дату выдачи аванса, если курс конвертации документально не подтвержден;
-
по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета — в части, не покрытой авансом).
Командировка может быть связана с исполнением рабочих обязанностей, участием в семинарах, конференциях или иных мероприятиях, а также с работой на временном объекте или филиале организации. Важно отметить, что командировка должна быть предусмотрена трудовым договором или приказом руководителя.
В ходе командировки сотрудник обязан выполнить поставленные задачи, следовать правилам и инструкциям, а также предоставить отчет по проделанной работе. Командировка является неотъемлемой частью работы многих организаций, особенно тех, которые занимаются торговлей, строительством или предоставлением услуг в удаленных регионах.
- Командировка должна быть официально утверждена – перед отправлением в командировку, сотрудник должен получить соответствующее разрешение от руководства.
- Командировка должна быть документально подтверждена – по окончании командировки сотрудник должен предоставить документы, подтверждающие проведение командировочных расходов.
- Командировка может быть национальной или международной – в зависимости от места назначения командировки.
- Командировка имеет свои временные ограничения – она не может быть бессрочной, длительность командировки устанавливается в соответствии с регламентом организации.
Проверка и контроль учета командировочных расходов при УСН
Для проверки и контроля учета командировочных расходов можно использовать следующие методы:
- Проверка первичных документов. Все расходы должны быть подтверждены соответствующими документами – командировочными удостоверениями, накладными, кассовыми чеками и т.д. При проверке необходимо убедиться в их правильности и дате соответствия периоду проведения командировки.
- Контроль соответствия расходов установленным нормам и ограничениям. При проведении командировки сотрудникам могут быть предоставлены определенные лимиты на командировочные расходы. При проверке необходимо убедиться, что расходы не превышают этих лимитов.
- Анализ логической последовательности проведения командировок. При проверке следует обратить внимание на последовательность командировок – соответствуют ли они плану предприятия, не содержат ли ошибочных или повторяющихся записей.
- Проверка доступа к учетной системе. Важно контролировать доступ к программам учета и базам данных, чтобы исключить возможность несанкционированного доступа или изменения записей.
- Анализ сальдо и связей с другими учетными записями. При проверке стоит обратить внимание на сальдо по счетам, связи с другими учетными записями и соответствие бухгалтерским правилам.
Итак, проверка и контроль учета командировочных расходов при УСН являются важными процедурами, которые помогают обеспечить достоверность и правильность учета этих расходов. Внимательный анализ документов, контроль соответствия нормам и ограничениям, а также проверка доступа к учетной системе позволят предотвратить возможные ошибки и злоупотребления.
Рекомендации по оптимизации командировочных расходов в 2024 году
Для оптимизации командировочных расходов в 2024 году в бюджетных учреждениях рекомендуется:
- Предоставлять возможность выбора видов транспорта: вместо авиаперелетов между городами, где есть железнодорожное сообщение, сотрудникам можно предоставлять возможность выбора поезда. Такой подход поможет снизить расходы на транспорт и сэкономить бюджетные средства.
- Определить другие возможности размещения сотрудников: вместо размещения в гостиницах можно рассмотреть варианты аренды квартир или корпоративного жилья. Это может быть более экономически выгодным и позволит сократить расходы на проживание.
- Ввести ограничение на суточные выплаты: установить предельные суточные нормы для оплаты питания и проживания. Такой подход поможет сократить излишние траты сотрудников и сэкономить средства организации.
- Осуществлять предварительное планирование: заранее определять необходимость командировок и расчетные сроки, чтобы избежать срочных поездок и излишних расходов на более дорогие тарифы.
- Анализировать и контролировать командировочные расходы: вести учет и анализировать расходы на командировки, чтобы выявить возможности сокращения расходов и улучшения эффективности использования бюджетных средств.
Как рассчитать размер суточных в командировке?
В действительности размер суточных организация вправе определять самостоятельно, но стоит заметить, что в соответствии со ст.217 НК РФ:
| Размер суточных | Пояснение |
| Превышает 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации | Подлежат исчислению, удержанию и уплате НДФЛ |
| Превышает 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за пределами Российской Федерации |
Учет расходов на командировки за границей
Учет расходов по загранкомандировкам имеет свои особенности:
- лимит суточных по командировкам заграницу составляет: 700 руб. при перемещении по территории РФ и 2 500 руб. – при пересечении границы России;
- суточные, выданные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему в день выдачи средств сотруднику;
- если суточные выданы в рублях, а расходы произведены в валюте, они пересчитываются в рубли по курсу, действовавшему на день покупки валюты. Если документ о покупке валюты утерян, берется курс, действовавший на день выдачи сотруднику аванса;
- остаток аванса, возвращенный в кассу, пересчитывается в рубли на дату возврата средств;
- перерасход, оплаченный в валюте, возмещается сотруднику в рублях с пересчетом на дату утверждения авансового отчета;
- если первичные документы, подтверждающие расходы, составлены на иностранном языке, их необходимо перевести на русский;
- часть суточных, превышающая лимит, для целей уплаты НДФЛ должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет.
Какие расходы на командировку можно признать при УСН
Затраты на проезд:
— Стоимость проезда на транспорте общего пользования или личном автомобиле.
— Плата за проезд на такси.
— Стоимость медицинской страховки для поездки в заграничную командировку.
— Аренда автомобиля в командировке.
Суточные, размер которых зафиксирован в локальных актах компании.
Проживание:
— Стоимость проживания в гостинице.
— Стоимость аренды квартиры или другого жилья.
— Дополнительные гостиничные услуги, исключая стоимость услуг баров, ресторанов, плату за пользование оздоровительными объектами.
Дополнительные расходы:
— Стоимость виз, оформления загранпаспорта, приглашения и т. д.
— Консульские, аэропортовые и прочие аналогичные сборы.
— Аренда помещения для проведения запланированных мероприятий, например презентации и т. д.
Данный перечень не является закрытым, компания вправе компенсировать работнику и другие обоснованные затраты. Например, стоимость услуг связи в зоне роуминга, представительские расходы и т. д.
Командировочные расходы могут признавать упрощенцы, выбравшие в качестве налоговой базы доходы, уменьшенные на величину расходов. Если компания или ИП применяют УСН с базой «доходы», то единый налог нельзя уменьшить ни на какие командировочные. Однако подтверждающие документы все равно нужны, чтобы подотчетные средства не образовали налогооблагаемый доход работника.
При УСН расходы на командировку признавайте на дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина РФ от 16.02.2011 № 03-11-06/2/21).
#3
Если документы оформлены с нарушениями
Чтобы подтвердить расходы, платежные и первичные документы должны:
содержать необходимые реквизиты; быть оформленными в установленном порядке.
При этом расходы должны быть совершены в рамках служебной поездки и подтверждаться оригиналами документов. Если не выполнены требования к документам или документы отсутствуют, расходы нельзя признать при определении налоговой базы по УСН (п. 1 ст. 252, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Нельзя признать командировочные расходы при УСН, если отсутствуют первичные или платежные документы, подтверждающие эти расходы.
Что касается кассовых чеков, то в письме от 04.02.2015 № 03-03-10/4547 чиновники Минфина допускали признание расходов и в том случае, если чек оформлен с нарушениями, которые не мешают идентифицировать продавца и покупателя, товар, его количество, цену и т. д. Так, если в чеке отсутствует QR-код, расход можно признать, опираясь на вышеназванное письмо. Однако при проверке такой чек может вызвать споры с инспекторами.
Позднее Минфин выпустил ряд писем: от 05.03.2021 № 03-03-07/15819, от 22.01.2020 № 03-03-06/1/3298, от 14.10.2019 № 03-03-06/1/78500, от 27.09.2019 № 03-03-06/1/74455. В них ведомство прямо указало на невозможность признания расходов, если в чеке или БСО есть ошибки или отсутствуют обязательные реквизиты.
Нельзя учитывать расходы при УСН, если чеки, БСО и первичные документы оформлены без обязательных реквизитов или содержат ошибки.
А как быть с подотчетными средствами, можно ли утверждать авансовый отчет, если чеки оформлены с изъянами? Этот вопрос отдан на усмотрение руководителя компании. Он вправе утвердить авансовый отчет, чтобы признать целевое расходование подотчетных средств, но не вправе отражать спорный чек в расходах по УСН.
#8