Как и кем проводится инвентаризация на предприятии

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как и кем проводится инвентаризация на предприятии». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Также при формировании комиссионного состава нужно учитывать заинтересованность отдельных служащих. Матответственные сотрудники заинтересованы в том, чтобы в результате не было выявлено серьезных нарушений или недостач. Поэтому их нельзя включать в список, но они обязательно должны присутствовать в ходе процесса и наблюдать за тем, чтобы штат ответственно относился к своим обязанностям, не пропуская важных мелочей и деталей. Это регламентируется п. 2.3, 2.8 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 13.06.1995 N 49. Если такие работники будут входить в комиссию, ее результаты могут быть оспорены в судебном порядке.

Орган, осуществляющий проверку и учет

Поскольку инвентаризация по закону признана обязательной и регулярной акцией, целесообразно существование на предприятии постоянной инвентаризационной комиссии, несущей следующие обязанности:

• профилактические меры, направленные на сохранение материальных активов;
• участие в разрешении проблем, касающихся управления вопросами хранения и возможной порчи имущественных фондов;
• контроль документального сопровождения динамики материальных ценностей;
• обеспечение процесса инвентаризации во всех ее аспектах (инструктаж членов комиссии, осуществление самой проверки, подготовка соответствующей документации);
• оформление следствий инвентаризации.

Среди основных целей, которые ставятся:

• подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
• проверка правильности выведения результатов;
• выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
• вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
• контроль правильности информации;
• если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.

Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:

• инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
• принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
• инструктаж работников.

Среди требований следует выделять:

• получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
• обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
• проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.

Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.

При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.

Образец приказа о создании инвентаризационной комиссии

Чтобы провести контроль активов и обязательств компании, необходимо не только инициировать инвентаризацию по установленной законом форме ИНВ-22, но и отдельным распоряжением назначить проверяющих. Документ о назначении должен быть создан одновременно или незадолго до распоряжения о проведении. Он заносится в журнал в соответствии с порядковым номером. Придется прописывать, будут ли эти лица на постоянной основе осуществлять контрольные мероприятия финансово-хозяйственной деятельности или разово.

Форма данной бумаги в законодательстве не установлена, поэтому ее разработка целиком ложится на плечи компании. За основу можно взять уже готовые шаблоны, один из примеров которых мы прикрепим ниже.

Инвентаризационная комиссия, созданная на основании приказа директора, состав и порядок ее формирования законодательством практически не регулируются. В документе лишь нужно указать:

• название и форма собственности предприятия;
• порядковый номер распоряжения;
• нормативная база, в соответствии с которой назначаются ответственные;
• срок деятельности комиссии (на постоянной основе или на конкретную дату);
• список работников;
• обязанности;
• должность и инициалы лица, ответственного за исполнение;
• Ф. И. О. и подпись инициатора.

Когда документ составлен, необходимо, чтобы сотрудники с ним ознакомились и подписали. После занесения в журнал хранить в бухгалтерии вместе с распоряжением о проведении проверки.

Преимущества инвентаризации для сотрудников

Как показывает практика, регулярный и фактический пересчет – лучший способ для своевременного выявления недобросовестных действий со стороны работников. Это могут быть как целенаправленные действия, так и ошибки, связанные с человеческим фактором, безответственностью.

Если переучет рассматривается как формальность, то пользы от него будет мало. Документы с данными, не соответствующими действительности, никому не нужны. Поэтому очень важно вносить в бланки и ведомости только реальные сведения.

Как правило, фиктивная документация является следствием:

• Повышенной загруженности сотрудников;
• Проведения недобросовестных действий и махинаций по отношению к ТМЦ.

Проведение инвентаризации на складе: зачем это нужно и каковы этапы процесса

Как в компании понимают, что у них на складе есть товар «А»? Из учетной системы. Если остаток по товару ненулевой, значит, он должен где-то быть. А должен ли? Ведь данные бухучета иногда живут своей жизнью: по документам складская картина мира одна, а по факту – совсем другая.

Почему? Потому что когда в 1С вбивали данные накладных на приход, то ошиблись с артикулом и теперь один товар будто бы лишний, а другого не хватает. Потому что нечистый на руку кладовщик потихоньку сливал бензин из цистерны компании в свою канистру и однажды слил вообще все. Потому что экспедитор забыл отдать товаросопроводительные документы в бухгалтерию, там не приняли партию материалов к учету и теперь их словно вообще не существует.

Чем больше таких историй, тем сильнее будут отличаться бухгалтерские цифры от реальной ситуации.

Вернуть бухучет «на землю» помогает инвентаризация. Идем на склад, смотрим, что там лежит, пересчитываем и перевзвешиваем. Так узнаем настоящее положение дел, сравниваем его с бухгалтерскими данными, фиксируем излишки или недостачи. И заодно ловим двух зайцев:

• повышаем достоверность бухгалтерской отчетности;
• видим проблемы в системе внутреннего контроля.

К примеру, итоги «всамделишной», а не формальной инвентаризации открывают глаза руководству на масштабы прямого воровства и прочие ухищрения сотрудников.

Вот парочка ситуаций для иллюстрации того, как оно бывает.

Первая. Компания позвала аудиторов, чтобы они провели независимую инвентаризацию. В том числе требовалось подсчитать объем щебенки, которая хранилась на предприятии много лет. Аудиторы попросили бульдозериста выровнять щебеночную насыпь, чтобы было легче провести замеры и потом применить расчетную формулу для объема конуса. В процессе работы бульдозер невзначай откопал в щебенке кем-то спрятанную там бочку с топливом.

Вторая. В ходе инвентаризации аудиторы нашли излишки материалов, которые в 1С значились как списанные. Стали разбираться, кто и куда оформлял списание. Оказалось, что это сотрудники ремонтного подразделения составляли фиктивные акты на выполненные работы. Проверка от аудиторов застала их врасплох, поэтому они не успели вывезти складские излишки и сбыть их налево, как это делали раньше.

Мы привели эти реальные истории затем, чтобы показать, формальная инвентаризация – зло. Никем не контролируемые работники могут начать воровать, на складе разведется бардак и потери бизнеса будут исчисляться миллионами.

Раз все так серьезно, давайте разбираться, как правильно и эффективно инвентаризировать склад. Расскажем про пять этапов процесса:

1. Определяем, нужно ли проводить инвентаризацию.
2. Назначаем комиссию и готовим инвентаризационную опись.
3. Считаем активы на складе и записываем их количество.
4. Находим излишки, недостачи и фиксируем их в специальных ведомостях.
5. Составляем документы так, чтобы уйти от налоговых претензий.

Этап 2. Кто входит в состав комиссии и какие документы оформить перед инвентаризацией

До начала инвентаризации не забудьте о трех вещах:

• определите, кто будет участником пересчета, когда и что именно эти сотрудники будут инвентаризировать. Все это зафиксируйте в приказе руководителя;
• проверьте, есть ли договоры о материальной ответственности с работниками, которые отвечают за сохранность активов. Договоры пригодятся, если найдете недостачу из-за халатности материально ответственного лица (МОЛ) и «повесите» ущерб на него;
• оформите бланки инвентаризационных описей, куда будете вписывать фактическое количество запасов. Бланки без труда распечатываются из 1С или другой учетной программы.

Основные преимущества

• Автоматизированная инвентаризация с достоверными данными. Подразумевает централизованный контроль имущества на всей территории предприятия. Исключает ручной ввод данных и ошибки оператора при инвентаризационном учете. Не нуждается в остановке работы компании.
• Сохранность данных о движении и объеме ценностей. Поступления и отгрузки регистрируются автоматически. Упрощение ведения бухучета, управленческого учета при условии совпадения фактических и учетных данных. Контроль несанкционированного выноса фирменного имущества. Возможность интеграции инвентаризационной базы данных с бухгалтерской системой или иной в компании.
• Удаленный мониторинг и отчетность онлайн. Получение актуальных данных о движении ТМЦ в виде отчетов. Все проводимые операции можно наблюдать удаленно, используя Web-интерфейс сервиса.
• Отслеживание истории проверок. Сокращает риски чрезвычайных ситуаций. Операции с позициями ведутся в режиме реального времени, указываются в цифровых журналах учета.
• Электронная паспортизация имущества. Цифровой паспорт формируется на каждую единицу ценностей. В паспорте указываются технические характеристики единицы, операции с ней, история ее движения, факты сервисного обслуживания. Уполномоченный сотрудник может быстро получить необходимые данные.

Для чего нужны такие проверки

Переучет ценностей дает представление о соблюдении требований к складскому хранению товаров, порядку ведения первичного учета, помогает в профилактике злоупотреблений и нарушений. Проверка позволяет выяснить текущее состояние товарно-материальных ресурсов, их рыночную стоимость и произвести переоценку.

Проведение инвентаризации помогает выявить:

• фактически имеющееся в наличии имущество, в том числе неучтенное;
• условия хранения ОС, использования материальных и нематериальных активов;
• условия хранения ТМЦ, их фактическое использование в производстве;
• излишки и фактическое отсутствие денежных и материальных активов.

Как итог, инвентаризация позволяет проверить полноту и корректность отражения информации в бухгалтерской отчетности.

Советы для быстрого и точного проведения инвентаризации

Чтобы провести процедуру быстро и без проблем, следует придерживаться ряда практических советов:

1. Организуйте удобную систему учета в организации. Она поможет предупредить проблемы, выявляемые инвентаризацией. В программе можно отражать поступление, перемещение и выбытие продукции, воспользоваться печатными формами отчетов и документов.
2. Верно рассчитывайте сроки мероприятия: учитывайте размеры помещений, ассортимент и количество товара.
3. Настраивайте работников на внимательное отношение к процессу и монотонную работу.
4. Заранее обучите персонал работе с техническими средствами по считыванию информации.
5. Распечатайте описи заранее.
6. Проводите локальные инвентаризации – это проверка, например, остатков на складах по наличию только нескольких товарных групп. Особенно актуально это для крупных компаний, у которых организация полной проверки приносит убытки.
7. Используете двойной подсчет во избежание ошибок.
8. Документы с внесенными сведениями храните в архиве.

При необходимости привлекайте специалистов по независимой инвентаризации, которые мотивированы работать быстро и точно по сравнению с персоналом компании.

Выявлены неучтенные объекты ОС

При выявлении не принятых на учет ОС комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели (п. 3.3 Методических указаний № 49). Выявленные при инвентаризации активы, отвечающие признакам ОС, указанным в п. 4 ФСБУ 6/2020 «Основные средства», принимаются к бухучету по справедливой стоимости (п. 14 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения») и отражаются по дебету счета 08 (01) в корреспонденции со счетом 91 «Прочие доходы».

Срок полезного использования выявленного ОС определяется при его принятии к бухгалтерскому учету.

В целях налогообложения стоимость обнаруженного имущества признается внереализационным доходом (п. 8 статьи 250 НК РФ). А первоначальной стоимостью ОС, полученного организацией без несения соответствующих расходов на его приобретение, определяется в размере дохода, подлежащего налогообложению, признанного при получении данного имущества, если иное не предусмотрено главой 25 НК РФ, с учетом расходов, связанных с доведением его до состояния, в котором оно пригодно для использования (пункт 6 статьи 252 НК РФ, письмо Минфина России от 11.09.2023 N 03-03-06/1/86534). Оценка доходов осуществляется исходя из рыночных цен, определяемых с учетом положений статьи 105.3 настоящего Кодекса, по амортизируемому имуществу — не ниже определяемой в соответствии с главой 25 остаточной стоимости. Информация о ценах должна быть подтверждена налогоплательщиком — получателем имущества (работ, услуг) документально или путем проведения независимой оценки. Для этого могут быть использованы данные о ценах на аналогичные основные средства, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций, а также в СМИ и специальной литературе; экспертные заключения (например, оценщиков) о стоимости отдельных объектов основных средств. Начисление амортизации по ОС начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем, в котором оно было введено в эксплуатацию.

Выявлена безнадежная дебиторская задолженность

Безнадежная дебиторская задолженность — сумма, которую организация не может взыскать со своих контрагентов в силу определенных причин, в том числе в связи с истечением срока исковой давности. Общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ).

В бухгалтерском учете безнадежная (нереальная к взысканию) задолженность списывается по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации и относятся на счет средств резерва сомнительных долгов. А если в период, предшествующий отчетному, суммы таких долгов не резервировались, они относятся на финансовые результаты у коммерческой организации (п. 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утв. приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Указанная задолженность должна учитываться на забалансовом счете 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (приказ Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н).

В целях налогообложения согласно п. 2 ст. 266 НК РФ безнадежными долгами (долгами, нереальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта госоргана или ликвидации организации.

Безнадежными долгами также признаются долги, невозможность взыскания которых подтверждена постановлением судебного пристава-исполнителя об окончании исполнительного производства, в случае возврата взыскателю исполнительного документа по основаниям, перечисленным в п. 2 ст. 266 НК РФ.

В целях исчисления налога на прибыль суммы безнадежных долгов приравниваются к убыткам, полученным налогоплательщиком в отчетном (налоговом) периоде, и включаются в состав внереализационных расходов организации, если в отношении конкретной задолженности ранее не создавался резерв по сомнительным долгам, а в случае, если налогоплательщик принял решение о создании резерва по сомнительным долгам, то в состав внереализационных расходов включаются суммы безнадежных долгов, не покрытые за счет средств резерва (пп. 2 п. 2 с. 265 НК РФ).

Факт истечения срока исковой давности для взыскания долга является достаточным основанием для признания задолженности безнадежной и от организации не требуется проведения других мероприятий, например, направления письма контрагенту.

Важно заметить, что расход признается в отчетном периоде, в котором истек срок исковой давности (письма Минфина России от 20.01.2022 N 03-03-07/2970, от 16.02.2021 N 03-03-06/2/10482, постановление Президиума ВАС РФ от 15.06.2010 № 1574/10). Безнадежная задолженность списывается в полной сумме с учетом НДС (письма Минфина России от 26.10.2017 № 03-07-11/70423, от 24.07.2013 № 03-03-06/1/29315, от 11.06.2013 № 03-03-06/1/21726).

На счетах бухгалтерского учета списание безнадежной «дебиторки» отражается следующим образом:

1. Дебет 91 (63) Кредит 62 (76) — списана безнадежная дебиторская задолженность;
2. Дебет 007 — списанный безнадежный долг учтен за балансом.

Если списывается безнадежный долг по выданным авансам, то ранее принятый к вычету НДС безопаснее восстановить и включить в расходы вместе со всей суммой долга (письма Минфина России от 28.01.2020 N 03-07-11/5018, от 05.06.2018 № 03-07-11/38251, от 23.06.2016 № 03-07-11/36478). Хотя, из буквального толкования норм НК РФ данный вывод не следует.

Полный перечень случаев, когда налогоплательщику следует восстановить принятый к вычету НДС, приведен в п. 3 ст. 170 НК РФ и является закрытым. Основания для восстановления НДС в случае списания покупателем дебиторской задолженности по предоплате в приведенной норме не содержатся. Cм. также постановления АС Западно-Сибирского округа от 12.03.2018 № Ф04-6237/2017, АС Поволжского округа от 16.11.2016 № Ф06-14629/2016, АС Московского округа от 10.10.2016 № Ф05-14000/2016 и др.

На счетах бухгалтерского учета:

1. Дебет 60 Кредит 51 — перечислен аванс поставщику;
2. Дебет 68 Кредит 76.ВА — НДС заявлен к вычету;
3. Дебет 91 Кредит 60 — списана задолженность по истечении срока исковой давности;
4. Дебет 76.ВА Кредит 68 — восстановлен ранее заявленный к вычету НДС.

Проверка остатков продукции при инвентаризации

На следующем этапе комиссия путем пересчета осуществляет проверку фактического наличия остатков продукции на складе/магазине. Данная процедура обязательно должна проводиться в присутствии материально ответственных лиц.

При проведении инвентаризации необходимо руководствоваться методическими рекомендациями, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В приложениях к данному приказу содержатся и типовые формы документов, составляемых в процессе и по итогам инвентаризации.

Перед началом пересчета остатков составляется инвентаризационная опись (форма № инв-3 по ОКУД 0309003). Опись составляется в двух экземплярах, один из которых впоследствии передается в бухгалтерию для сверки с данными бухучета, а второй – передается материально ответственному лицу.

После этого с материально ответственных лиц необходимо будет получить расписки о том, что все расходные и приходные документы были переданы в бухгалтерию организации. Данная расписка дается в самом бланке инвентаризационной описи. Также они расписываются в том, что все товарные остатки к моменту начала инвентаризации были оприходованы, а выбывшие – списаны в расход.

Пересчет может осуществляться как вручную, так и с использованием технических средств. Например, терминалов сбора данных, которые посредством сканирования считывают коды готовой продукции и по итогам считывания информации со всех коробок продукции автоматически формируют инвентаризационные описи.

После фактического пересчета остатков продукции полученные данные разрешается вносить в опись. Что-либо указывать в описи со слов участников инвентаризации нельзя. Готовая продукция и ее остатки отражаются в описи по каждому отдельному наименованию. В описи указывают вид, группу, количество, артикул и другие характеристики продукции, принятые в учете организации.

Инвентаризацию проводят последовательно по местам хранения в порядке расположения продукции в помещении. После того как продукция в помещении полностью проверена и внесена в опись, помещение закрывается и при необходимости пломбируется, а проверяющие переходят к проверке следующего помещения.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны (письмо Минфина от 03.10.2018 № 07-01-10/71098).

Причем во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в шкафу/сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

Оформление итогов инвентаризации

После пересчета остатков и составления описей последние подписываются членами инвентаризационной комиссии. Если в описи отсутствует подпись хотя бы одного члена комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку в том, что проверка проходила в их присутствии и никаких претензий к членам комиссии они не имеют.

Далее подписанные описи передаются в бухгалтерию, где сверяются с данными бухучета.

Если по итогам проведенной инвентаризации выявляются расхождения между сведениями инвентаризационного акта и данными бухгалтерского учета, организация должна будет составить сличительные ведомости (форма № инв-19 по ОКУД 0309018). В них фиксируют суммы излишков и недостач.

На товарные остатки, не принадлежащие организации, но находящиеся у нее на хранении, составляются отдельные ведомости. Сличительные ведомости подписываются главным бухгалтером и материально ответственным лицом. После составления ведомостей руководитель организации подписывает приказ об утверждении итогов инвентаризации.

Выявленные излишки остатков продукции приходуются по рыночной стоимости. Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты или увеличение доходов. Недостача же в пределах норм естественной убыли относится на издержки производства или обращения.

Недостача продукции сверх норм естественной убыли возмещается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены, все убытки от недостачи списываются на финансовые результаты или увеличение расходов (п. 28 приказа Минфина России от 29.07.1998 № 34н).

В документах, оформляемых списание недостачи сверх норм, должны быть решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц. Результаты инвентаризации отражаются в учете того месяца, в котором она была завершена. По годовой инвентаризации – в годовом отчете.

Поводы для назначения инвентаризации

Инвентаризация проводится обязательно в таких ситуациях:

• Выдача материальных ценностей партнеру по соглашению в аренду, а осуществление его покупки или продажи.
• Реорганизация государственной компании.
• Составление итогового бухгалтерского баланса. В том случае, если проверка имущества имела место в данном году позднее 1 октября. Повторно осуществлять ее не имеет необходимости.
• В периоды перемены сотрудников, имеющих материальную ответственность.
• При обнаружении случаев кражи, нанесения вреда имуществу или злоупотреблении положением.
• В итоге обстоятельств непреодолимой силы, например, природных катаклизмов, пожаров, подтоплений и других подобных ситуаций.
• При проведении процедуры ликвидации юридического лица.
• Проверка наличия и состояния активов должна происходить не реже, чем один раз в три года.
• По самостоятельному решению руководства компании.
• В прочих ситуациях, которые предусматриваются законами, действующими на территории России.

Похожие записи:

• Оформление земли из аренды в собственность в 2024 году
• Стаж для ветерана труда в Нижнем Новгороде 2024 году с 1 января в 2024 году
• Сколько можно отсутствовать в школе без справки от врача в 2024 году