Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка на выдачу денежных средств в счет зарплаты». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Как уже было сказано выше, подотчётные деньги могут быть потрачены исключительно на удовлетворение нужд организации. Речь может идти о закупке канцелярии, ГСМ, оборудования, командировочных расходах и так далее. Ответственному сотруднику придётся отчитаться за каждый рубль, им потраченный. Для этого он предоставляет в бухгалтерию товарные и кассовые чеки, подтверждая целевое направление расходования средств. В противном случае суммы будут удержаны из его заработной платы.
Может ли работодатель отказать
В соответствии с ТК РФ, сроки выплат устанавливаются работодателем самостоятельно, при этом выплаты должны производиться не реже 2 раз в месяц и не позднее 15 числа месяца, следующего за отработанным.
Ст. 22 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя выплачивать зарплату в установленные сроки, за нарушение предусмотрен штраф. А вот досрочные выплаты являются правом работодателя, а не обязанностью.
Например, у работодателя отсутствуют на счете денежные средства в тот момент, когда от работника поступит письменная просьба или есть основания полагать, что человек не станет отрабатывать и не сможет вернуть эти деньги. Или если запрошенная сумма существенно превышает выплаты (обязанность хоть что-то выдавать в дни зарплаты никто не отменял).
Но если сумма приемлемая (15-20% от заработка), вероятность положительного решения возрастает.
Важно!
Если у человек не отработает сумму, выплаченную вперед, работодатель вправе произвести удержания из заработной платы (окончательного расчета), в соответствии со ст. 137 ТК РФ.
Пошаговая инструкция по составлению записки
Первый шаг – заполнение шапки. Присваиваем записке уникальный номер для регистрации, хранения и внутреннего документооборота, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления. Далее в правом верхнем углу листа бумаги прописываем, кому и от кого направляется официальная бумага. В дательном падеже обозначаем ФИО и должность согласно штатному расписанию руководителя предприятия, а чуть ниже, но уже в родительном падеже, указываем ФИО и должность составителя.
Второй шаг – основная часть (предмет). Здесь необходимо обозначить точную сумму денежных средств, которую необходимо получить, а также цель их расходования. Если запрос носит внеплановый характер, можно описать причину досрочного обращения. Как только эта часть будет полностью подготовлена, можно переходить к подписанию.
Примерный образец
Довожу до Вашего сведения, что закупленные от 15.08.2024 г. канцелярские принадлежности по состоянию на сегодняшний день были фактически израсходованы, вследствие чего прошу выдать мне в подотчёт 5 000 руб. на закупку канцелярии для отдела кадров.
Третий шаг – подписание. Сотрудник заверяет записку своим автографом, передаёт её на рассмотрение руководителю предприятия. Если директора всё устраивает, на официальной бумаге появляется его одобрительная виза, на основании которой бухгалтер получит право выдать деньги в подотчёт.
Кто может рассчитывать на внеплановый аванс
Все категории работников юридически равны, когда речь идет о получении аванса от работодателя, но на это влияют их личные отношения с руководителем. Хорошая трудовая дисциплина и доверительные отношения повышают шансы на получение аванса. Прежде чем писать заявление, необходимо лично поговорить с работодателем и узнать его мнение по этому поводу.
Получив предварительное одобрение, вы можете приступить к составлению документа.
К заявлению могут быть приложены дополнительные документы, подтверждающие необходимость. Сертификаты, заявления или другая документация могут служить доказательством и повлиять на окончательное решение руководителя.
Маловероятно, что работодатель будет выплачивать аванс сотруднику, который не справляется с работой или был подвергнут дисциплинарному взысканию. Менеджеры должны следить за тем, чтобы сотрудники работали за выделенные им деньги. В таких случаях закон позволяет удерживать часть зарплаты.
Работник, получивший аванс, может уволиться из компании. В таких случаях вопрос должен решаться в судебном порядке.
Когда и сколько можно просить
В случае, если работник по каким-то причинам хочет получить аванс раньше срока или в сумме, большей, чем определена вышеуказанными актами, он должен сообщить работодателю о своем желании. Делается это при помощи составления заявления.
При этом следует учитывать следующее:
- если работник изъявляет желание получить аванс больше установленного, величина аванса должна быть определена так, чтобы и на дату выплаты заработной платы ему тоже должно было быть что-то выплачено (в противном случае работодатель с большой вероятностью откажет);
- если необходимость в досрочной выплате возникает каждый раз, то работник и работодатель по обоюдному согласию могут изменить сроки выплаты аванса или заработной платы, учитывая ограничения, оговоренные законодательством.
Если планируется получение аванса досрочно, то следует помнить о том, что работодатель не сможет нарушить установленные сроки выплаты, а значит, в положенный срок он все равно должен будет выплатить работнику аванс, пусть даже тот и был выплачен раньше.
В противном случае работодатель нарушит установленные трудовым законодательством нормы, а значит, может быть привлечен к административной ответственности по ст. 5.27 Кодекса об административных правонарушениях РФ, которая предполагает:
- наложение штрафа в размере 1000-5000 рублей на должностное лицо;
- наложение штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей на индивидуального предпринимателя, если работодателем является он;
- наложение штрафа в размере от 30000 до 50000 рублей на организацию.
Следует отметить, что работодатель может, но не обязан выдать аванс по первому требованию работника. То есть даже написание заявления не является гарантией того, что деньги будут выданы. Это также следует иметь в виду.
Составление заявления
Ни Трудовой кодекс, ни иные аналогичные акты не определяют, как должно выглядеть заявление на аванс. В отделе кадров организации обычно имеются свои, утвержденные локальными нормативными актами формы документов, которые и заполняет работник, решивший попросить аванс.
Однако если такого бланка не имеется, можно составить заявление в свободной форме или воспользоваться имеющимся на сайте типовым шаблоном, внеся в него свои данные.
В заявлении на аванс должны иметься следующие разделы:
- «шапка». В ней указываются ФИО и должность руководителя организации (или ФИО работодателя-ИП), наименование организации, должность и структурное подразделение, где работает сотрудник, ФИО сотрудника;
- название документа, расположенное по центру;
- собственно суть заявления, начинающаяся со слов «прошу», например, «прошу выплатить мне аванс в размере 10 000 рублей за ноябрь в связи с необходимостью срочного ремонта в квартире после залива». Если работнику необходимо получить аванс досрочно, указывается дата предполагаемой выплаты;
- дату составления заявления и подпись работника;
- отметку бухгалтерии об отсутствии задолженности.
Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег
Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.
Рекомендации! Составитель должен чётко обозначить, на каком основании ему должные вернуть определённые средства. Ещё обязательно стоит указать точную сумму, подлежащую возврату и обозначить, за что именно она была передана предприятию.
Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.
Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.
НДФЛ с аванса по гражданско-правовому договору
В то же время существуют ситуации, когда производится оплата физлицам, не являющимся ИП, на основе гражданско-правовых договоров. И если в таком договоре указана точная сумма оплаты за выполненные работы, а также упоминается о необходимости произвести авансовый платеж в точно оговоренной сумме, то налоговый агент вправе удержать НДФЛ с такого авансового платежа.
Сумма оплаты за выполняемую работу известна заранее, также заранее оговорено обязательство об уплате аванса. А значит, налоговый агент может удержать с такого дохода налог и перечислить его в бюджет, поскольку, в соответствии с подп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ, доходом признается вознаграждение за выполненную работу на территории РФ.
Однако имеется различная судебная практика по вопросу, надо ли и когда платить НДФЛ с аванса. Так, например, ФАС Уральского округа считает, что до момента подписания акта приема-передачи работ у физлица не возникает дохода (постановление от 14.11.2011 № КА-А40/13467-09). Вопреки этому, есть постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 16.10.2009 по делу № А03-14059/2008 и письмо Минфина от 13.01.2014 № 03-04-06/360, в которых указывается на то, что доход в виде вознаграждения (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ) по подрядному договору возникает в момент перечисления средств.
См. также статью «Не удержали НДФЛ? Сообщите об этом».
Пишем заявление: образец и правила
Стиль изложения рекомендуется выбирать деловой.
Лучше заранее уточнить правила по написанию, иначе руководство может не принять документы.
В бланке на получение аванса обязательно должны присутствовать:
- Подпись от заявителя вместе с датой составления.
- Суть просьбы.
- То, как называется документ.
- Личные сведения по заявителю.
- Информация личного характера на лицо, которому заявление подаётся.
- Наименование организации, куда документ будет отправляться.
Иногда требуется оформление нотариального заверения, но далеко не во всех случаях. Форма составления документа – произвольная.
Пишется ли заявление на сумму аванса по заработной плате
В этом случае деньги выдаются сотруднику «под отчет» и после командировки он обязан будет сдать отчет об их использовании в бухгалтерию, а также возвратить в кассу организации все оставшиеся средства. При получении авансирования на командировочные расходы работнику необходимо максимально подробно составить перечень расходов, куда он планирует использовать полученные деньги. В данном случае выделенные средства фактически можно использовать только на траты, связанные с выполнением служебного поручения (задания). Работник не может ими воспользоваться по своему усмотрению. На отказ Законодательство не позволяет работнику написать заявление и отказаться от получения аванса. Такой документ фактически не будет иметь никакой юридической силы. Однако не явка сотрудника в кассу для получения денежных средств никаких последствий для него не несет.
Каждый месяц величина аванса будет меняться. Пример 1 Размер аванса в зависимости от отработанного времени Т.Ю. Башков работает в ООО «ДИАР». В положении об оплате труда компании установлено, что заработная плата за первую половину месяца начисляется за фактически отработанное работником время. С 29 июня по 12 июля Т.Ю.
Башков был в ежегодном оплачиваемом отпуске. В каком размере он получит аванс за первую половину июля 2015 года (выплата 17 июля), если его оклад равен 48 300 руб., а по производственному календарю на 2015 год в июле 23 рабочих дня? Решение Согласно табелю учета рабочего времени за период с 1 по 15 июля 2015 года Т.Ю.
Башков отработал 3 рабочих дня.
Особенности оформления
Документ предоставляется бухгалтеру или директору. Те, кто принимает проводят проверку на полное применение денег, наличие доказывающих сведений и правильность отчета. При отсутствии ошибок документ подписывает управляющий, после этого аванс списываются.
Это можно было бы назвать открытым анализом жизненного цикла или развитием технологии, основанной на жизненном цикле. Возникает мнение о том, что при таком конкретном исследовании один шаг вперед по пути развития в поисках понимания будущего, что характер затронутых проблем был преобразован. В то время как потенциальные экологические горячие точки и проблема развития для новой технологии даются определением, область исследований в целом была внедрена с точки зрения систем.
Кривые развития диаграммы являются идеализацией, поэтому, даже если знание увеличивается или становится богаче, оно может сопровождаться неожиданными повышенными неопределенностями в других областях. Применение, казалось бы, несовершенных научных инструментов является спекулятивным делом. Практикующие обязаны заниматься рефлексивной практикой, как «беседой с материалами ситуации». Это требует, но прямолинейно. Он стимулирует творческие процессы и помогает практикующему в том, чтобы больше ориентироваться на решение проблем.
Указанные хозяйственные обстоятельства смотрятся как предоставление аванса. Затраты по расходам по НПП не спишутся до того момента, пока рабочий не покажет подотчетный документ. Еще на подотчетные средства не начисляются страховые взносы и НДФЛ.
Если работник не способен доказать трату аванса, с него будет удержан налог. Фирмы содержат прибыль даже в случае утери первичных документов. Подотчетное лицо должно только составить об этом пояснительную записку. При судебных процессах дело будет на стороне налогоплательщиков.
Существующее программное обеспечение для моделирования с использованием автоматизации и параметризации может быть кооптировано для получения необходимой спекулятивной информации о том, как можно комбинировать материалы, как они реагируют и как их можно разделить. Здесь проблема данных также может быть не менее сложной задачей. Этот подход также основывается на повышении навыков инженерного проектирования и опыте практикующего. Эти ценные оценочные связи должны оставаться видимыми. Действительно, они должны отслеживаться, а не скрываться под интерфейсом или непостижимым кодом и вычислениями.
Если сотрудник доставил изделия, но подтверждающие документы отсутствует, перед организацией задолженность не появляется. Компания попросту приходует ценности.
Пример: 29 марта 2016 года сотрудник принял к учету денежные средства на покупку изделий. Согласно приказу срок сдачи отчетности составляет 3 месяца. Отчет с 29 марта 2017 года будет расцениваться просроченным.
Пошаговая инструкция по составлению записки
Первый шаг – заполнение шапки. Присваиваем записке уникальный номер для регистрации, хранения и внутреннего документооборота, оставляем дату (число, месяц, год) и место (населённый пункт) её составления. Далее в правом верхнем углу листа бумаги прописываем, кому и от кого направляется официальная бумага. В дательном падеже обозначаем ФИО и должность согласно штатному расписанию руководителя предприятия, а чуть ниже, но уже в родительном падеже, указываем ФИО и должность составителя.
Второй шаг – основная часть (предмет). Здесь необходимо обозначить точную сумму денежных средств, которую необходимо получить, а также цель их расходования. Если запрос носит внеплановый характер, можно описать причину досрочного обращения. Как только эта часть будет полностью подготовлена, можно переходить к подписанию.
Примерный образец
Довожу до Вашего сведения, что закупленные от 15.08.2024 г. канцелярские принадлежности по состоянию на сегодняшний день были фактически израсходованы, вследствие чего прошу выдать мне в подотчёт 5 000 руб. на закупку канцелярии для отдела кадров.
Третий шаг – подписание. Сотрудник заверяет записку своим автографом, передаёт её на рассмотрение руководителю предприятия. Если директора всё устраивает, на официальной бумаге появляется его одобрительная виза, на основании которой бухгалтер получит право выдать деньги в подотчёт.
Можно ли получить раньше срока?
Порядок выдачи заработной платы строго регламентирован ст. 136 ТК РФ. В ней сказано, что зарплата должна выплачиваться два раза в месяц.
Расчет за отработанный месяц должен быть сделан не позднее 15-го числа, следующего за расчетным периодом. Кроме того, за первую отработанную половину месяца также должна быть произведена выплата в период с 16-го до 30-го числа текущего месяца. Именно этот платеж принято называть авансом.
Новые правила выплаты аванса.
Руководитель предприятия обязан локальным нормативным актом (колдоговором, внутренним распорядком компании) установить точную дату выплаты аванса и заработной платы. Эти даты должны соответствовать ст. 136 ТК и иным нормативно-правовым актам в сфере трудового законодательства.
При этом даты должны быть указаны как конкретные числа месяца, а не в качестве периода. Например, 5 и 20 числа каждого месяца. Указание « с 5-го по 15-е число каждого месяца» неправомерно.
Существует установленный законом случай, когда заработная плата и аванс могут быть выплачены раньше срока.
Если дата выплаты совпадает с выходными или праздничными днями, то работники получают деньги накануне, то есть раньше установленного срока.
Законом предусмотрены санкции в случае задержек по выплате заработной платы, вплоть до уголовной ответственности.
Что же касается заранее выплаченных сумм в счет заработной платы, то закон этого не запрещает. Но с формальной стороны можно трактовать выплаченные раньше срока суммы как нарушение.
Такие действия, согласно КоАП РФ ( ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ), могут повлечь:
- штраф для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей;
- дли ИП – от 1 000 до 5 000 рублей;
- для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей.
Учитывая, что выплата заработной платы раньше установленного срока не нарушает прав работника, шанс того, что работодатель будет привлечен к ответственности, чрезвычайно низок.
Если же возможность выплаты в счет заработной платы по заявлению работника закреплены внутренними актами, то работодатель имеет полное право осуществлять их на этом основании. Этот момент разъясняется в письме Минтруда РФ от 10.02.2017 № 14-1/ООГ-1560.
Выплатят ли аванс, если работник находился в ежегодном отпуске в текущем месяце — читайте здесь.
Как написать служебную записку на внеочередной аванс
Трудовое законодательство обязывает работодателя выплачивать заработную плату работникам 2 раза в месяц, сроки выплаты определяются локальными актами организации. Каждый сотрудник должен знать, когда ближайший день выплаты зарплаты.
Если работнику срочно нужна определенная сумма денег, а до зарплаты еще далеко, то можно обратиться к работодателю с просьбой выдать нужную сумму авансом с условием, что позже эта сумма будет отработана.
Просьбу нужно оформить в письменном виде — пишется заявление на аванс в счет заработной платы.
ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно создать и оформить ДОКЛАДНУЮ ЗАПИСКУ? Заявление на аванс в счет заработной платы Докладная записка о поощрении — одна из разновидностей докладных записок.
Приказ издается на основании служебной записки о премировании. Ниже расположен типовой бланк и образец служебной записки о премировании сотрудников вариант которого можно скачать бесплатно.
Предложение о премировании работника. Для этого подается служебная записка либо представление. Но так же служебная записка используется и во внешнем документообороте между компаниями.
Трудовое законодательство предусмотрело поощрение работников коллектива.